La checklist du formateur : liste des documents encadrant les prestations de formation professionnelle (contrat, convention, émargement…)

Si vous souhaitez créer votre organisme de formation ou que vous êtes déjà formateur indépendant, vous devez savoir que les prestations de formation sont très encadrées. Enregistrement auprès de la Direccte, démarche qualité avec Qualiopi, bilan pédagogique et financier annuel, sans oublier l’édition de nombreux documents avant, pendant et après la formation. Dans cet article, nous faisons le point sur les documents indispensables à toute prestation de formation…

Voici un mémo pratique pour toutes les personnes organisant des formations.


formation devenir formateur creer organisme formation

Si vous souhaitez créer votre organisme de formation ou encore digitaliser vos parcours de formation, suivez nos formations pratiques à destination des formateurs et futurs formateurs : notre formation pour créer son organisme de formation et notre formation pour créer une offre de formation en ligne. Allez jeter un œil également à notre parcours complet de formations pour formateurs.


Documents encadrant la formation : Avant la formation

En amont de formation, pensez à louer une salle de formation à l’avance. Dans certaines régions, notamment Paris, plusieurs mois sont nécessaires. Pensez également à affiner vos techniques d’animation de formation.

Programme de formation

Lorsque vous faites une proposition de formation, vous devez systématiques accompagner votre devis du programme de la formation.

Attention ce document doit comporter les mentions suivantes :

  • Le titre de la formation.
  • Les objectifs pédagogiques.
  • Le programme détaillé.
  • La durée de la formation en heures.
  • Les prérequis pour suivre la formation.
  • Les moyens pédagogiques et techniques d’encadrement.
  • Le public concerné (niveau et profil des apprenants).
  • Les moyens d’évaluation des acquis.
  • Votre numéro de déclaration d’activité sous la forme « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro XXX. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat ». Exemple avec notre formation copywriting et son programme pdf accessible ici.

Exemple de programme de formation

Convention de formation

Le contrat sera a édité si vous formez un particulier. Pour les entreprises, c’est la convention de formation qui sera mise en place.

La convention devra intégrer les éléments suivants :

  • Les différentes parties : l’organisme de formation / l’entreprise.
  • Le numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation.
  • Le titre de la formation, sa nature, son lieu, sa durée et sa date d’exécution.
  • Le ou les effectifs formés.
  • Les modalités de déroulement et de sanction de la formation.
  • Le prix, les modalités de paiement et la prise en charge éventuelle par un organisme financeur.
  • Les modalités de litige.

Vous pouvez retrouver des modèles de contrat et convention de formation sur le site de la Direccte de la région Hauts-de-France.

Contrat de formation

Pour le contrat de formation, vous devrez retrouver les mentions présentes dans la convention en ajoutant ces dernières :

  • Le niveau de connaissances requis pour suivre la formation.
  • Les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre.
  • Les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction de la formation.
  • Le diplôme, titre ou références du formateur.

Attention pour les particuliers, un délais de rétractation de 10 jours est obligatoire et vous ne pouvez pas demander plus de 30% d’acompte.

Bonne pratique : Au moment d’éditer le contrat ou la convention de formation, n’hésitez pas à accompagner vos clients dans les différents dispositifs de financement de formation.

Contrat de sous-traitance pour vos formateurs

Si vous sous-traitez l’animation de la formation, vous devez mettre en place un contrat entre votre organisme et le formateur.

Ce contrat de sous-traitance, doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

  • Intitulé et nature de l’action de formation.
  • Durée de la formation.
  • Modalité de déroulement et de sanction de la formation
  • Prix de la formation.
  • Modalités de règlement.

Vous pouvez retrouver un modèle sur le site centre-inffo.

Règlement intérieur

Le règlement intérieur de votre centre de formation doit informer les stagiaires sur :

  • Les mesures en matière de santé et de sécurité dans l’établissement.
  • Les règles applicables en matière de discipline.
  • Les modalités de représentation des stagiaires (élection délégués) uniquement pour les actions de formations longues (+ de 500h).

