Organisme de formation : quelles sont vos obligations comptables ?

Vous proposez une formation professionnelle ? Obligations contractuelles, obligation d’information des apprenants, exigences comptables, référencement EDOF… connaissez-vous les obligations qui vous incombent comme ? La comptabilité en particulier est fondamentale ! Vous devez établir un bilan comptable général tous les ans conformément aux dispositions légales fixées par la loi du 5 septembre 2018. Et ces obligations comptables doivent faire l’objet d’une déclaration annuelle à France compétences ! Faisons le point…

Mais avant, si vous cherchez une formation de formateur professionnel qui vous accompagne dans les étapes clés de la création de votre organisme et de votre activité de formateur, son développement et sa digitalisation, n’hésitez pas à jeter un œil à nos parcours « Création et développement d’une activité de formation » et « Conception et promotion d’une offre de formation digitalisée »

L’établissement d’un bilan pédagogique et financier

Les organismes de formation sont soumis à des obligations comptables. Cette démarche permet de profiter d’une exonération de la TVA ou taxe sur la valeur ajoutée, quel que soit leur statut ou leur forme juridique : société, travailleur indépendant, organisme paritaire titulaire d’un agrément ou une personne morale de droit privé ou public.

L’article L6313-1 du Code du travail définit les différentes actions qui contribuent au développement des compétences et qui sont concernées par les dispositions liées aux actions de formation professionnelle, dont :

• Les actions de formation ;
• Les actions pour VAE (Validation des acquis de l’expérience) ;
• Les bilans de compétences ;
• Les actions de formation par apprentissage.

Le bilan pédagogique et financier  (BPF) compte parmi les obligations comptables auxquelles les organismes de formation doivent se conformer ! Il s’agit d’un document requis dans le cadre de l’audit initial de la certification Qualiopi, délivrée par un organisme certificateur Qualiopi. Il fait l’état des lieux des actions de formation effectuées sur une année comptable et sert d’outil d’analyse et de statistiques pour retracer l’activité en termes de formation professionnelle.

Notez que pour les organismes certificateurs, l’audit de surveillance Qualiopi s’est renforcé afin d’améliorer la certification qualité.

D’après l’article 6352-24, les organismes de formation professionnelle doivent réaliser un bilan pédagogique et financier (BPF) quel que soit leur statut juridique. A défaut, ils voient leur déclaration d’activité caduque. Ainsi, ils ne pourront plus proposer de formation professionnelle qu’à condition de refaire une nouvelle demande.

Le bilan pédagogique et financier doit présenter :

• Les activités de formation menées lors de l’exercice comptable ;
• Le volume d’heures de formation suivies par les apprenants et le nombre d’heures dispensées par niveau, par type et par durée ainsi que sa durée ;
• Le nombre d’apprenants formés ;
• Les données comptables liées aux prestations de formation professionnelle ;
• La répartition des fonds reçus en fonction de leur nature et le montant des factures émises.

Le bilan pédagogique et financier doit être remis aux DREETS ou Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités. La déclaration se fait via le site web « Mon activité formation » en remplissant le formulaire Cerfa N°10 443.

Pensez donc à préparer le bilan le plus tôt possible afin d’éviter toute complication le moment venu. Afin de le remplir correctement, gérez et suivez correctement les actions de formation.

La désignation d’un commissaire aux comptes

En tant qu’organisme de formation, vous êtes aussi obligés de nommer un commissaire aux comptes si vous avez atteint un certain seuil. Il s’agit d’atteindre deux des critères suivants au moment de la clôture de l’exercice social :

• L’emploi de 3 salariés en poste CDI ;
• Un bilan qui atteint un total de 230 000 euros ;
• Un montant total hors taxes qui atteint les 153 000 euros. 

Cependant, il est possible de faire une demande de désignation d’un commissaire aux comptes même si vous n’avez pas atteint les seuils préconisés. C’est une démarche juridique à effectuer par le responsable ou un associé de l’organisme de formation.

