4 conseils pour optimiser votre gestion des stocks d’entreprise

Il y a des choses dans la vie qui sont évidentes. Par exemple ? Le beurre demi-seul bat à plate couture le doux. Voilà. En revanche, certaines vérités sont plus… difficiles à attraper. Intéressons-nous par exemple à la question de la gestion des stocks d’entreprise. Savez-vous précisément ce que c’est ? Et comment l’optimiser ? Si vous répondez à au moins l’une de ces questions par un « Non », alors cet article est fait pour vous… 

Gestion des stocks d’entreprise : Tour d’horizon 

La langue française est magnifique, c’est vrai. Mais elle est aussi farceuse… On s’en rend particulièrement compte en discutant avec des individus dont la langue nous est étrangère, lorsque l’on se rend compte qu’un même mot a plusieurs significations, ou bien que certains termes sont absolument intraduisibles. La langue française se joue aussi (un peu) de nous dans un contexte très sérieux : celui de la gestion de stock. 

Ce terme, vous l’avez déjà entendu, lu ; bref, il est inscrit dans votre cerveau autant que dans l’inconscient collectif. Oui, mais ! Le terme de « gestion de stock » n’est pas le seul candidat quand il est question de désigner la gestion des stocks d’entreprise. On parle aussi de gestion des immobilisations, de gestion du matériel, ou encore de gestion d’inventaire. 

À moins de faire « partie du milieu », il peut être un peu confusant, périlleux, voire impossible de toucher précisément du doigt ce qu’est la gestion des stocks d’entreprise. 

Alors, qu’est-ce que la gestion des stocks d’entreprise ?

Commençons par définir ce qu’est un stock, car c’est ici que tout commence. Un stock se trouve être : 

• Soit l’ensemble des biens d’une entreprise qui sont destinés à la vente (cas 1) ;
• Soit l’ensemble des biens d’une entreprise destinés à sa consommation interne (cas 2).

Ainsi, la gestion des stocks d’un magasin de vêtements désigne autant ses processus pour gérer les stocks destinés à être vendus (les vêtements, accessoires et autres articles) que pour gérer ses stocks internes (le parc informatique, le mobilier de bureau, etc.).

La gestion des stocks d’entreprise destinés à la consommation interne (cas 2) est, par un curieux hasard, généralement négligée. Ces derniers sont inventoriés chaque année, conformément à la loi. Mais quand on s’intéresse aux processus réguliers, ceux qui grappillent quelques minutes au quotidien, alors on se demande…

Comment mettre en place une meilleure gestion des stocks d’entreprise ?

J’ignore quels sont, à date, vos processus. Ce que je sais, c’est que les conseils qui suivent ont été testés et approuvés. Libre à vous d’y piocher dedans, en espérant qu’ils vous soient tout aussi utiles !

1. On documente tout

Commençons par le commencement : la documentation. Il est nécessaire de centraliser toutes les informations clés relatives aux stocks, dans un seul et unique endroit. Si vous me lisez sans sous-titres, comprenez : pas sur des feuilles volantes. Et, idéalement, pas sur Excel non plus… Pour en savoir plus, je vous conseille de lire notre article « Gestion des matériels : Comment exceller sans Excel », car il est excellent. 

2. On reste à jour

La gestion des stocks s’apparente trop souvent, et fâcheusement, aux bonnes intentions du Premier de l’An. Pétris de bonnes intentions que nous sommes, nous nous engageons dans une gestion de stock appliquée, documente. Puis, les jours passent et nos résolutions se dissipent comme un sucre dans une tasse de thé bouillant, ce qui occasionne que le fichier de gestion de stocks ne soit pas à jour. Et il n’y a rien de pire que ça. Enfin, si, soyons honnêtes, il y a bien pire que cela. Mais cela n’empêche pas que les cauchemars de certains managers et comptables sont faits de ça : l’inexactitude des données de stock. 

3. On trace

Non, pas sa route, mais ses stocks. Autrement dit, on équipe ses stocks d’étiquettes RFID afin d’assurer la traçabilité. Mieux encore : on équipe ses stocks les plus importants (et notamment les machines et autres actifs coûteux) de traceurs IoT capables de capter la position GPS en temps réel, et tout un tas de précieuses informations sur l’équipement suivi. 

Il est discutable que « tous les chemins mènent à Rome » ; mais, ce qui est avéré, c’est que toutes les recommandations mentionnées guident vers cet ultime conseil : 

4. On choisit un logiciel de gestion des stocks d’entreprise

Nous sommes 8 milliards d’êtres humains sur cette planète ; et, bien qu’il n’existe pas autant de logiciels de gestion des stocks d’entreprise, il faut souligner qu’il en existe tout de même une pléthore. Tous les goûts sont dans la nature, et tous les coûts aussi bien sûr : des projets open sources aux solutions payantes. Il existe invraisemblablement un logiciel qui coche précisément les cases de votre « Checklist du logiciel parfait ».

Une telle solution se positionne en plateforme qui centralise toutes les informations essentielles sur vos stocks, que vous pouvez documenter facilement (avec des infos, des fichiers, des photos). Dans un monde idéal, votre logiciel de gestion des stocks d’entreprise est même capable de vous soutenir dans votre gestion de la maintenance de ces stocks. 

Alors, on choisit un logiciel de gestion des stocks d’entreprise ?