L’audit de surveillance Qualiopi : les points de vigilance

Obtenir la certification Qualiopi délivrée par un certificateur Qualiopi est une chose, mais le conserver en est une autre. L’audit de surveillance Qualiopi a été mis en place pour cela, une évaluation à mi-parcours des offres et du progrès de l’organisme de formation par rapport à leur conformité au référentiel établi. Mais à l’image de l’auditeur initial, l’auditeur de surveillance peut relever des non-conformités durant l’audit de suivi. Vous êtes un peu perdu ? Focus sur les points de vigilance à retenir pour que cette démarche qualité soit un succès…

La surveillance Qualiopi, une démarche qualité continue

La certification Qualiopi véhicule un système dynamique pour un processus d’amélioration continue. Cela révèle toute l’importance de l’audit de suivi.

Zoom sur la Certification Qualiopi

Valable pendant trois ans, la certification de conformité Qualiopi regroupe des indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) que les organismes de formation et les formateurs indépendants audités doivent respecter. Il s’agit pour le certificateur de vérifier si ce référentiel est respecté par ces organismes à travers leurs process (commercial, administratif, organisationnel ou pédagogique). Et une fois la qualité des formations attestée, ces organismes sont éligibles aux Fonds Mutualisés.

L’audit de suivi Qualiopi

L’audit de surveillance ou l’audit de suivi intervient après l’inspection initiale. Sa durée est définie suivant le chiffre d’affaires présenté au certificateur lors de la signature de la convention d’audit initial. Le mécanisme de surveillance s’attache à vérifier que la norme de certification Qualiopi a toujours été appliquée et améliorée par l’entreprise labélisée. Il vise à assurer que les démarches qualité démontrées durant l’audit initial sont effectivement traduites dans ses process.

Notez que l’audit de surveillance Qualiopi s’est renforcé pour améliorer la certification qualité.

Surveillance Qualiopi : pas de sanction imposée

Le suivi qualité Qualiopi n’est pas une inspection de sanction. Si une non-conformité majeure est décelée, la certification sera suspendue pour de 3 mois au maximum. Si les points non conformes sont mineurs, le formateur doit élaborer un plan d’action pour les corriger dans un délai de 6 mois. Un retrait définitif de la certification est néanmoins prononcé lorsque ces non-conformités n’ont pas été traitées dans les délais impartis, et cela, après une proposition d’audit supplémentaire par l’auditeur. 

Comment se préparer à l’audit de suivi Qualiopi ?

Confirmer la modalité de l’audit de surveillance 

L’opération s’effectue à distance, sauf dans le cas où l’audit initial avait été conduit selon cette modalité. Dans ce cas, elle doit être réalisée sur place. Cette dernière modalité s’applique impérativement lorsque :

• Le formateur a enregistré un nombre important de non-conformités majeures durant l’audit initial ;
• Le formateur a fait l’objet d’un audit supplémentaire ;
• Des plaintes ont été déposées à son encontre.  

Prévoir la date d’inspection 

Si cette date est définie selon la convenance de l’organisme de formation, il faudra tout de même respecter un délai légal. Le règlement prévoit qu’un audit de suivi s’effectue entre le 14e et 22e mois après l’octroi de la certification. Par exemple, si l’audit initial a été tenu en décembre 2022, le suivi sera prévu entre mars et septembre 2023. Dans tous les cas, c’est au certificateur de contacter le formateur pour fixer la date du suivi.

Relire en détail le rapport d’audit initial

Relire le rapport d’audit initial permet d’obtenir toutes les informations sur les points de vigilance que l’auditeur de suivi sera amené à vérifier. Bien sûr, celui-ci va contrôler tous les indicateurs du référentiel, mais tout en privilégiant les points qui n’ont pas été audités et les non-conformités relevées durant le précèdent audit. Pour une meilleure préparation de ce suivi qualité, ces points doivent être minutieusement traités.

Les éléments à vérifier dans l’audit de surveillance Qualiopi

La situation administrative de l’activité du formateur

Au début de l’audit, l’auditeur de surveillance Qualiopi va passer au peigne fin les nouveautés qui peuvent impacter significativement le périmètre de certification. C’est le cas des offres nouvelles, des changements notables engendrés par le rachat ou la fusion, des sous-traitances…

Dans sa préparation, le formateur se doit alors d’être clair sur ces évolutions de façon à dresser un tableau aussi illustratif que possible sur la situation de l’organisme de formation. Il faudra ensuite en informer le surveillant avant l’audit ou au plus tard lors de son ouverture pour le permettre de bien anticiper l’évaluation et d’accorder une certification à ces nouveaux éléments.

La conformité des activités réalisées depuis l’audit initial

L’auditeur commence son audit en se référant aux conclusions du rapport d’audit initial, puis l’enrichit avec ses constats durant la surveillance. En utilisant un échantillonnage représentatif des offres de formation, il vérifie si les process présentés lors de l’audit initial ont été systématiquement déployés sur toutes les actions entreprises depuis cet audit. Il peut par exemple interroger sur leur application sur toutes les offres les plus vendues ou la performance des prestations nouvellement instaurées.

Si un point a été qualifié « non-conformité mineure » durant l’audit initial, et a été encore vu comme telle durant la surveillance, il sera requalifié « majeur » et évalué en ce sens.

Il est donc conseillé de ne pas se reposer uniquement sur les performances acquises lors du premier audit et aussi de procéder soi-même à cet échantillonnage de manière régulière pour mieux s’y préparer.

Le suivi de la démarche d’amélioration continue (indicateur 32)

L’indicateur 32 sur l’amélioration continue fait systématiquement l’objet d’une évaluation. Son inobservation entraîne toujours une non-conformité majeure. Dans cette démarche, l’audit se focalise sur les actions correctives et préventives appliquées pour améliorer les non-conformités identifiées à l’audit initial. Le formateur audité doit alors démontrer l’existence des mesures d’amélioration, leur pertinence et leur efficacité.

À noter que le suivi n’est pas un audit documentaire ou « sur pièces ». C’est un entretien direct entre l’auditeur et l’audit, pendant lequel des indices sont utilisés à titre de preuves. L’audité doit donc faire preuve de bonne foi dans la matérialisation de ces preuves d’amélioration.

Quelles sont les non-conformités les plus observées ?

L’Indicateur 01 : une utilisation non conforme du logo Qualiopi

Les organismes de formation utilisent souvent mal ce logo. Pourtant, l’auditeur peut parfaitement vérifier si cet usage est conforme aux règlements et à la charte graphique prévue à cet effet. Pour éviter une non-conformité, il suffit de se référer à ces dispositifs. Le logo Qualiopi ne doit par exemple être utilisé que sur les volets intentionnels ou la page d’accueil du site web de l’organisme de formation. En revanche, son affichage sur les éléments tels que les brochures et les signatures de mail n’est pas autorisé. 

L’indicateur 30 : la collecte des appréciations

En principe, le formateur doit recueillir les appréciations des parties prenantes, à savoir les bailleurs, les membres du personnel pédagogique, les bénéficiaires des formations et les entreprises concernées. Une non-conformité majeure sera attribuée s’il n’a pas instauré un système de collecte des appréciations, s’il n’a pas tenu compte de ces « feedbacks» ou encore s’il n’a pas déployé un plan de relances par exemple.

Retrouvez également sur notre site, le parcours certifiant “Création et développement d’une activité de formation” pour être à l’aise avec la certification qualité Qualiopi mais également avec tous les dispositifs de prise en charge des formations.