Ma liste pour élaborer un cahier des charges d’une formation digitalisée

Vous envisagez de mettre en place un projet de digitalisation d’une formation avec une stratégie commerciale d’un organisme de formation et surtout des mises en situation pratiques de la formation e learning ? Élaborez un cahier des charges, le document de référence pour cadrer votre formation et vos besoins selon vos objectifs. Cela est d’ailleurs clairement expliqué dans cette formation certifiante sur la digitalisation de la formation. Et n’oubliez pas que des mises à jour des conditions générales et d’utilisation de la plateforme Mon Compte Formation ont été mises en place. Mais voici déjà un aperçu de ce qui vous attend…

Définir les données liées à la formation

Élaborer un cahier des charges est la première étape de votre projet de création de plateforme de formation en ligne. Elle définit les grandes lignes de la réflexion stratégique qui a conduit au choix de digitaliser les formations.

Le cahier des charges e-learning est avant tout un document détaillé qui définit tous les éléments relatifs à la mise en œuvre de la formation digitalisée. Il détermine :

• Le contexte de la formation ;
• Les objectifs ;
• Les contraintes ;
• Le public cible ;
• Ou encore les résultats attendus.

Par conséquent, le document vous aide à définir vos objectifs et vos ressources sur le projet de création de formation en ligne.

Sans cahier des charges, votre projet de formation digitalisée est un peu comme partir en road trip sans GPS, sans carte… et avec le réservoir à moitié vide. Budget explosé, modules qui ratent leur cible, apprenants frustrés, le scénario catastrophe est vite atteint ! Vous voulez vraiment prendre ce risque ?

En revanche, prenez le temps de rédiger ce document en amont, et tout change. Chaque décision devient plus simple, rapide et juste : le choix de votre plateforme LMS, la structuration de vos modules, la définition de vos indicateurs de réussite… Vous avancez avec clarté et conviction.

Mais voici ce que peu de gens savent : un bon cahier des charges n’est pas figé. C’est un document vivant, qui respire et s’adapte au rythme de votre projet. De nouvelles contraintes émergent ? Une opportunité se présente ? Vous l’amendez, l’affinez et vous le faites évoluer.

Et si vous voulez vraiment lui donner de la puissance dès le départ ? Impliquez les bonnes personnes dès maintenant comme les formateurs, RH, ou futurs apprenants. Leurs retours terrain valent de l’or.

La suite ? On vous explique comment structurer chaque section pour ne rien laisser au hasard…

Les données sur l’entreprise

Pour élaborer un cahier des charges d’une formation digitalisée, vous devez tout d’abord présenter toutes informations qui renseignent sur l’entreprise ou la structure à l’instar du nom, des coordonnées, du domaine d’activité, de l’effectif, etc. Ça peut sembler basique, mais ne négligez surtout pas cette étape.

Pourquoi ? Parce que ces données ne sont pas là pour faire joli. Elles posent le cadre de réalité de votre projet. Une PME de 15 salariés dans le secteur artisanal n’aura pas les mêmes besoins, les mêmes contraintes ni le même budget qu’un grand groupe industriel de 5 000 collaborateurs. Et votre formation digitalisée doit refléter cette réalité de façon précise.

Allez plus loin que les informations de surface. Parlez de votre culture d’entreprise, de votre niveau de maturité digitale, de vos outils déjà en place. Utilisez-vous déjà un LMS ? Vos équipes sont-elles à l’aise avec les outils numériques ou faut-il prévoir une phase d’acculturation ? Autant de questions dont les réponses influenceront directement les choix techniques et pédagogiques de votre projet.

Pensez aussi à mentionner le contexte organisationnel : une entreprise en pleine croissance, en phase de restructuration ou en train d’internationaliser ses activités n’abordera pas la digitalisation de ses formations de la même manière. Plus votre portrait d’entreprise est précis, plus votre cahier des charges sera pertinent et actionnable. C’est la fondation sur laquelle tout le reste va s’appuyer.

Les problématiques

Il est aussi essentiel de mettre en avant les problématiques qui se posent en vue de trouver les solutions adaptées.

Soyons directs : si vous ne savez pas précisément quel problème vous cherchez à résoudre, vous risquez de créer une belle formation… qui ne sert à rien. Trop de projets e-learning échouent non pas par manque de moyens, mais par manque de clarté sur le vrai problème de départ.

