Comment créer un plan de prospection étape par étape

Vous souhaitez prospecter, mais ne savez pas par où commencer ni comment bâtir votre plan de prospection ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. De nombreux professionnels veulent utiliser la prospection pour développer leur activité, sans pour autant savoir comment s’y prendre efficacement. Comme eux, vous avez besoin d’un plan de prospection. Mais qu’est-ce que cela implique concrètement ?

Qu’est-ce qu’un plan de prospection ?

Un plan de prospection est bien plus qu’une simple liste d’actions à mener. C’est un véritable guide, détaillant chaque étape à suivre pour générer de nouvelles opportunités commerciales (rendez-vous, signatures de contrats, etc.). Avoir un plan de prospection, c’est comme disposer d’un GPS : il vous permet de rester sur le bon chemin, d’optimiser vos actions et de gagner un temps précieux.

Sans ce plan, vous risquez de vous disperser, de multiplier les actions inefficaces et de passer à côté des raccourcis qui pourraient faire toute la différence. Au final, l’absence de plan peut vous coûter cher : du temps, de l’énergie et, surtout, des résultats.

Dans cet article, nous allons découvrir ensemble comment élaborer un plan de prospection, étape par étape. Prêt à vous lancer ? Commençons dès maintenant par la première étape : l’immersion et l’analyse des objectifs clients.

Etape 1 : Comprendre le problème, l’offre, et la cible de la prospection

La première étape essentielle pour créer un plan de prospection efficace est de bien comprendre le problème, l’offre, et la cible de votre prospection téléphonique. Une des erreurs les plus courantes dans ce processus est de négliger la phase de préparation, ce qui conduit à des échecs fréquents. Les commerciaux, souvent mal formés ou insuffisamment informés, se contentent d’un bref échange avec le fondateur pour connaître les grandes lignes de l’entreprise, ses clients, et ses produits, avant de se lancer dans la prospection.

Cette approche superficielle limite considérablement leur efficacité.

Pour réussir dans la prospection, un commercial doit être doublement expert : expert en techniques de prospection et expert des problèmes rencontrés par sa cible, ainsi que des solutions offertes par l’entreprise. Cette double expertise est la clé pour :

• Élaborer des accroches commerciales efficaces qui captent immédiatement l’attention des prospects.
• Poser les bonnes questions lors des appels afin de mieux comprendre les besoins et les douleurs des prospects.
• Répondre aux objections de manière pertinente et convaincante.

En adoptant cette approche, le commercial ne se contente pas de « vendre » un produit, il se positionne comme un véritable consultant qui apporte des solutions concrètes aux problèmes des clients potentiels.

La méthodologie recommandée

Dès le début de la stratégie de prospection, une phase de formation approfondie doit être mise en place pour les commerciaux. Idéalement, cela va se faire lors d’un point “kick-off”. L’objectif de ce kick-off est d’acquérir une connaissance fine de la cible, des problèmes qu’elle rencontre, et de la solution proposée par l’entreprise.

Avant le kick-off, il est indispensable de préparer le terrain en amont :

• Recherche d’informations : Le commercial doit se renseigner sur l’entreprise via son site internet, ses réseaux sociaux, et le profil LinkedIn des fondateurs. Cette démarche lui permet de recueillir des informations précieuses et d’avoir une vision globale du marché et des solutions existantes.
• Questions clés à approfondir
• • Problèmes clients : Quels sont les principaux problèmes que rencontrent les clients ciblés par l’entreprise ? Comprendre ces problèmes est crucial pour créer des accroches qui résonnent avec les prospects.
• • Causes : Pourquoi ces problèmes existent-ils ? Quelles en sont les causes profondes ? L’analyse de ces causes permet de montrer que l’on maîtrise le sujet et que l’on peut proposer une solution adéquate.
  • Conséquences : Quelles sont les répercussions de ces problèmes pour les prospects ? Pourquoi ne devraient-ils pas tolérer ces situations ? Identifier les conséquences négatives aide à renforcer le sentiment d’urgence chez le prospect.

Pour aller plus loin : Prospection LinkedIn ou par email : quelle stratégie B2B choisir ?

