Organisme de formation : comment être prêt pour un contrôle de l’Urssaf ?

L’annonce d’un contrôle Urssaf peut être déstabilisante pour un organisme de formation. Mais avec une préparation méthodique, vous pouvez aborder cette étape avec sérénité. Pour vous y préparer efficacement, suivez ces quelques bonnes pratiques…

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Un contrôle Urssaf ? Qu’est-ce que c’est ?

Les contrôles Urssaf (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) concernent toutes les entreprises employant du personnel, y compris les organismes de formation.

Leur objectif ? Vérifier que toutes les cotisations sociales sont correctement déclarées et versées. Cela inclut les cotisations liées à l’Assurance chômage, au régime de garantie des salaires (AGS), mais pas les impôts (TVA, impôts sur les sociétés, etc.).

Un contrôle peut être fait à tout moment, mais vous recevez toujours un préavis de 30 jours au minimum avant la première visite. Il porte généralement sur les trois dernières années d’activité. Par exemple, un contrôle en 2024 porte sur les années 2021, 2022 et 2023. Si vous avez moins de 11 salariés, il est également possible que le contrôle se fasse à distance, « sur pièces », sans que l’inspecteur se déplace dans vos locaux.

Comment se déroule un contrôle Urssaf ?

Une fois le contrôle annoncé, il est essentiel d’organiser vos documents pour être en mesure de les présenter rapidement. Parmi les pièces que vous devez rassembler, il y a :

  • Les documents comptables : bilans, balances, livres de paie, justificatifs de frais professionnels ;
  • Les documents sociaux : contrats de travail (notamment pour les formateurs), avis d’imposition, pièces relatives aux avantages en nature (véhicules, téléphones) ;
  • Les conventions de formation : ces documents permettent de justifier vos frais professionnels, notamment pour les déplacements des formateurs.

En plus de ces documents, mettez à jour toutes les attestations liées à d’éventuels sous-traitants. Pour des prestations supérieures à 5 000 € HT, vous devez fournir l’attestation de vigilance de vos sous-traitants, renouvelée tous les 6 mois.

Le jour du contrôle, votre rôle principal est de collaborer avec l’inspecteur. Répondez aux questions de manière claire et présentez les documents demandés. Si vous faites appel à un expert-comptable, assurez-vous qu’il soit disponible pour accompagner l’inspecteur, mais soyez aussi présent pour éviter toute incompréhension.

À la suite d’un contrôle, plusieurs scénarios peuvent se produire :

  • Aucun redressement : Bravo, votre gestion est conforme à la législation !
  • Observations : L’inspecteur vous fait part de recommandations pour améliorer vos futures pratiques;
  • Régularisation en votre faveur : Vous avez trop cotisé et bénéficiez d’un remboursement ;
  • Redressement en faveur de l’Urssaf : Vous devez régulariser vos cotisations.

Dans tous les cas, vous avez 30 jours pour faire part de vos remarques ou présenter de nouveaux documents. Si nécessaire, vous pouvez également demander un recours amiable pour contester une décision.

Anticipez les zones à risque

Certaines zones sont plus sensibles lors d’un contrôle Urssaf. Soyez donc particulièrement vigilant dans les domaines suivants :

La rémunération et les avantages des salariés

Les allègements de charges, les primes, l’épargne salariale et les contrats de prévoyance seront vérifiés minutieusement. Assurez-vous que vos déclarations d’avantages en nature (véhicules, téléphones portables, etc.) soient conformes.

Les formateurs occasionnels

Les formateurs employés moins de 30 jours par an peuvent être payés sur une base forfaitaire sous certaines conditions. Assurez-vous que leur rémunération ne dépasse pas le seuil pour rester dans les règles.

Les  frais professionnels

Chaque dépense doit être liée à un événement ou à un déplacement professionnel précis, et vous devez avoir des justificatifs clairs. Par exemple, les frais de déplacement de vos formateurs doivent être correctement documentés, notamment par des conventions de formation.

Adoptez une gestion rigoureuse au quotidien

Quelle est la meilleure manière de se préparer à un contrôle Urssaf ? Adoptez une gestion administrative rigoureuse au quotidien !

En gardant vos documents à jour et en respectant scrupuleusement les obligations légales, vous réduirez non seulement le risque de redressement, mais vous aborderez également les contrôles en toute confiance et en toute sérénité. N’hésitez pas à vous entourer de professionnels compétents, notamment un expert-comptable, pour vous aider à anticiper et à répondre aux attentes de l’Urssaf.

Et puis, restez zen !

Un contrôle Urssaf ne doit pas être une source de stress si vous vous y préparez correctement. Une bonne organisation et une connaissance approfondie de vos obligations légales vous permettront d’aborder cette étape sereinement et de vous concentrer sur d’autres tâches plus intéressantes, comme développer et assurer la pérennité de votre organisme de formation.

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