Faux parrainages, appels ou emails suspects… les arnaques au CPF se multiplient depuis quelque temps, en particulier pour les formations fictives ! Pour y remédier, une nouvelle procédure d’enregistrement a été mise en place par la Caisse des Dépôts conformément à la loi du 19 décembre 2022. Elle touche tous les organismes de formation aussi bien ceux qui sont déjà référencés que les nouveaux entrants. Désormais, l’accès à la plateforme Mon Compte Formation est très sécurisé ! Alors, quelles conditions respecter exactement pour vous enregistrer sur Mon Compte Formation ?

Si vous n’avez pas encore d’organisme et que vous souhaitez vous lancer, vous pouvez lire plusieurs de nos articles sur comment créer un organisme de formation, celui sur la liste des documents encadrant les prestations de formation (contrat de formation, convention de formation, émargement, programme de formation, attestations, règlement intérieur…), la stratégie commerciale d’un organisme de formation, ou encore celui sur la certification RNQ / Qualiopi.Formation Webmarketing

Remplir le formulaire de demande d’accès à l’EDOF et fournir les justificatifs requis

Pour obtenir un référencement EDOF, vous devez impérativement remplir le formulaire en ligne de demande d’accès à l’Espace des Organismes de Formation (EDOF). Cet espace est réservé aux organismes de formation, accessible depuis Mon Activité Formation. Il permet de :

  • Saisir et publier la liste des formations éligibles au CPF (Compte personnel de formation) ;
  • Assurer la gestion de l’inscription des bénéficiaires de compte voulant intégrer la plateforme ;
  • Connaître le règlement des activités de la Caisse des Dépôts.

Pas de courrier ni de mail !

La Caisse des Dépôts prévient que toute demande réalisée par courrier ou mail ne sera pas prise en compte ! Pensez à compléter la demande pour intégrer la plateforme que vous soyez un nouvel établissement ou une société à établissements multiples.

Dès la réception de la demande, un accusé d’enregistrement automatique est envoyé. Dans un délai de 11 jours ouvrés à compter de la réception de cet accusé, l’organisme reçoit un courriel qui informe si la demande est conforme aux conditions de recevabilité. Le défaut de réponse sur une période de 2 mois vaut un rejet de la Caisse des Dépôts.  

Une personne compétente et non sujette à une condamnation pénale !

Celui qui se charge de remplir le formulaire doit disposer de la compétence légale pour le faire. Il ne doit pas non plus faire l’objet d’une condamnation pénale.

Si ce n’est pas le Représentant légal qui effectue la demande, un justificatif de délégation de pouvoir est nécessaire.

Des informations complètes et sincères !

Lorsque les informations sont incomplètes, le formulaire ne peut pas être considéré et sauvegardé. Aucune modification ne peut non plus être effectuée une fois la demande envoyée ! Il faudra attendre la fin de l’instruction pour la renouveler.

La Caisse procède à des contrôles divers, même ultérieurs à la procédure d’enregistrement. Toute fausse déclaration va directement entraîner l’exclusion de l’organisme de formation.

Les justificatifs à fournir

Dans le cadre de la procédure d’enregistrement, vous devez avoir plusieurs pièces justificatives :

  • Une copie de la CNI du représentant légal ou un titre de séjour pour les personnes d’une nationalité étrangère ;
  • Une déclaration de non-condamnation et filiation par le représentant légal ;
  • Un extrait Kbis de moins de 3 mois ou un récépissé de la création de l’association au JOAFE ou Journal officiel des associations et fondations d’entreprises ;
  • Une copie de l’agrément de la préfecture qui autorise l’organisme à exploiter un établissement de conduite routière si besoin.

La Caisse des Dépôts quant à elle se charge de contrôler les informations et les justificatifs. Durant le processus, les organismes de formation sont invités à compléter une liste de ressources documentaires et participer à des webinaires d’information, une obligation pour intégrer la plateforme.

Lorsque la demande est recevable, la procédure continue avec une session de formation. Si cela est nécessaire, il faudra également d’autres pièces justificatives complémentaires.

Ce n’est qu’après une profonde analyse que la Caisse des Dépôts annoncera sa décision sur l’intégration ou non de votre organisme à la plateforme et le dépôt de vos offres.

Une démarche fiable et sécurisée

La nouvelle procédure vise à garantir la qualité des offres de formation publiées sur Mon compte formation et surtout à renforcer la sécurité pour les utilisateurs. Elle permet de lutter contre les fraudes au CPF en empêchant notamment les organismes peu scrupuleux d’être référencés sur la plateforme.

La procédure permet aussi de mieux comprendre le fonctionnement du système, une bonne source d’informations qui permet aux organismes de formation de proposer une offre adaptée et de qualité.

En outre, le processus est favorable aux bénéficiaires d’un Compte Personnel de Formation. Elle leur permet de profiter d’une formation de qualité pour une montée en compétences ou une reconversion professionnelle, sans aucune démarche à faire.

Posséder un numéro de déclaration d’activité

Si vous êtes un organisme de formation, vous êtes dans l’obligation de déclarer votre activité et de disposer ainsi d’un numéro d’enregistrement sous peine d’une amende de 4 500 € et d’une interdiction temporaire ou définitive d’exercer votre formation professionnelle ! C’est d’ailleurs l’une des conditions fondamentales pour intégrer Mon Compte Formation !