Informations sur la solution de l’entreprise

Il est tout aussi important pour le commercial de connaître les détails de la solution proposée par l’entreprise :

• Le coût de la solution et les différentes options disponibles ;
• Son fonctionnement, c’est-à-dire les étapes et caractéristiques techniques nécessaires à sa mise en place ;
• Le vocabulaire spécifique à utiliser lors des échanges, pour démontrer une véritable expertise et renforcer la crédibilité.

Cette première étape vise à transformer le commercial en expert consultatif lors de ses interactions avec les prospects. En approfondissant sa compréhension des défis clients et des solutions proposées, il pourra établir une relation de confiance avec eux. Cette expertise améliore l’image de marque et augmente significativement les chances de réussite de votre téléprospection. Ainsi, le commercial ne vend pas simplement un produit ou un rendez-vous, mais apporte une réelle valeur ajoutée à ses interlocuteurs en tant que conseiller.

Étape 2 : Définir les cibles de la prospection (ICP & Buyer Persona)

La deuxième étape du plan de prospection est de définir les cibles à prospecter. Cette phase du kick-off, d’une durée d’environ 1h30, permet de préciser l’Ideal Customer Profile (ICP) et les Buyer Personas pour mieux orienter les efforts de prospection. L’objectif est de cibler les segments de marché et les individus les plus susceptibles d’être intéressés par la solution.

1. Structure en 3 niveaux

Cette discussion s’articule autour de trois axes :

1. Les entreprises : Identifier le type d’entreprises à cibler ;
2. Les personnes dans les entreprises : Déterminer qui sont les interlocuteurs clés ;
3. Les « red flags » à surveiller : Reconnaître les signaux d’alerte qui indiquent qu’une entreprise pourrait ne pas être un bon prospect.

2. Choix du segment de marché B2B

La première étape consiste à sélectionner le segment de marché à cibler. La priorité doit aller aux entreprises qui :

• Souffrent le plus du problème que votre solution résout ;
• Ont le budget pour investir dans cette solution ;
• Sont faciles à convertir, ce qui permet d’optimiser les efforts de prospection et d’obtenir des résultats plus rapidement.

3. Informations à recueillir sur les entreprises

Pour définir l’ICP, il faut collecter des informations clés sur les entreprises ciblées :

• Taille (effectif) : Elle permet de savoir si l’entreprise est assez grande pour avoir besoin de la solution et si elle dispose des ressources nécessaires ;
• Industrie : Le secteur d’activité peut avoir des besoins spécifiques qui guideront l’approche commerciale ;
• Chiffre d’affaires (si possible) : Un indicateur de la capacité d’investissement de l’entreprise ;
• Fonctionnement actuel par rapport à la solution : Comprendre comment l’entreprise gère actuellement le problème pour repérer les points faibles de son système ;
• Problèmes rencontrés : Quels freins au développement ou menaces à la survie l’entreprise subit-elle ? Identifier ces problèmes aide à adapter le discours commercial ;
• Désirs et peurs de l’entreprise : Même si une entreprise n’a pas de sentiments, les décisions prises par ses dirigeants lui confèrent des objectifs et des préoccupations qui influencent son fonctionnement ;
• Zone géographique : Certains marchés ou zones géographiques peuvent être plus pertinents pour votre solution.

4. Identification des personnes à cibler

Une fois le type d’entreprise ciblé, il faut identifier les interlocuteurs clés à l’intérieur. Ces personnes peuvent être classées en deux grandes catégories :

Le décideur :

• Rôle : Celui qui a le pouvoir d’achat, souvent le CEO, le directeur commercial, ou une personne ayant une influence directe sur les investissements ;
• Objectifs : Généralement, il cherche à augmenter le chiffre d’affaires, réduire les coûts, et améliorer l’efficacité globale ;
• Pourquoi les cibler ? Son engagement est crucial, car c’est lui qui validera la décision finale.

