Gestion des matériels : comment exceller sans Excel ?

Pour introduire la gestion des matériels, j’aimerais faire un petit flashback. Vous (oui, vous) avez probablement grandi avec un dinosaure : un ordinateur qui tournait sous Windows 98. Dans ce cas, vous avez connu la joie infinie de passer des heures à jouer au jeu de cartes « Le Solitaire » et au flipper ; si je vous parle de colline et de barre bleue alors vous imaginez instantanément ce fond d’écran qui nous a vus grandir…

Cette époque, c’était aussi attendre d’interminables minutes pour charger une page internet et arriver très tôt dans le mois à court de crédit. Heureusement, tous ces souvenirs sont loin derrière nous. Tous ? Non ! Un système peuplé d’irréductibles tableurs résiste encore et toujours à l’innovation. Oui, je parle de ce logiciel au logo de croix blanche sur fond vert, sur lequel il est raisonnablement temps de faire une croix. Excel, merci pour ton service et tes infinies listes. Les formations Excel en ligne CPF sont d’ailleurs nombreuses. Mais il est l’heure de se mettre à jour sur la gestion des matériels, et ça tombe bien : c’est précisément la mission de cet article.

Qu’est-ce que la gestion des matériels ?

La gestion des matériels se réfère à la coordination des actifs d’une structure. Quels types d’actifs ? Il peut s’agir de matériel « classique » (outillages, machines…) bien sûr, mais la palette ne se réduit pas à une seule couleur : gestion du parc informatique, du mobilier, des documents… La gestion des matériels (aussi appelée gestion des actifs ou encore gestion de parc) a plusieurs cordes à son arc, avec une mission commune : maximiser les ressources.

Gérer ses équipements : pourquoi est-ce si important ?

Bien gérer ses équipements ne vous emmènera jamais au firmament, soit. Mais ça n’en reste pas moins important, sinon nécessaire ! Ne sous-estimons pas ses effets (reconnus par de nombreuses entreprises) : une gestion du matériel maîtrisée et optimisée a beaucoup à offrir, tout comme un bon outil de gestion de budget ! Faisons donc le point sur ses avantages clés :

• Amélioration de la productivité : Au global, la gestion des matériels permet une meilleure productivité. Pourquoi ? Les processus sont plus fluides, la maintenance des équipements est maîtrisée… La somme de tous les bénéfices qui vont suivre contribue à une nette amélioration de la productivité ;
• Conformité : Un système de gestion des matériels permet de stocker les données importantes liées à ces derniers. Il centralise tout ce qui compte, et il suffit d’exporter ces informations pour réaliser des rapports (conformité, comptabilité…) ;
• Gain de temps : Quand tout le parc matériel est digitalisé en un seul endroit (le nec-plus-ultra : quand on peut y accéder depuis mobile) et que les processus y sont centralisés, il est très clair que du temps est économisé. Cela ne semble parfois rien au quotidien (quand on n’a à vrai dire même pas le temps de s’en rendre compte !), mais ramené sur une année, c’est vertigineux. Et tant mieux ! Gérer le matériel ne devrait prendre que quelques clics ;
• Maîtrise du cycle de vie des actifs : Voyons large, sans rentrer dans tous les détails des possibilités de la gestion des matériels. Ce type de solution permet une meilleure maîtrise du cycle des actifs à plusieurs égards, et notamment par leur suivi de maintenance et leur planification. Il est indéniable que si l’on a entre les mains un système qui permet de savoir où sont les équipements, de planifier leur attribution et leur maintenance, depuis leur début à la leur fin de vie, alors le cycle des actifs est optimisé ;
• Réduction du stress : Je ne sais pas pour vous, mais savoir que je n’ai besoin que d’une seule solution pour gérer tous mes processus de gestion des matériels réduit considérablement ma charge mentale. Quand les sujets de conformité, maintenance et sécurité sont gérés dans un seul système, alors je suis rassurée ;
• Sécurité : Un dernier point non négligeable que couvre la gestion des matériels est l’augmentation de la sécurité. En effet, gérer ses équipements conduit à suivre précisément leurs performances, leur maintenance, et in fine à permettre qu’ils soient systématiquement en état de fonctionner selon les règles de sécurité. Il est aussi plus facile d’identifier les potentiels risques et de les documenter.

Focus sur l’inventaire

Bien gérer ses actifs, c’est le début du bonheur (ou presque), mais ça débute surtout par une tâche un brin contraignante (mais pas ingrate !). Il s’agit de la prise d’inventaire, aussi appelée « stocktaking », différente de la gestion de la stratégie des immobilisations. Oui, le mot inventaire a un petit potentiel à donner de l’urticaire quand on sait combien cette tâche est énergivore et éreintante. La bonne nouvelle c’est que nous avons écrit un article plein de tips pour optimiser votre prise d’inventaire, aka la première étape pour une bonne gestion des matériels.

Suivi et gestion des matériels : la solution ? Un logiciel

Cet article clôture sa course ici, et le bouquet final est la solution pour exceller dans votre suivi et gestion des matériels. Elle s’appelle… Logiciel. Ou plus précisément « Logiciel de gestion d’inventaire », « Logiciel de gestion du matériel ». Ses petits noms sont comme ses fonctionnalités : multiples. De nombreuses solutions logicielles ont émergé ces dernières années pour nous simplifier la vie et dire gentiment adieu à Excel. Cette solution a été efficace à un moment, quand la gestion du matériel sur ordinateur n’en était qu’à ses balbutiements. Mais aujourd’hui, on a besoin de plus : plus de fonctionnalités, plus de performance, un suivi des gestions et matériels en temps réel. Bref, on n’a plus besoin d’Excel, encore moins avec le développement impressionnant de l’intelligence artificielle !