Bilan pédagogique et financier (BPF) : le point annuel sur votre activité d’organisme de formation

A partir du moment où vous êtes prestataire de formation professionnelle ou que vous souhaitez devenir formateur et que vous êtes en possession d’un numéro de déclaration d’activité, chaque année, courant avril, vous devez déclarer votre bilan pédagogique et financier (ou BPF pour les intimes). C’est également le bon moment pour faire un point annuel sur votre activité de formation. Voyons voir cela ensemble…

Si vous n’avez pas encore d’organisme et que vous souhaitez vous lancer, vous pouvez lire notre article sur comment créer un organisme de formation, ou encore celui sur la liste des documents encadrant les prestations de formation (contrat de formation, convention de formation, émargement, programme de formation, attestations, règlement intérieur…),  et celui sur la certification RNQ / Qualiopi.


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Bilan pédagogique et financier : un passage obligé pour tous les organismes de formation

Quelle que soit la taille de votre organisme de formation, que vous soyez formateur indépendant enregistré en tant qu’organisme ou organisme avec plusieurs dizaines de formateurs, le bilan pédagogique et financier est un passage obligé pour tous les prestataires de formation.

Chaque année, en avril, les organismes doivent déclarer leur activité sur le site mesdemarches.emploi.gouv.fr. Ces derniers doivent déclarer les aspects financiers, ainsi que le nombre de stagiaires formés.

Si vous êtes bien organisé et que durant l’année précédente vous avez bien noté les différentes répartitions, cette déclaration ne vous prendra pas plus d’une demi-heure.

Attention, en revanche, si vous n’avez pas d’organisation rigoureuse et que vous devez chercher les différentes informations en épluchant tous vos documents de l’année précédente, cela sera une autre histoire ????

Bien s’organiser pour ne pas passer trop de temps sur son BPF

Pour remplir votre bilan pédagogique et financier, vous allez avoir besoin de ces éléments :

  • La répartition par type de financements de la formation professionnelle :
    • Entreprises pour la formation de leurs salariés.
    • Organismes gestionnaires de fonds de formation professionnelle / financeurs avec la répartition selon la source : contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, reconversion par l’alternance, projet de transition professionnelle, Compte Personnel de Formation (CPF), dispositifs pour les personnes en recherche d’emploi / Pôle Emploi, Plan de développement des compétences, OPCO (ex OPCA)…
    • Pouvoir public (Etat, collectivités…) pour leurs agents et pour les publics spécifiques (notamment les demandeurs d’emploi).
    • Contrat conclus avec des personnes à leurs frais…
  • Les montants dépensés dans le salaire de vos formateurs ou l’achat de prestation de formation professionnelle continue si vous avez recours à des formateurs externes (Sous-traitant).
  • La répartition des stagiaires par type (salarié, apprenti, demandeur d’emploi, particulier à leur frais…).
  • La répartition par type de formation (diplômante, certifiante, autres actions de formation…) et par domaine.

Pour être efficace, vous avez deux possibilités :

  1. Créer un fichier Excel de suivi de votre centre de formation à remplir progressivement durant l’année. Ce fichier vous servira au moment de la saisie de votre bilan pédagogique et financier.
  2. Opter pour un CRM formation pour être beaucoup plus efficace. Ce type de service propose généralement un module qui prérempli les éléments du bilan pédagogique et financier. Exemples de CRM : Digiforma, Bluenote…

A vous d’opter pour la solution qui vous convient le mieux.

Comment remplir son bilan pédagogique et financier / BPF

Important : même si vous n’avez pas eu d’activité d’action de formation sur l’année que vous êtes entrain de déclarer, vous devez soumettre un bilan pédagogique et financier. Dans ce cas il suffit de mettre néant dans les différents éléments à compléter.

Et, si un jour, vous fermez votre organisme de formation professionnelle, vous devrez également soumettre un dernier bilan pédagogique et prévenir la DIRECCTE de votre région de la clôture de votre OF. 

