[ETUDE] Les emails, facteurs de stress pour les dirigeants et les salariés

Près 362 milliards d’emails circulent chaque jour dans le monde. Impressionnant, n’est-ce pas ? Des dizaines de milliards de ces courriels atterrissent dans les boîtes des chefs d’entreprise et des employés. Elles sont toutefois accusées d’être à l’origine du stress d’un grand nombre de professionnels ! Pourquoi ? Comment gèrent-ils leurs emails ? Hostinger et FLASHS ont fait le point sur les usages des e-mails au travail à travers cette étude…

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Des professionnels stressés à cause de la surabondance des emails

Trop d’informations à gérer en une seule journée selon Hostinger et FLASHS. La surcharge d’emails reçus chaque jour par les chefs d’entreprise, managers et employés devient inquiétante, car c’est une source de stress pour eux.

34 % des dirigeants, mais seulement 18 % des salariés, reçoivent plus de 50 courriels par jour. Par ailleurs, 7 % des patrons et 3 % des employés croulent carrément sous plus de 100 emails par jour.

Pour 55 % des chefs d’entreprise et 37 % des salariés, le traitement de ces messages prend plus d’une heure quotidienne. Seuls 8 % des dirigeants passent moins de 30 minutes à exécuter cette tâche.

Et au bureau, on n’a pas suffisamment de temps pour voir et répondre à tous les courriels, ce qui oblige de nombreux professionnels à le faire en dehors des heures de travail. Certains mélangent même leur vie privée et vie professionnelle. Un problème qui est surtout observé chez 91% des jeunes âgés de 18 à 24 ans.

Et puis, de retour de leurs congés, 75 % des chefs d’entreprise et des managers et 52 % des salariés se sentent angoissés au moment d’ouvrir leur boîte email. Ils stressent déjà rien qu’en pensant au nombre de courriels à traiter.

Des emails déplacés : 1 femme sur 3 est concernée

L’IA n’est pas le seul responsable de cette maladresse. D’après le rapport d’Hostinger, les humains sont aussi dans le coup ! FLASHS a interrogé 1 000 femmes en entreprise au cours de cette étude.

Il a étudié leur expérience potentielle liée à la réception des messageries déplacées dans le cadre du travail. Résultat : 1 employée sur 3 déclare avoir été la cible d’un email inapproprié.

Les jeunes femmes sont les plus concernées par ce problème : 45 % des 18 à 24 ans, contre 24 % des 50 à 64 ans.

Que contiennent en général ces courriels inappropriés ? Les femmes interrogées ont évoqué au moins cinq objets d’email courants :

• Demande d’informations personnelles ou intimes (39 %) ;
• Proposition de rendez-vous hors du cadre professionnel (38 %) ;
• Compliments appuyés (29 %) ;
• Contenus sexuellement explicites (19 %) ;
• Commentaires sur le caractère et/ou l’apparence du destinataire.

Ce n’est pas tout !

46 % des femmes en entreprise reçoivent le plus de messages visant à remettre en doute leurs compétences. Ce chiffre grimpe à 53 % chez les femmes occupant un poste de direction.

Que pensent les professionnels des civilités et des emojis dans les emails ?

Les civilités sont-elles en train de disparaître des communications professionnelles ? Même si elles sont présentes dans les emails, elles semblent inutiles aux yeux de certains salariés et dirigeants.

FLASHS a collecté les réponses des 2 000 professionnels concernant l’importance de ces formules de politesse. 50 % des participants ont affirmé leur indifférence face à un courriel sans formule de politesse.

Cependant, 55 % des femmes ressentent de l’agencement en voyant des emails dépourvus d’expressions de courtoisie. Ce pourcentage descend à 46 % chez les hommes.

Et étonnement, certains professionnels disent que les formules de politesse les irritent !

Les expressions indésirables ?

• Cordialement : 21 % des dirigeants et 17 % des salariés ;
• Au plaisir de vous lire : 21 % des dirigeants et 19 % des salariés ;
• Salutations distinguées : 14 % des dirigeants et 15 % des salariés ;
• Bien à vous : 11 % des dirigeants et 12 % des salariés.

Et les smileys et émoticônes, sont-ils appropriés dans les courriels professionnels ? Les professionnels n’ont pas les mêmes avis à ce sujet : 37 % des employés les jugent inappropriés, mais 30 % les trouvent conviviaux.

Les différentes générations ont des points de vue divergents sur l’utilisation des emojis dans les emails. Seuls 7 % des 50 à 64 ans estiment que ces éléments sont utiles, contre 18 % des 25 à 34 ans.

Les plus âgés pensent que ces smileys et émoticônes peuvent être mal pris par leur interlocuteur, risquant ainsi de créer des malentendus.

Un autre constat intéressant : les hommes sont plus fans des emojis que les femmes. 51 % des hommes ajoutent des emojis dans leurs emails professionnels, contre 43 % chez les femmes.

L’IA, un outil d’aide pour écrire les emails professionnels

Hostinger a aussi observé au gap générationnel avec l’utilisation de l’IA pour créer des courriels professionnels. Les 18 à 24 ans sont très nombreux à utiliser ces outils (66 %), contre 22 % chez les 50 à 64 ans.

Les plus âgés adoptent moins vite l’IA, alors que les jeunes se montrent plus réceptifs. 28 % des 18 à 24 ans se servent systématiquement ou régulièrement des outils comme ChatGPT lors de la rédaction de leurs emails.

Les chefs d’entreprise et managers sont ceux qui ont le plus besoin de l’IA surtout par manque de temps. Les assistants IA les aident de différentes manières :

• Corriger et peaufiner le style de leur message (47 %) ;
• Traduire leur email si nécessaire (35 %) ;
• Automatiser la création et l’envoi des réponses répétitives (25 %) ;
• Structurer leur message (21 %) ;
• Rédiger intégralement leur email (4 %).

En dépit de ces disparités entre les avis des jeunes et des plus âgés, Hostinger estime que l’IA a son avenir dans le monde professionnel. Globalement, près de 4 salariés sur 10 (39 %) l’adoptent déjà de façon régulière ou ponctuelle.

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