Le(s) champion(s) ou prescripteur(s) :

• Rôle : Ceux qui recommandent ou influencent la décision en interne, comme les responsables de service, les utilisateurs finaux, ou les experts techniques ;
• Problèmes : Ils sont confrontés à des problèmes plus opérationnels, tels que des outils inefficaces, un manque de temps, des processus lourds, ou un manque d’efficience ;
• Désirs : Ils cherchent des solutions qui simplifient leur travail et augmentent leur performance. Leur adhésion est essentielle, car ils peuvent devenir de véritables alliés pour convaincre le décideur.

5.  Identification des « red flags »

Il est tout aussi important de savoir quand une entreprise n’est pas un bon prospect. Voici des exemples de « red flags » :

● Red Flag #1 : L’entreprise n’a pas le budget

Si le prospect mentionne des contraintes budgétaires dès le départ, cela peut indiquer une difficulté à conclure la vente. Dans ce cas, il faudra travailler davantage sur la présentation de la valeur de la solution pour tenter de lever cet obstacle.

● Red Flag #2 : Le décideur n’est pas impliqué

Sans l’engagement direct du décideur, le processus peut traîner et ne pas aboutir. Cette règle peut être assouplie dans les grandes entreprises (70 à 100 collaborateurs ou plus) où la prise de décision peut être déléguée.

● Red Flag #3 : L’entreprise ne perçoit pas de problème à résoudre

Si le prospect ne ressent pas le besoin d’une solution, il sera difficile de le convaincre. Dans ce cas, l’effort doit se concentrer sur l’éducation du prospect aux enjeux qu’il n’a pas encore identifiés.

D’autres « red flags » peuvent être ajoutés en fonction des spécificités de chaque entreprise ou marché. L’essentiel, pour le prospecteur, est de s’assurer que les leads répondent aux critères définis.

Étape 3 : Construire la liste de prospection (et bien l’optimiser)

Une fois la cible définie, il est temps de passer à la construction de la liste de prospection. Cette étape est vraiment importante parce que la qualité de votre liste impactera directement la qualité de vos appels, le nombre de rendez-vous que vous allez pouvoir obtenir ainsi que votre ROI final. Il ne s’agit pas simplement de compiler des contacts au hasard, mais de créer une liste ciblée, optimisée et prête pour les appels.

1. Trouver des entreprises et personnes réelles

La première tâche est de trouver des entreprises et des contacts qui répondent aux critères définis à l’étape précédente. Pour cela, utilisez des outils de prospection comme Pharow, qui permettent de rechercher efficacement des entreprises et des individus en fonction de filtres spécifiques (taille, secteur, zone géographique, etc.).

2. Dédoublonnage et nettoyage de la liste

Après avoir généré une première liste, l’étape suivante consiste à la nettoyer pour s’assurer qu’elle est exempte de doublons et de contacts inutiles :

1. Examen manuel : Parcourez la liste pour éliminer les contacts non pertinents. Cela peut inclure des entreprises hors de votre zone géographique cible, des doublons, ou des contacts qui n’occupent pas les bons postes ;
2. Validation : Avant de procéder à l’enrichissement des données, soumettez la liste à une validation à quelqu’un de plus expérimenté sur le plan commercial pour votre entreprise. Chaque contact à enrichir représente un coût, donc mieux vaut s’assurer qu’ils correspondent aux critères de votre ICP.

3. Enrichissement des données des prospects

Une fois la liste nettoyée, enrichissez les données pour obtenir des informations de contact pertinentes (e-mails et numéros de téléphone).

Utilisez des outils payants comme Kaspr et Fullenrich pour collecter ces informations rapidement. Ces outils permettent d’éviter la perte de temps due aux recherches manuelles sur internet et aux obstacles tels que el famoso « barrage secrétaire ».

4. Stockage des contacts

Le stockage et la gestion des contacts sont essentiels pour garder une liste organisée et exploitable.

Il faut donc maintenant centraliser les contacts dans un fichier Excel ou, mieux encore, dans un CRM comme Hubspot ou noCRM. Un CRM vient faciliter la gestion des informations et l’historique des appels avec chaque prospect, pour mieux personnaliser les futurs échanges ou faire vos reportings de fin de mission.