La nomination d’un commissaire aux comptes suppléant peut aussi être indispensable. Elle n’est cependant pas obligatoire que lorsque le commissaire aux comptes est une société unipersonnelle ou une personne physique.

Des sanctions sont aussi mises en place relatives à la désignation d’un commissaire aux comptes. En cas de non-désignation d’un commissaire aux comptes par une assemblée générale au moment de l’atteinte des seuils, vous risquez de perdre votre numéro d’organisme de formation et d’invalider les décisions prises en assemblée générale ou dans un organe décisionnel depuis l’année comptable où le seuil a été atteint.

Vous risquez également une amende de 30 489 euros et une peine d’emprisonnement de 2 ans. Le freinage ou l’obstruction aux activités de contrôles et de vérifications réalisées par le commissaire aux comptes est également passible d’une amende de 76 224, 50 € avec une peine d’emprisonnement de 5 ans.  

La réalisation d’un plan comptable

D’après l’arrêté du 2 août 1995, vous devez également réaliser un plan comptable destiné à la formation professionnelle. Celui-ci est destiné aux organismes de formation à activité unique avec un chiffre d’affaires annuel hors taxes égal ou supérieur à 15 244,90 € ainsi que les organismes de formation à activités multiples sans limites de chiffre d’affaires relatif à la formation professionnelle continue. Ce plan peut nécessiter le recours à un expert-comptable.

Des annexes doivent aussi être ajoutées au plan comptable afin de prouver certaines ressources.

Le manquement à ces obligations comptables est passible de sanctions diverses. Outre l’annulation de la déclaration d’activité, l’organisme de formation doit sur le plan pénal payer une amende de 4500 € avec une interdiction d’exercer l’activité de dirigeant d’organisme de formation de manière temporaire ou définitive.

Si vous persistez à enfreindre cette condamnation relative à l’interdiction d’activité, vous risquez 2 ans d’emprisonnement et une amende de 15 000 €.  

La mise en place d’une comptabilité analytique

Vous êtes un organisme de formation et vous réalisez des activités multiples ? La mise en place d’une comptabilité analytique fait partie des exigences comptables spécifiques auxquelles vous êtes soumis. Elle permet de différencier de façon claire et précise les revenus et les coûts de chaque activité.

Notons que les actions VAE ou Validation des acquis de l’expérience doivent être calculées séparément des autres activités de formation. Si un organisme de formation propose trois activités distinctes comme une formation continue, du coaching et de la VAE, il doit mettre en place une comptabilité analytique qui les différencie.

La comptabilité analytique vise à retracer les produits et les coûts qui participent à la mise en œuvre de la formation par apprentissage. Elle aide à déterminer l’ensemble des charges et des produits liés à la réalisation des actions de formation par apprentissage. Elle touche les organismes de formation professionnelle publics ou privés qui proposent une activité de formation par apprentissage à titre exclusif ou non, quels que soient le statut, le régime d’imposition et le chiffre d’affaires ou les produits.

Dans ce cadre, il y a la méthode du suivi comptable et du coût complet. Autrement dit, vous devez rendre compte du coût complet des différentes filières en suivant différentes étapes, dont la ventilation des charges indirectes. Cela permet de constituer des coûts complets afin de déterminer le coût propre à l’activité de formation par apprentissage ainsi que le coût réel de la formation et les produits correspondants par diplôme et titre préparé.

Pour établir les coûts complets, vous devez déterminer et ventiler :

• Les charges directes et indirectes incorporables et les charges non incorporables ;
• Les produits relatifs à l’apprentissage, ceux relatifs à la facturation des contrats d’apprentissage et ceux perçus dans le cadre de l’apprentissage.

Enfin, chacun de vos établissements doit tenir la comptabilité analytique par les coûts complets lorsque les prestations sont proposées dans des sites différents. Celle-ci doit faire l’objet d’une note de synthèse.