La demande d’enregistrement peut se faire en ligne via Mon Activité Formation ou directement auprès de la DREETS.

Disposer d’une certification QUALIOPI

Vous disposez d’une certification QUALIOPI ? Cette certification qualité est l’une des conditions à respecter pour intégrer « Mon Compte Formation » ! Le label atteste la qualité des prestations fournies par les organismes de formation sur la base du Référentiel National Qualité.

La certification Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur. L’auditeur se déplace pour vérifier l’application des dispositions prévues ou la conformité avec le Référentiel National Qualité. Cette démarche permet de déterminer les éléments susceptibles d’être améliorés au sein de votre formation.

Pour l’organisme de formation, posséder une certification Qualiopi apporte de la transparence dans ses offres de formation. Il permet également d’être éligibles aux financements publics comme l’OPCO, l’OPCI, l’OPCA, etc.

Pour en bénéficier, il vous faudra :

  • Déposer une demande auprès d’un organisme certificateur ;
  • Préparer et passer l’audit Qualiopi une fois le contrat conclu ;
  • Anticiper les audits de surveillance et de renouvellement une fois la certification en main.

Posséder l’habilitation à préparer ou délivrer une certification professionnelle

La certification professionnelle est un diplôme reconnu par l’État et inscrit au RNCP (Répertoire national des Certifications Professionnelles). Elle permet d’accéder à des professions, à évoluer dans son métier et parfois même à se reconvertir. Les certifications correspondent à des niveaux de qualification et elles sont délivrées par les organismes habilités.

L’habilitation à préparer ou à délivrer une certification professionnelle est une condition sine qua non à l’enregistrement sur Mon Compte Formation. Si vous souhaitez proposer des offres certifiantes sur la plateforme, votre organisme doit être inscrit sur la liste de ceux qui préparent à la certification sur le site de France Compétences !

A noter qu’en tant que certificateur, Webmarketing & co’m habilite des organismes de formation partenaires sur ses certifications, Développer son activité avec le webmarketing, Développer son activité avec le référencement naturel, Création et développement d’une activité de formation et Conception et promotion d’une offre de formation digitalisée. Pour rejoindre nos partenaires, vous pouvez déposer votre dossier de candidature ici.

La Caisse des Dépôts contrôle les habilitations à former et freine les offres proposées par les organismes de formation qui souhaitent délivrer une certification sans qu’ils ne soient pas habilités.

Par ailleurs, il faudra disposer de la capacité pédagogique et technique pour délivrer la formation pour pouvoir intégrer la plateforme ! En effet, vous devez maîtriser les pratiques éducatives et avoir des aptitudes à enseigner ou encore le sens pédagogique. Vous devez également justifier d’un savoir-faire et de l’expertise dans l’enseignement.

Respecter les obligations légales fiscales et sociales et les règles d’éligibilité des actions de formation

Les organismes de formation sont soumis à des obligations légales qu’ils sont tenus de respecter pour pouvoir exercer leurs activités. C’est notamment le cas des obligations comptables pour la réalisation d’un bilan pédagogique et financier, d’un plan comptable, etc. 

Pour être enregistré sur Mon Compte Formation, ils doivent également respecter les règles d’éligibilité des actions formation. Notons que l’action de formation est un parcours pédagogique visant à atteindre un objectif professionnel comme une certification, un diplôme, ou un développement de compétences par exemple.

Cela favorisera notamment l’insertion professionnelle des personnes sans qualification ou sans emploi, et soutient l’adaptation du salarié à son poste, à une éventuelle évolution de poste.

Respecter les règles relatives à la transmission du bilan pédagogique et financier (BPF)

La soumission annuelle au bilan pédagogique et financier (BPF) est l’une des obligations majeures de tout organisme de formation. Il s’agit d’un document qui résume l’activité de l’établissement sur une année écoulée.

Le bilan comprend une liste d’indicateurs comme :

  • Les actions de formation ;
  • Le volume horaire de formation par stagiaire, par niveau, par domaine et par type ainsi que la durée ;
  • Le nombre total d’apprentis formés ;
  • L’origine des fonds (CPF, OPCO, etc.).

Respecter les CGU et CPOF de la plateforme Mon Compte Formation

Durant le processus d’examen des informations et des justificatifs, la Caisse des Dépôts vous envoie un lien vers différentes sources d’information que vous devez impérativement connaître comme :

  • Les conditions générales d’utilisation ;
  • Le guide d’utilisation et de saisie d’EDOF ;
  • Le guide d’utilisation de l’identité MCF ;

Il vous faudra respecter impérativement les conditions qui régissent la plateforme pour s’y intégrer.

La non-conformité des conditions d’enregistrement conduit à l’ouverture d’une procédure contradictoire avec l’organisme de formation. Un délai de 8 jours lui est accordé pour expliquer les anomalies. Ce délai passé, la Caisse des Dépôts décidera d’accorder l’accès ou d’exclure l’organisme de la plateforme.

Enfin, lorsque la demande est accordée, il faudra impérativement respecter les conditions établies lors de la procédure. En cas de rejet, l’organisme pourra renouveler sa demande en suivant la même procédure !

Vous souhaitez créer votre organisme de formation ou encore digitaliser vos parcours de formation, suivez nos formations pratiques à destination des formateurs et futurs formateurs : notre formation pour créer son organisme de formation et notre formation pour créer une offre de formation en ligne. Allez jeter un œil également à notre parcours complet de formations pour formateurs.