Alors, posez-vous les bonnes questions. Est-ce que vos collaborateurs manquent de compétences spécifiques qui freinent la performance ? Vos formations en présentiel coûtent-elles trop cher ou mobilisent-elles trop de temps ? Avez-vous des équipes dispersées géographiquement qu’il est impossible de réunir physiquement ? Ou peut-être que vos taux de complétion de formation sont catastrophiques et que l’engagement de vos apprenants est au plus bas ?

Nommez ces problèmes clairement, sans détour. Plus vous serez précis, plus les solutions que vous allez concevoir seront efficaces et ciblées. Appuyez-vous sur des données concrètes : taux d’absentéisme aux formations, résultats d’évaluation, retours managers, enquêtes internes… Ces chiffres transforment un ressenti vague en problématique solide et crédible.

Et gardez en tête que certaines problématiques peuvent en cacher d’autres. Un faible engagement en formation cache parfois un problème de management, un manque de sens ou une résistance au changement. Creusez, interrogez, challengez vos hypothèses. C’est ce travail d’investigation en amont qui fera toute la différence dans la qualité de votre dispositif final.

Les cibles de la formation

Pour la réussite de votre projet, le cahier des charges doit définir les personnes concernées, notamment :

• Le public cible de la formation ;
• L’équipe de formation ;
• Les personnes référentes au projet.

Mentionnez en même temps les conditions nécessaires pour bénéficier de la formation.

Il faudra aussi spécifier leurs postes, leurs compétences, leur qualification ou encore leur positionnement au niveau de la hiérarchie dans l’entreprise.

Dans le document, vous devez entre autres déterminer l’effectif des personnes qui doivent assister à la formation, soit le nombre minimal et maximal par groupe.

Définir les objectifs à atteindre de la formation

Avec le cahier des charges, définissez les éléments pédagogiques, notamment les outils utilisés dans le cadre du projet digital learning.

Les objectifs stratégiques de la formation

Le document doit définir :

• Les indicateurs de performance qui seront évalués tout au long de la formation ;
• Les résultats escomptés sur le plan qualitatif et quantitatif c’est-à-dire les connaissances et le savoir-faire attendus ;
• Les changements de comportements que vous espérez retrouver chez les apprenants.

Les modalités pédagogiques

Dans le cahier des charges, vous devez également parler des modalités pédagogiques, soit le contexte dans lequel la formation est proposée. Il peut être en présentiel, à distance, par mobile learning, etc.

Le document est aussi conçu pour établir :

• Le type de formation que vous allez proposer ;
• La gestion du pilotage de la formation ;
• Les méthodes à utiliser en matière de pédagogie ;
• Les supports utilisés.

Déterminer le volet financier et logistique

Les moyens mis en œuvre

Pour réaliser votre cahier de charges, vous devez impérativement déterminer les moyens nécessaires à la mise en œuvre du projet.

Définissez :

• La période, la durée et les horaires de la formation ;
• Les matériels nécessaires à sa mise en œuvre ;
• Les locaux et les personnes à mobiliser dans le cadre de la réalisation du projet.

Les moyens financiers

Côté financier, vous devez nécessairement déterminer le budget alloué au projet de formation e-learning. Il s’agit notamment :

• Du coût de la mise en œuvre ;
• Des matériels et des supports utilisés dans le cadre de la formation.

Les moyens techniques

L’élaboration du document permet aussi de mettre en œuvre les moyens et les outils indispensables à l’évaluation de la formation, notamment au niveau de la pédagogie, de la satisfaction ou encore de l’application. Vous devez aussi penser :

• Au parc informatique à mobiliser ;
• Aux techniques de diffusion de la formation.

Les outils utilisés

Le cahier doit mentionner les outils de formation et de suivi indispensables pour dispenser la formation comme :

• Un ordinateur ;
• Une tablette ;
• Un smartphone, etc.

Vous l’aurez compris, le cahier des charges est un outil incontournable pour cadrer de façon précise votre projet de formation digitalisée. Il garantit son succès en définissant les méthodes, les besoins et les objectifs et vous facilite surtout les tâches ! Un cahier des charges clair et bien structuré vous permettra de piloter efficacement votre projet en donnant la meilleure direction à prendre.

Bien évidemment, pour pérenniser encore plus votre activité, n’oubliez pas la déclaration de votre activité de formation. Le guide de lecture Qualiopi a également été mis à jour pour tous les organismes de formation.

Pour aller plus loin, découvrez ce parcours certifiant “Conception et promotion d’une offre de formation digitalisée”.