La Méthode Kanban : définition, fonctionnement, exemples

La méthode Kanban a au début été créée spécialement pour le secteur industriel. Mais avec le temps, des entreprises dans différents secteurs l’ont adopté pour mieux gérer leurs flux de travail. De quoi s’agit-il exactement ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont les principes et les pratiques recommandés ? Faisons le point ensemble dans cet article…

Origines de la méthode Kanban

Êtes-vous au courant que la méthode Kanban était initialement un système de planification pour le Lean Manufacturing (méthode de gestion sans gaspillage) ? Oui, c’est bien le cas !

Pour être clair, ce système avait été déployé pour la première fois au sein de la société Toyota. Il visait au départ à atteindre un certain équilibre entre la gestion des stocks, la production et la demande des clients. Il aurait permis de réduire significativement les activités superflues, sans nuire à la productivité.

L’autre objectif majeur était de créer plus de valeur pour la clientèle tout en minimisant les coûts supplémentaires. Depuis 1950, le terme « Kanban » est employé pour définir ce système. Ce mot japonais signifie « tableau d’affichage » ou « étiquette » en français.

Définition et évolution dans le temps

La méthode de Kanban est par définition un tableau sur lequel des cartes ou des étiquettes sont collées pour indiquer les tâches à effectuer pour assurer les commandes reçues.

Reposant sur un système à flux tirés, elle donne une vue d’ensemble du flux de travail pour satisfaire la demande exacte des clients. Chaque poste se charge des tâches qui lui sont confiées, sans faire plus !

Aussi, ce système facilite le partage d’informations nécessaires avec les postes de travail concernés. Et il aide les managers à prendre rapidement des décisions si un changement ou une amélioration doit être apporté au processus de production.

L’utilisation de ce système de gestion de projet était initialement réservée aux secteurs de l’industrie et de la logistique. Mais aujourd’hui, presque tous les secteurs peuvent tirer profit de cette approche pour optimiser leur efficacité, minimiser les coûts et éviter le gaspillage.

Et savez-vous qu’il existe une version matérielle et une version numérique de cette méthode ? Avec la version matérielle, on utilise comme autrefois un grand tableau avec plusieurs colonnes et des cartes sur lesquelles sont écrites les tâches et les infos annexes. Avec la version digitale, le Kanban est intégré dans un logiciel moderne (JIRA, Asana, Notion et d’autres alternatives à Trello).

Son fonctionnement : principes et pratiques

David J. Anderson était l’un des premiers professionnels qui avaient utilisé le Kanban hors du secteur industriel. D’après lui, cette méthode de gestion de projet s’appuie sur 4 principes et 6 pratiques.

Les 4 principes de l’approche :

• L’utilisation du processus déjà existant au début (pas de changement radical) ;
• L’introduction progressive des améliorations pour ne pas brusquer l’équipe ;
• Le respect des rôles, des titres et des responsabilités de chaque collaborateur ;
• Le leadership qui doit être encouragé à tous les niveaux pour faciliter l’amélioration.

Et les 6 pratiques :

• La visualisation du flux de travail ;
• La limitation du nombre de tâches en cours (WIP) ;
• Le suivi et l’évaluation du déroulement du travail ;
• L’explication des règles du système Kanban aux collaborateurs ;
• La mise en place des boucles de rétroaction ou du feedback ;
• La recherche collective des opportunités d’amélioration.

Application et exemples de méthode Kanban

Pour appliquer la méthode Kanban, effectuez les étapes suivantes :

Étape 1 : Identifiez les différentes phases qui composent votre processus de travail habituel. Attribuez à chacune d’elle une colonne dans votre tableau de panification.

Étape 2 : Affichez sur le tableau vos tâches (avec les informations utiles à leur mise en œuvre) à l’aide des post-it par exemple.

Étape 3 : Gérez votre flux de travail. Comment ? Précisez votre limite WIP, déterminez les urgences et anticipez les goulots d’étranglement (ce qui ralentit la production).

Dans une agence web, on découvre souvent un tableau Kanban avec 5 colonnes dans lesquelles sont classées :

• « Backlog » (toutes les tâches demandées) ;
• « Sélectionnées » (les tâches à faire en priorité) ;
• « Développement » (les tâches en cours) ;
• « Déploiement » (les produits finis à tester) ;
• « Recette » (les produits déjà testés).

Dans une PME, vous pouvez établir un tableau simplifié avec 4 colonnes pour planifier le travail. Vous pouvez utiliser des intitulés comme « À faire », « En cours », « En attente » et « Terminé ». La colonne « En cours » peut d’ailleurs être divisée en plusieurs petites colonnes pour indiquer les jours de la semaine ou les étapes du processus de production (Plan, Do, Check et Act).

Pour conclure, appliquer la méthode Kanban en entreprise nécessite une approche itérative et incrémentale, tout en intégrant le leadership et la collaboration au sein des équipes agiles. En adoptant une telle méthodologie de gestion, vous pouvez améliorer votre flexibilité et votre agilité, nécessaire pour faire face à un environnement business en constante évolution, tout en garantissant la satisfaction client.

Grâce à ces étapes, vous serez ainsi en mesure de tirer parti des avantages de la méthode Kanban et de vous orienter vers un management agile plus efficace !