Organisme de formation : comment se passe l’évaluation de formation ?

Connaissez-vous toutes les étapes pour élaborer un cahier des charges de formation ? Toutes les étapes pour vendre vos formations (comme utiliser le storytelling) ? Toutes les questions à vous poser sur la  certification Qualiopi ? La stratégie commerciale d’un organisme de formation mais surtout toutes vos obligations en tant qu’organisme de formation ? L’évaluation de formation est devenue une obligation légale selon la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle. L’objectif ? Améliorer la compétitivité et les pratiques professionnelles. Elle est importante aussi bien pour le stagiaire que pour l’employeur et le formateur. La qualité du parcours pédagogique est ainsi un facteur essentiel dans le choix de la formation et est jugée à travers cette évaluation de formation…

L’évaluation de formation : qu’est-ce que c’est ?

Évaluer l’efficacité d’une formation par des experts, quel que soit le domaine (formation en anglais CPF, formation en webmarketing, formation en community management…), est primordial tout comme la déclaration d’activité de formation ! C’est un dispositif incontournable pour vous en tant qu’organisme de formation et à la charge de ceux qui s’occupent du financement de la formation professionnelle.

Concrètement, la formation professionnelle est un dispositif dans laquelle les entreprises et les structures investissent pour renforcer les connaissances de leurs collaborateurs et améliorer leurs compétences. Elle constitue un investissement sur le long terme. Pour les salariés en entreprise, elle favorise et améliore l’acquisition de compétences pour répondre aux besoins de l’entreprise.

En plus d’avoir les compétences clés liées à l’activité, les organismes de formation et les formateurs indépendants sont tenus de prouver les actions qu’ils dispensent, relatifs à l’article L.6362-5 du Code du travail. Ils doivent démontrer que la formation existe et qu’elle atteint les objectifs fixés à travers des documents comme :

• Les rapports sur l’atteinte des objectifs ;
• Les listes d’émargement ;
• Les entretiens par un jury professionnel ;
• Les évaluations…

L’évaluation de formation en particulier est une démarche qui permet de déterminer la qualité de votre formation et d’estimer sa pertinence. Elle consiste à passer au peigne fin tous les aspects de la formation. Le résultat obtenu permet ainsi d’estimer son bien-fondé et l’investissement réalisé. Si vous avez choisi de digitaliser les formations, l’idéal est d’utiliser un logiciel d’e-learning proposant un émargement en ligne pour assurer le suivi.

Pourquoi évaluer une formation ?

L’évaluation permet avant tout de mesurer l’efficacité du dispositif pédagogique, autrement dit l’impact de l’enseignement. Mais elle sert surtout à assurer la cohérence entre les besoins des stagiaires et la validation de leurs acquis ainsi que de vérifier la présence ou l’absence de bénéfices de la formation et le retour sur investissement pour l’entreprise.

Dans ce sens, vous visez à :

• Mesurer la satisfaction des stagiaires ;
• Examiner la différence entre les objectifs et les résultats ;
• Adapter la formation aux besoins des clients ;
• Vérifier la cohérence entre les besoins des stagiaires et les résultats ;
• Maximiser la qualité de l’offre de formation ;
• Permettre les ajustements nécessaires dans les programmes, l’organisation et les procédures de formation ;
• Etc.

À qui revient l’évaluation de la formation professionnelle ?

D’après la loi du 5 mars 2014, le suivi et l’évaluation des formations reviennent aux financeurs comme l’État, de Pôle Emploi, des régions ou encore d’OPCO (Opérateur de Compétences), en collaboration avec vous, l’organisme de formation. Les financeurs s’assurent que vous proposez une formation de qualité. Quant à vous, il est de votre devoir de justifier la réalité des actions de formation que vous proposez.

Notez que pour les organismes certificateurs, l’audit de surveillance Qualiopi s’est renforcé pour améliorer la certification qualité.

Comment évaluer une formation professionnelle ?

Pour évaluer une formation professionnelle, l’évaluation porte sur l’ensemble des aspects de la formation ainsi qu’à son impact sur les apprenants. La législation propose la pluralité des outils d’évaluation comme les rapports d’atteinte d’objectifs, les entretiens individuels, les listes d’émargement, etc. On peut également s’aider de logiciel d’e-learning aussi appelé Learning Management System (LMS) comme Learnybox.

L’évaluation du stagiaire

Lorsque l’évaluation concerne principalement le stagiaire, il est testé sur les connaissances qu’il a acquises durant la formation. Il y a différentes méthodes d’évaluation comme les questionnaires, les QCM (questions à choix multiples), les quizz, les entretiens ou encore les grilles d’évaluation des acquis de la formation. L’évaluation peut être à l’oral ou à l’écrit.