C’est un document obligatoire devant être créé, au plus tard, dans les 3 mois suivant le début de votre activité d’organisme de formation.

Un exemple de modèle proposé par travail-emploi.gouv.fr.

Convocation de formation

La convocation de formation doit être envoyée quelques jours avant la formation.

Elle doit contenir :

  • Les contacts.
  • L’intitulé de la formation.
  • Les objectifs de la formation.
  • Le lieu et les horaires.
  • Le plan d’accès et autres infos pratiques.

Documents encadrant la formation : Pendant la formation

Le jour J, vous devez gérer, en plus de l’animation de formation, les obligations administratives, en particulier l’émargement, les attestations diverses à remettre aux stagiaires et l’évaluation des acquis.

La feuille d’émargement

La feuille d’émargement constitue la preuve juridique de la réalisation de l’action de formation. Elle doit être signée par demi-journée par les stagiaires et le formateur.

Elle doit contenir :

  • L’entête avec les informations de l’organisme.
  • L’intitulé du stage et du module.
  • Le lieu.
  • La date et les heures de formation.
  • Le nom du formateur.
  • Les noms et prénoms des stagiaires.

Exemple de feuille d’émargement proposée par le site prefectures-regions.gouv.fr

Attestation de présence

L’attestation de présence est le document attestant du bon suivi de la formation par le stagiaire. Elle sera à envoyer, avec la feuille d’émargement à l’employeur et à l’organisme financeur pour justifier l’action de formation.

L’attestation doit contenir les informations suivantes :

  • Entête de l’organisme de formation.
  • Nom, prénom et qualité du représentant.
  • Raison sociale de l’organisme de formation.
  • Nom et prénom du stagiaire.
  • Date de début et de fin de l’action de formation.
  • Durée de l’action de formation.
  • Lieu de l’action de formation.

Attestation de fin de formation

L’attestation de formation est délivrée au stagiaire à l’issue de la Formation. Elle lui permettra de justifier ses acquis. Elle est confidentielle, elle ne doit être donnée qu’au stagiaire.

L’attestation doit contenir les informations suivantes :

  • Entête de l’organisme de formation.
  • Objectifs de la formation.
  • Nature et durée de l’action.
  • Résultats des évaluations

Evaluation des acquis

Afin de rendre compte de l’assiduité des stagiaires, le formateur est tenu d’évaluer les acquis.

L’évaluation peut se faire via différentes manières :

  • QCM.
  • Questionnaire.
  • Réalisation de cas pratique.

Dans la pratique le QCM reste le plus simple à mettre en place mais attention, en cas de formation certifiante le simple QCM ne suffira pas à déterminer l’acquis des compétences, il faudra alors se tourner vers un écrit (cas pratique) suivi d’un oral.

Après la formation

La formation terminée, les obligations des organismes de formation continuent…

Evaluation satisfaction à chaud, à froid et évaluation du formateur…

L’évaluation à chaud sera effectuée dès la fin de la formation, alors que l’évaluation à froid pourra intervenir 1 à 3 mois après. La prise en compte des évaluations et des retours des stagiaires et donneurs d’ordre est obligatoire dans une démarche qualité.

L’évaluation à chaud devra :

  • Evaluer la satisfaction des stagiaires.
  • Faire en sorte d’identifier les points à améliorer.

L’évaluation à froid devra :

  • Evaluer la satisfaction du stagiaire après la formation.
  • Mais également celle du donneur d’ordre.

En parallèle, l’évaluation du formateur en fin de formation permettra :

  • D’avoir une vue complémentaire.
  • De lister les suggestions d’améliorations identifiées par le formateur.
  • D’identifier les éventuels incidents rencontrés

Pour conclure

Les documents à éditer sont nombreux, il pourra être judicieux de s’équiper d’un CRM dédié à la formation pour faciliter les choses. Pour ma part j’utilise Digiforma, n’hésitez pas à utiliser mon code parrain pour bénéficier d’un mois gratuit : PARRAIN-9432013658

Et pour être encore plus efficace, suivez nos formations pour formateur, notamment le premier module de notre parcours « création et développement d’une activité de formation » qui s’intéresse à la partie administrative.