Vous proposez une formation à distance ? Un arrêté ministériel du 31 Mai 2023 a renforcé les modalités d’audit de la certification Qualiopi, dont les nouvelles dispositions sont appliquées depuis le 1er septembre. Différents ajustements ont aussi été évoqués sur l’accréditation des organismes certificateurs. Faisons le point…

Renforcement sur les modalités d’audit

Vous souhaitez concrétiser votre projet de création d’activité de formation ! Ce parcours de formation certifiant pour formateur  vous permet de préparer la certification « Création et développement d’une activité de formation » Formation webmarketing

Mais avant, êtes-vous au courant des changements dans l’audit de surveillance Qualiopi ? Entrée en vigueur le 1er janvier 2018, la certification qualité Qualiopi prévue par la loi « Avenir professionnel » du 5 Septembre 2018 de la conformité avec le Référentiel National Qualité est un audit de surveillance auquel les organismes de formation détenteurs de la certification doivent se soumettre.

Les organismes certifiés Qualiopi sont soumis à un audit initial, un audit de surveillance et un audit de renouvellement. Pour améliorer la certification qualité, l’audit de surveillance Qualiopi se renforce !

Une nette amélioration au niveau de l’audit initial

L’audit initial consiste à collecter des données comme :

  • Le statut juridique de l’organisme ;
  • Le numéro SIREN ;
  • Le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) ;
  • Ou encore les coordonnées du dirigeant.

Il permet aussi de décrire l’activité.

Dans le cadre de l’audit initial, l’arrêté du 31 Mai 2023 apporte certaines précisions :

  • Désormais, l’échantillonnage des actions à auditer doit être représentatif de l’activité de l’organisme de formation sur la période indiquée ;
  • Il ne pas doit être transmis à l’organisme certifié avant la réunion d’ouverture de l’audit ;
  • En règle générale, l’échantillon devra être la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6. Le résultat sera arrondi au nombre entier le plus proche.

L’organisme auditeur s’occupe également de vérifier la validité du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité.

Quant à l’organisme certifié, il doit afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet. À défaut de site web, il devra fournir une copie à tous ceux qui en font la demande comme les apprentis ou encore les stagiaires.  

Un renforcement significatif au niveau de l’audit de surveillance

En principe, l’audit de surveillance se déroule entre le 14ème et le 20ème mois, sauf pour les certifications obtenues avant le 1er Janvier 2021, dont la durée est étalée jusqu’au 28ème mois.

Dans le cadre de l’audit de surveillance, il faudra vérifier le respect du référentiel Qualiopi. Tous les indicateurs sont auditionnés en insistant sur les non-conformités identifiées lors de l’audit initial. L’organisme auditeur vérifie notamment les actions de développement des compétences proposées par l’organisme formateur, les éventuels changements au niveau de l’organisation interne, etc.

Il veille également à ce que l’organisme certifié qui fait figurer la certification Qualiopi respecte les catégories d’actions auxquelles il a été certifié comme :

  • Les bilans de compétences ;
  • Les actions de formation ;
  • Etc.

Il s’assure par ailleurs qu’il y a réellement une amélioration continue pour une démarche de qualité !

Avec l’arrêté, l’accent est mis sur ces indicateurs. Quant aux nouveaux organismes, il faudra revoir tous les indicateurs applicables. Afin de s’assurer du bon déroulement de l’audit et surtout de la conformité des indicateurs, la durée de l’intervention sera par ailleurs majorée d’une demi-journée.

Un changement au niveau de l’audit de renouvellement

L’audit de renouvellement Qualiopi est réalisé dans le cadre d’un renouvellement de la certification. Dans ce sens, l’arrêté stipule que l’audit doit être réalisé avant l’échéance du certificat et dans un délai qui permet de corriger les éventuelles non-conformités ou anomalies majeures.

Le changement d’organisme certificateur oblige aussi l’organisme de formation à faire une déclaration dans laquelle il explique n’avoir conclu un tout autre contrat de certification avec un autre organisme pour les opérations prévues.

Les options sur le transfert ou l’extension de la certification Qualiopi

Si la reprise d’une certification par un organisme en cours d’accréditation est auparavant possible, elle ne l’est plus désormais avec l’arrêté ministériel ! Le transfert ne peut être réalisé qu’auprès d’un organisme certificateur accrédité.

Quant à l’extension de certification dans le cadre d’une toute nouvelle catégorie d’actions, elle doit faire l’objet d’un audit d’extension. Outre les catégories d’activités certifiées, vous devez faire une demande de certification.

Renforcement au niveau de l’accréditation des organismes certificateurs

Avec l’arrêté du 31 mai 2023, on observe aussi des changements au niveau de l’accréditation des organismes certificateurs Qualiopi, pas uniquement au niveau de l’audit ! Il a pour objectif d’harmoniser les pratiques d’audit pour tous les organismes concernés.

Réduction du nombre de certificats hors accréditation

L’arrêté limite désormais le nombre de certificats pouvant être délivrés par un organisme certificateur en cours d’accréditation. Cette législation est appliquée à partir du 9 Juin 2023.

Les organismes qui possèdent une accréditation peuvent délivrer jusqu’à 50 certificats hors accréditation. Quant aux organismes certificateurs qui ne disposent pas d’accréditation, ils ne peuvent délivrer que 25 certificats hors accréditation au maximum. Ces démarches sont mises en place afin de remédier aux problèmes de refus ou de retrait d’accréditation !

De nouvelles options en cas de cessation d’activité de l’organisme certificateur !

Vous délivrez la certification Qualiopi ? Votre accréditation est suspendue ou retirée ? En cas de refus d’une demande d’accréditation, de suspension ou de retrait, vous devez impérativement informer les organismes que vous avez certifiés dans un délai de 15 jours à compter de la notification de la décision. Vous êtes aussi dans l’obligation de les aviser sur les modalités de transfert de la certification.

Si votre accréditation est suspendue, vous ne pouvez plus délivrer de nouveaux certificats. En revanche, vous pouvez effectuer des audits complémentaires et de surveillance pour les organismes déjà certifiés au moment de la suspension.

Vous comptez cesser votre activité ?

Bien que le nouvel arrêté ne fixe aucun délai, vous devez aussi informer vos organismes de formation des modalités de transfert de la certification. Quant à l’organisme certificateur, il pourra faire une demande d’accréditation dans les 6 mois qui suivent la date du refus ou du retrait. Il lui faudra motiver sa demande auprès de l’instance d’accréditation, surtout qu’il a pris des mesures correctives vis-à-vis des motifs évoqués sur le refus ou le retrait. Si sa demande est recevable, l’organisme certificateur aura le droit de délivrer 5 certificats au maximum avant l’acquisition officielle de l’accréditation.