Mais de manière générale, le questionnaire est l’outil principal. Il y a deux types de questions d’enquêtes à savoir les questions quantitatives objectives et factuelles ainsi que les questions qualitatives subjectives et relatives. D’autres types de questions peuvent aussi être utilisés pour collecter les données comme des questions ouvertes, des questions fermées, de la note ou du classement, de l’échelle de Likert, etc.

En ce que concerne le questionnaire soumis aux stagiaires à l’issue de la formation, vous pouvez poser plusieurs types de questions par exemple :

• Le contenu est-il pertinent vis-à-vis de vos attentes ?
• La durée de la formation est-elle convenable ?
• Le rythme est-il adapté ?
• Le formateur possède-t-il le sens de la pédagogie et est-il clair dans ses explications ?
• Les objectifs de la formation ont-ils été clarifiés avant le début de la formation ?
• Ces objectifs sont-ils conformes au contenu de la formation que vous avez reçu ?
• Vous avez constaté une amélioration de vos compétences grâce à la formation ?
• Le service de restauration et d’hébergement est-il satisfaisant ?
• Quels sont les points forts et les points faibles de la formation ?
• Vous recommanderez la formation ?
• Etc.

L’évaluation de l’organisme de formation

Lorsque l’évaluation touche l’organisme de formation, différents critères sont expertisés conformément au décret du 30 juin 2015 qui définit l’ensemble des éléments d’évaluation. Les critères évalués touchent différentes thématiques, dont :

• Le contenu ;
• Le déroulement ;
• Le rythme ;
• L’organisation et la logistique ;
• Les objectifs ;
• L’efficacité de la formation donnée ;
• Etc.

Bref, ils sont généralement basés sur des questions d’organisation telles que la détermination des objectifs et de leur adaptation aux stagiaires, la qualification des formateurs, les moyens techniques et pédagogiques mis en œuvre, les dispositifs d’accueil et de suivi ou encore la prise en considération des avis des apprenants.

En tant qu’organisme de formation, vous devez également remettre un document d’évaluation en version papier ou numérique à faire remplir par les stagiaires à la fin de leur formation. Celui-ci se focalise sur un certain nombre d’indicateurs de performance relatifs à la formation obtenue pour aider l’organisme à réfléchir sur certaines améliorations ultérieures.

Comment se déroule l’évaluation de formation du stagiaire ?

Le stagiaire joue un rôle clé dans l’évaluation de formation. Pour ce qui est de son évaluation, elle se déroule généralement en 4 étapes afin de vérifier l’évolution de l’acquisition de connaissances et de compétences.

Une première évaluation avant la formation

Avant la formation, le stagiaire est évalué sur son niveau de connaissance sur la formation pour pouvoir orienter le formateur sur ses besoins et mettre en place des modules adaptés. Cette première étape permet également de faire des comparaisons une fois la formation achevée, surtout de voir les évolutions.

Dans le cadre de cette évaluation, il faudra également analyser les prérequis exigés dans le programme de formation dans la convention. L’évaluation adopte la forme de questionnaire, de référentiel d’entretien ou de réunion, d’entretien ou de test de positionnement. Elle se déroule généralement des semaines avant la formation.

Une seconde intervention durant la formation

Une seconde intervention est réalisée au tout début de la formation pour mettre en lumière les attentes du stagiaire par rapport à la formation à travers un questionnaire ou un tour de table. On recueille également l’appréciation du stagiaire sur le contenu de la formation par rapport aux objectifs établis.

Cette étape est cruciale pour connaitre les connaissances acquises pendant la formation. Ainsi, il faudra utiliser des exercices, des études de cas et à la mise en situation.

Une troisième évaluation à la fin de la formation

À l’issue de la formation, on récolte les avis du stagiaire sur le contenu de la formation. L’évaluation porte sur les compétences et les connaissances qu’il a acquises, la qualité de la pédagogie, de l’organisation et de l’environnement ainsi que l’efficacité de l’organisme. Il s’agit surtout de l’évaluation de satisfaction, de mesure de progression et du transfert sur les situations de travail, autrement dit l’adéquation entre les compétences acquises pendant la formation, le poste de travail et la situation réelle sur le terrain.

A ce stade, il faudra comparer le niveau des stagiaires avant et au terme de la formation.

Une dernière évaluation après la fin de la formation

Après quelques semaines, voire quelques mois après la fin de la formation, il faudra solliciter de nouveau le stagiaire pour connaître ses réactions. L’objectif ici est de voir quelles sont les éventuelles améliorations à effectuer à travers un questionnaire, version numérique ou papier.

Et puis, de votre côté, n’oubliez pas d’évaluer le retour sur investissement de la formation et d’évaluer la stratégie commerciale pour mesurer le bénéfice net généré par les investissements !

Vous souhaitez être plus efficace dans le développement de votre activité de formation ? Participez à ces deux parcours de formation pour les formateurs éligibles au CPF et dans le référencement EDOF : « Création et développement d’une activité de formation » qui vous donne les clés pour créer un organisme de formation, animer des formations en présentiel et développer votre activité !