5. Création d’une liste d’appels par secteur d’activité

Pour une prospection encore plus ciblée, segmentez votre liste en fonction du secteur d’activité ou d’un contexte / problème commun de certains contacts. Cette approche permet de regrouper des entreprises aux caractéristiques similaires, rendant la prospection plus fluide et efficace.

Il y a plusieurs avantages à cela :

1. Avoir un pitch cohérent et adapter votre discours à des problématiques communes ;
2. Maîtriser plus facilement les objections spécifiques à chaque secteur et affiner votre compréhension de la psychologie de la cible ;
3. Augmenter les chances de conversion tout en réduisant la fatigue mentale, car vous répétez des schémas similaires au lieu de vous éparpiller sur des profils très variés.

Donc construire et optimiser une liste de prospection n’est pas une simple collecte de contacts. C’est un processus stratégique qui nécessite une identification précise des prospects, un nettoyage minutieux de la liste, un enrichissement des données, et une organisation efficace des informations. Une liste bien structurée et ciblée est la base d’un bon phoning commercial.

Étape 4 : Avoir son script et passer les appels

La quatrième étape est la phase d’action : créer un script efficace et passer les appels. Un bon script est essentiel pour guider vos échanges avec les prospects et maximiser vos chances de succès. L’idée n’est pas de réciter mécaniquement un texte, mais d’utiliser le script comme un cadre flexible qui permet d’aborder tous les points importants et d’être bien focus sur l’objectif du rendez-vous.

1. Création du script de phoning

Le script doit s’appuyer sur toutes les informations collectées lors des étapes précédentes (ICP, buyer personas, et données clients) pour être le plus pertinent possible. Voici les éléments à avoir en tête lors de sa conception :

• Accrocher le prospect dès les premières secondes en évoquant un problème qu’il connaît bien ;
• Refléter l’image de l’entreprise en adoptant son langage et ses éléments de communication, même si la prospection est externalisée ;
• Anticiper les objections et préparer des réponses précises et rassurantes ;
• Orienter la conversation vers la prise de rendez-vous, qui est l’objectif principal du cold call.

2. Structure du script

Un script efficace suit une structure claire tout en laissant de la place à l’écoute et à l’adaptation en fonction des réponses du prospect :

1. Introduction simple et directe : Présentez-vous brièvement et annoncez le sujet de l’appel ;
2. Question de « rupture » : Posez une question qui capte l’attention du prospect et l’incite à s’engager dans la conversation. Exemple : « J’imagine que vous rencontrez aussi [problème spécifique] dans votre secteur ? » ;
3. Présentation de l’objectif : Expliquez pourquoi vous appelez, en vous appuyant sur les éléments de l’ICP. Tout en restant ouvert, montrez que vous comprenez le contexte du prospect ;
4. Écoute et échange : Une fois l’objectif posé, laissez le prospect s’exprimer. Posez des questions et écoutez ses réponses pour adapter votre discours ;
5. Anticipation des objections : Soyez prêt à répondre aux objections classiques avec des arguments concrets et ciblés ;
6. Appel à l’action : Orientez la discussion vers la prise de rendez-vous, de manière naturelle. Exemple : « À ce stade, un échange plus approfondi pourrait être utile. Seriez-vous disponible jeudi à 10h ? »

3. Prise de contact : passer les appels

Passer les appels est l’étape où tout se joue. Voici quelques bonnes pratiques pour optimiser vos sessions de phoning :

• Effectuer 20 à 30 appels par session pour espérer obtenir 2 à 3 rendez-vous qualifiés. Cette cadence permet de rester concentré sans s’épuiser ;
• Utiliser des outils d’enregistrement d’appels comme Ringover pour assurer un suivi précis, analyser les conversations et s’améliorer ;
• Si l’entreprise souhaite scaler ses efforts, recommandez 2 à 3 sessions de prospection par jour. Cela permet d’augmenter le volume sans sacrifier la qualité des appels ni risquer la saturation.

