Si vous avez un organisme de formation ou que vous souhaitez en créer un, vous devez obtenir la certification Qualiopi. Elle a remplacé Datadock comme expliqué dans notre article sur la certification Qualiopi. Bien évidemment, vous devez aussi connaitre les compétences d’un formateur, savoir vendre vos formations quel que soit votre domaine (formation en anglais, en webmarketing…), comme utiliser le storytelling par exemple. Désormais dans cet article, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir à propos de Qualiopi ainsi que toutes les étapes clés de la démarche de certification de votre offre de formation…

Sommaire de l’article :

Formez-vous pour créer et développer votre organisme de formation

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A quoi sert Qualiopi ?

La certification qualité Qualiopi a pour objectif d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires de formation (ou action concourant au développement des compétences clés). Notez-le bien dans votre cahier des charges de formation.

Note importante : la certification Qualiopi devait initialement rentrer en vigueur à partir de janvier 2021, du fait du Covid-19, celle-ci a été reportée d’un an soit en janvier 2022 (Source : legifrance.gouv.fr). Le guide de lecture Qualiopi a également été mis à jour.

A partir de 2022, Qualiopi sera obligatoire pour réaliser des actions de formation pouvant être financées. Si vous n’avez pas cette certification, vos clients / apprenants ne pourront plus obtenir de financements pour vos formations via les OPCO (Ex OPCA), le CPF ou autres organismes financeurs.

Si vous êtes prestataire de formation ou êtes entrain de créer un organisme de formation, il est donc essentiel d’obtenir cette certification et de s’y préparer dès maintenant.

En effet, comme au début de Datadock, tous les organismes de formation vont devoir passer cette certification ce qui va surement provoquer des délais de traitement assez longs. Surtout que, contrairement à Datadock, il y-a un vrai audit de votre organisme.

Vous devrez également surement adapter certains de vos proccess, documents ou méthodes de travail pour être en conformité avec le référentiel national qualité (RNQ) qui liste l’ensemble des critères qualité qu’un organisme de formation doit respecter.

Quelles sont les étapes clés pour se faire certifier ?

1 : Etudier le référentiel qualité (RNQ)

Le référentiel national qualité est le document officiel qui indique les 7 critères qualité à respecter. Ces critères sont divisés en 32 indicateurs pour lesquels vous devez préciser vos process.

2 : Vérifier que votre organisme respecte le référentiel qualité

Vérifiez ensuite que votre organisme de formation respecte bien l’ensemble des indicateurs qualités. En sachant que certains critères ne concernent que certains cas (exemple critères spécifiques pour les CFA, VAE ou encore pour les formations certifiantes).

A ce stade, afin de gagner du temps par la suite, je vous conseille de rédiger un document dans lequel vous expliquez vos démarches pour chacun des critères et mentionnez les éléments de preuve (pièces justificatives). Avoir un document de ce type, vous permet d’être plus efficace lors de l’audit.

Si vous avez fait Datadock, certains éléments peuvent être réutilisés en les adaptant.

Vérifiez, par exemple, que tous vos documents encadrant vos prestations de formation comportent les mentions obligatoires.

3 : Sélectionner son organisme certificateur

Ensuite, vous devez sélectionner votre organisme certificateur Qualiopi. Il y-en a une quinzaine, retrouvez-les plus bas dans la partie « les organismes certificateurs ».

4 : Passer l’audit (en option passer un pré-audit)

Prenez rendez-vous avec votre certificateur pour qu’il puisse auditer votre organisme de formation. L’audit peut se faire dans vos locaux ou dans les locaux du certificateur.

En option, certains certificateurs vous proposent un pré-audit.

Généralement le pré-audit se fait par téléphone, c’est une sorte d’examen blanc ou l’auditeur passe en revue les différents critères et vous fait d’éventuels retours sur vos non-conformités que vous pouvez corriger d’ici le vrai audit.

Je vous conseille de prendre cette option car cela vous permet d’adapter les choses si besoin. Dans mon cas, cela m’a permis de faire des adaptations pour gagner du temps lors du vrai audit.

5 : Proposer un plan d’actions en cas de non-conformité

Après analyse de votre dossier, l’organisme certificateur vous fait un retour en mentionnant les non-conformités de votre organisme. Il vous fournit un rapport provisoire d’audit comportant les éventuelles non-conformités.

Il existe deux types de non-conformités :

  1. Les non-conformités mineures : prise en compte partielle de l’indicateur qualité ne remettant pas en cause la qualité de la prestation.
  2. Les non-conformités majeures : non prise en compte ou prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation.

Afin d’obtenir votre certification, vous devez alors fournir un plan d’actions pour corriger vos non-conformités. L’auditeur vous expliquera les éléments attendus dans ce document.

6 : Obtenir sa certification qualiopi

Une fois votre plan d’actions envoyé à l’auditeur, il ne vous reste plus qu’à patienter en attendant son retour. Comptez un délais d’un mois minimum.

L’obtention de la certification vous permet d’afficher le logo Qualiopi sur votre site. (Exemple sur notre page formation webmarketing)

Comment se passe un audit Qualiopi ?