Bien que la saisie se fasse entièrement en ligne, vous pouvez toujours télécharger le document cerfa. Cela peut vous donner une idée des informations à recueillir avant la saisie. Vous pouvez retrouver ce cerfa, sa notice explicative et des infos complémentaires sur le site de la Direccte.

Suivez maintenant ces 6 étapes pour remplir votre bilan pédagogique et financier :

1 : L’identification et les caractéristiques de votre organisme de formation

Connectez-vous à votre compte mesdemarches.emploi.gouv.fr puis cliquez pour commencer votre déclaration. Les deux premiers cadres concernant l’identification et les caractéristiques de votre organisme sont logiquement préremplis.

Sinon, il faut indiquer son siret / siren, le code NAF de son établissement, l’adresse, les coordonnées de contact et la date de début et de fin de l’exercice comptable.

2 : Le bilan financier hors taxes : origine des produits de l’organisme

Dans cette première partie à remplir, vous allez devoir indiquer la répartition du chiffre d’affaires de l’activité de l’organisme de formation continue.

Servez-vous de votre tableau Excel ou de votre CRM pour faire la démarche. Si vous n’avez ni l’un ni l’autre, il est temps de mettre en place au moins un fichier Excel pour vous aider dans cette déclaration et celles des années suivantes.

Indiquez la ventilation de votre chiffre d’affaires en fonction des différents types de financements. Je vous en ai cité une bonne partie un peu plus haut dans l’article mais vous pouvez retrouver l’ensemble via cette copie d’écran :

Faites donc le total sur l’année par type de financement, puis indiquez les résultats dans votre bilan pédagogique et financier.

3 : Le bilan financier hors taxes : charges de l’organisme

De la même façon, remplissez vos charges (location de salle de formation…) en précisant le montant des salaires des formateurs et le montant des achats de prestations d’animation de formation pour les formateurs indépendants consultants.

4 : Personnes dispensant des heures de formation

Dans cette partie, indiquez le nombre de formateurs salariés et le nombre de formateurs en contrat de sous-traitance avec la répartition du nombre d’heures de formation également.

5 : Bilan pédagogique

Dans le bilan pédagogique, donnez la répartition de vos stagiaires selon leur profil (salariés, personnes en recherche d’emploi…), indiquez également la proportion des stagiaires confiés à un autre organisme de formation en contrat de sous-traitance ou inversement le nombre de stagiaires confiés par d’autres OF. Dans le bilan, vous avez aussi à renseigner la répartition par objectif de la formation (formation diplômante, certifiante…) et par domaine.

Voici quelques copies d’écrans qui peuvent vous aider à mieux visualiser les infos demandées.

Pour la répartition par type de stagiaire / apprenant (salariés, apprentis, personnes en recherche d’emploi…) :

Pour la répartition par objectif de formation (formation visant un diplôme, une certification, autres formations, bilan de compétences, CQP, RNCP…)

Pour conclure sur le bilan pédagogique et financier

Une fois que tout est complété, il suffit de soumettre votre bilan en ligne. La date limite de dépôt est généralement fixée au 30 avril.

Vous avez désormais les clés pour bien vous préparer et vous organiser afin de ne plus passer trop de temps sur vos prochains bilans ????

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Si vous cherchez une formation de formateur professionnel qui vous accompagne dans les étapes clés de la création de votre organisme et de votre activité de formateur, son développement et sa digitalisation, n’hésitez pas à jeter un œil à nos parcours « Création et développement d’une activité de formation » et « Conception et promotion d’une offre de formation digitalisée » chacun sur une semaine en présentiel ou en classe virtuelle selon les sessions.

Vous apprendrez à créer un centre de formation, dispenser des formations, mettre en place une démarche qualité de la formation avec les différents critères de qualité à respecter indiqués par le référentiel national, bien tenir compte des différents profils d’apprenants… En bref avoir les clés en main pour développer cette activité.


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