Inventaire annuel : comment optimiser sa prise d’inventaire ?

Le mois de décembre est le signe de quelques événements inévitables : les fêtes de fin d’année, « All I Want for Christmas is You » de Mariah Carey qui passe en boucle sur tous les canaux possibles et… La prise d’inventaire, a différencier de la pérennisation des immobilisations. Celle de l’inventaire annuel ; celle qui mobilise les équipes pendant – au mieux – de longues journées. L’inventaire annuel étant une obligation légale et par conséquent irrépressible, l’idée est de mettre en place une stratégie pour le simplifier. Cet article a pour vocation de donner aux entreprises des pistes pour que leur prise d’inventaire devienne plus efficace, rapide et même – presque – agréable…

Prise d’inventaire : automatiser pour mieux optimiser

En fin d’année (en particulier), les entreprises font les comptes. En ce qui concerne la prise d’inventaire, elle consiste à faire un « état des lieux » (recensement et enregistrement) de ses stocks et immobilisations afin de les intégrer au bilan comptable (et d’envisager l’avenir en termes de réapprovisionnements, notamment). La quantité matérielle à recenser peut vite s’avérer vertigineuse à en faire pâlir le Mont Blanc.

À moins de réduire la quantité matérielle à inventorier, la seule marche de manœuvre pour économiser du temps (et des kilos de stress) se trouve dans les processus.  L’inventaire ne peut et ne doit plus rimer avec calvaire. Si le passage à l’an 2000 et les années qui ont suivi ont apporté leur lot de surprises, on peut louer le numérique qui – disons-le – simplifie la vie des entreprises. Voici un résumé des pratiques qui ont le potentiel de rendre votre inventaire plus rapide, mais aussi plus performant.

L’inventaire permanent

Si vous avez passé le baccalauréat, avez-vous fait partie de ceux qui ont révisé toute l’année ou bien de ceux qui ont ingurgité une masse de travail énorme en quelques semaines ? Si vous êtes de la team 1, alors vous avez probablement continué votre vie professionnelle dans cette lignée : en restant (très) organisé. Si vous êtes de la team 2 en revanche…

Un tout nouvel univers s’ouvre devant vous, dans des énergies d’efficacité et de sérénité. Oui, rien que ça. L’inventaire permanent est le bon élève des entreprises : celui qui permet de faire sa prise d’inventaire tout au long de l’année et de faire de son inventaire une (presque) formalité.

Le logiciel d’inventaire

Inventaire permanent + logiciel d’inventaire = cumul de Miles. Votre prise d’inventaire devient légère comme une plume dans un courant d’air. Voici l’effet que fait ce type de logiciel : il procure un tel soulagement, au niveau administratif, comptable et logistique tout particulièrement, qu’on en deviendrait presque poète.

La gestion d’inventaire avec une solution logicielle permet un contrôle total, continu et connecté des stocks et immobilisations d’entreprise. Le nec-plus-ultra : quand le logiciel choisi intègre une technologie avec scan de code-barres et QR codes (sans nécessité d’acheter des terminaux supplémentaires). Il existe plusieurs types de logiciels dédiés à la prise d’inventaire et à sa gestion. L’offre s’est étoffée ces dernières années et cela vaut le coup et le coût de s’y intéresser de près.

Les capteurs intelligents

Est-ce qu’un jour les robots deviendront plus intelligents que les humains ? Cela reste à prouver. Ce qui ne l’est pas, en revanche, c’est l’efficacité des capteurs IoT, dont nous avons parlé dans cet article. Dans le cadre de la prise d’inventaire, les capteurs IoT permettent de contrôler intelligemment vos stocks : surveiller les niveaux, approvisionner automatiquement, géolocaliser les articles…

Idéalement intégrés à une solution logicielle, comme une extension, les capteurs IoT ont la capacité de fournir des informations détaillées sur l’inventaire pour mieux le gérer.

L’application pour inventaire

Tout comme son homonyme logiciel, l’application pour inventaire a pour principe de permettre une gestion totale des stocks et immobilisations, depuis la prise d’inventaire jusqu’à la sortie des stocks et la fin de vie du matériel. Elle a toutefois un avantage supplémentaire : celui d’être mobile.

Imaginez donc, lors de votre prise d’inventaire, que vous n’avez qu’à dégainer votre smartphone et à scanner le code-barre ou le QR code d’un objet pour l’inventorier. Et c’est tout. Sans oublier la possibilité d’inventorier en masse. Les applications d’inventaire ont ce pouvoir. Oui, pouvoir, quand on sait que le temps est un bien si précieux, et qu’il est largement économisé grâce à ce type de technologie.

La fin d’année approche, et la fin de cet article, aussi. Vous savez désormais qu’en combinant ces différentes stratégies, vous avez des clés pour réduire considérablement le temps dédié à votre prise d’inventaire annuel. Parce que décembre est fait pour se réunir autour d’une table en famille plutôt qu’au travail devant des montagnes de stocks. Et aussi, un peu, pour écouter Mariah Carey en boucle. 

A propos de l’auteur

Célie BACCONNIER – Content Marketing Manager @ Timly – YouTube