Dans vos locaux ou dans ceux de l’organisme de certification, l’auditeur reprend chacun des critères qualité (pas forcément dans l’ordre du référentiel) et vous demande d’expliquer et de justifier votre démarche.

C’est là où le document préparatoire vous permet d’être plus efficace car vous pouvez tout simplement lire votre document avec vos réponses déjà préparées.

Pour chacun des critères, l’auditeur peut vous demander des pièces justificatives.

En cas de non-conformités, il vous les mentionne.

L’audit dure entre 0,5 jour et plusieurs jours selon les cas. La durée de l’audit dépend de plusieurs critères :

  1. Votre chiffre d’affaires formation ;
  2. Le nombre de catégorie d’actions concourant au développement des compétences (3 catégories : actions de formation, bilan de compétence et action de validation des acquis de l’expérience) ;
  3. Le nombre de sites de formation.

Voilà ce que cela donne :

✓ CA moins de 150K€ : 1j +0,5j si apprentissage + 0,5j par site si plusieurs sites.

✓ CA entre 150K€ et 750k€ : 1j + 0,5j par catégorie + 0,5j par site

✓ CA supérieur à 750k€ : 1,5j + 0,5j par catégorie (sauf apprentissage +1j) + 0,5j par site

Une fois l’audit terminé, l’auditeur vous fait un rapport avec les éventuelles non-conformités. En cas de non-conformités, vous devez proposer un plan d’actions avant d’obtenir la certification Qualiopi.

La liste des organismes certificateurs

Voici la liste des organismes de certification que vous pouvez contacter pour passer la certification Qualiopi pour vos prestations de formation.

Vous pouvez cliquez sur le lien pour retrouver leur site. Pour ma part, ayant déjà une certification de formateur avec l’ICPF, je suis passé par eux.

Source : travail-emploi.gouv.fr

Quel est le tarif pour passer la certification Qualiopi ?

Le tarif va dépendre de l’organisme certificateur et de votre situation (chiffre d’affaires, nombre de sites à auditer…), je vous conseille de demander plusieurs devis afin de trouver l’organisme certificateur qui vous convient.

Pour ma part, avec l’ICPF, j’ai eu un budget de 885€HT pour l’audit initial puis 440€HT par an pour le suivi (incluant l’audit de surveillance). Mais j’ai bénéficié d’un audit allégé ayant déjà la certification ICPF et donc d’un tarif allégé aussi.

Dans quelle condition est-il possible d’avoir un audit allégé ?

Si vous avez déjà une certification ou une labellisation pour votre organisme de formation, l’audit est aménagé et simplifiée.

C’était mon cas avec la certification ICPF, fondée sur les normes ISO et AFNOR, que j’avais déjà obtenu il y-a quelques années. La mise en place d’une démarche qualité est donc payante.

Dans le cas d’un audit allégé, vous n’aurez à justifier que les indicateurs suivants : 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32 ainsi que les indicateurs spécifiques s’appliquant dans votre cas.

Le tarif est également allégé.

Et après : les cycles de la certification Qualiopi / RNQ

Une fois avoir passé votre audit initial, la certification doit être renouvelée tous les 3 ans après avoir passé un audit de renouvellement Qualiopi. Un audit de surveillance à mi-parcours est également prévu entre 14 et 22 mois après l’audit initial. C’est également à ce moment là que le certificateur vérifiera que vous avez bien corrigé les non-conformités soulevées durant l’audit initial.

En cas de non-correction, votre certification peut vous être retirée.  

L’audit de renouvellement Qualiopi interviendra ensuite 3 ans après votre audit initial.

Les critères qualité du référentiel national qualité (RNQ) à respecter

L’audit qualité se base sur le référentiel national qualité. Voici les indicateurs présents dans le référentiel :

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

1. Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

2. Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

3. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

4. Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

5. Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

6. Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

7. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

8. Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

Critère 3: L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

9. Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

10. Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

11. Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

12. Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

13. Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

14. Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.

15. Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

16. Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

17. Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

18. Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux avec une stratégie commerciale d’un organisme de formation…).

19. Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

20. Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

21. Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

22. Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

23. Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

24. Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

25. Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

26. Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

27. Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

28. Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.

29. Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

30. Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

31. Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

32. Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

Pour en savoir plus sur les indicateurs qualité, téléchargez le document officiel sur cette page

En conclusion

Tous les organismes de formation doivent se mettre en conformité et obtenir la certification Qualiopi depuis début 2022. Entre temps, l’audit de surveillance Qualiopi s’est renforcé pour améliorer la certification qualité.

Voyez-le comme une opportunité d’améliorer vos processus de formation. Dans ce sens, le logiciel d’e-learning ou Learning Management System (LMS) comme Learnybox est une solution adaptée et pérenne si vous avez choisi de digitaliser les formations.

Si l’activité de formation vous intéresse, vous devez connaitre les différents dispositifs de financement de la formation professionnelle en fonction du statut de l’apprenant. N’oubliez pas non plus de déclarer votre activité de formation et à un moment donné d’évaluer le retour sur investissement de la formation !

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