4. Les contraintes de la prospection

La prospection va nécessiter :

• Du temps et de la concentration : Laissez de côté toute distraction pour être pleinement présent lors des appels ;
• La volonté de décrocher le téléphone régulièrement : La clé est la constance. Les résultats s’obtiennent avec un rythme soutenu et régulier ;
• Le courage de faire face aux refus : Les refus et objections font partie du processus. L’important est de les accepter, d’en tirer des enseignements, et de poursuivre.

Aujourd’hui, les entreprises ont la possibilité de déléguer cette étape et d’opter pour une agence spécialisée en prospection téléphonique. Ces agences disposent de l’expertise et des ressources nécessaires pour gérer les appels, traiter les objections et maximiser les rendez-vous qualifiés.

Étape 5 : Transmettre les rendez-vous, faire le suivi et les itérations

Une fois les rendez-vous obtenus, il est temps de les transmettre efficacement et d’assurer un suivi rigoureux. Cette étape permet de transformer les opportunités en clients tout en optimisant le retour sur investissement de vos efforts de prospection.

1. Transmission des rendez-vous et suivi

Après chaque session de cold calling, vous obtenez en moyenne 1 à 2 rendez-vous. À ce stade, deux options s’offrent à vous :

• Passer le relais à un autre membre de l’équipe ;
• Gérer le rendez-vous soi-même si vous êtes un commercial « full-cycle ».

Pour maintenir un bon rythme dans la prospection, il est recommandé de passer le relais. Cela permet de se concentrer sur la génération continue d’opportunités. Faire une pause dans la prospection pour gérer les rendez-vous peut ralentir la dynamique et rendre la reprise plus difficile, un peu comme lorsqu’on interrompt une routine d’exercice. En passant le relais, une autre personne prendra en charge le rendez-vous et fera avancer l’opportunité commerciale jusqu’au closing, assurant ainsi un flux constant de prospects dans le pipeline.

2. Suivi et nurturing

Il faut garder en tête que la majorité des prospects ne signeront pas immédiatement. Seulement 3% des acheteurs potentiels sont prêts à acheter tout de suite. Le suivi et le nurturing sont donc essentiels :

• Noter les raisons du refus ou les obstacles qui empêchent le prospect de signer, puis les enregistrer dans un CRM. Cela permet d’adapter les prochaines interactions ;
• Maintenir la relation avec des actions de nurturing. Planifiez des relances régulières pour rester dans l’esprit du prospect ;
• Un CRM à jour aide à organiser les relances et à les effectuer au moment opportun. Cela permet de personnaliser le suivi pour chaque prospect, augmentant les chances de conversion.

3. Suivi des performances et itérations

Pour continuer à améliorer votre approche, faites un point tous les 10 à 15 rendez-vous avec la personne en charge des leads :

• Analysez les performances : Identifiez ce qui fonctionne bien et les axes d’amélioration ;
• Réécoutez certains appels de manière objective pour comprendre les raisons des non-signatures. Cela vous aide à ajuster votre discours, mieux anticiper les objections, et optimiser le processus.

Conclusion : récapitulatif du plan de prospection

Un plan de prospection efficace se construit de manière méthodique, étape par étape. Voici un résumé de chaque point important :

1. Comprendre le problème, l’offre, et la cible : Commencez par bien connaître votre marché, les problèmes de vos prospects, et la manière dont votre offre y répond. Cela permet de vous positionner en expert et d’adapter vos accroches ;
2. Définir les cibles (ICP & Buyer Persona) : Identifiez les entreprises et les personnes les plus susceptibles d’être intéressées par votre solution. Déterminez également les « red flags » pour éviter de perdre du temps sur des prospects non qualifiés ;
3. Construire et optimiser la liste de prospection : Utilisez des outils pour créer une liste de contacts ciblés, nettoyez-la et enrichissez-la. Centralisez ensuite ces données dans un CRM pour un suivi optimal ;
4. Créer un script et passer les appels : Un script clair vous aide à accrocher les prospects, anticiper les objections, et orienter la conversation vers la prise de rendez-vous. Restez régulier et améliorez votre discours à chaque appel ;
5. Transmettre les rendez-vous et faire le suivi : Passez le relais pour maintenir le rythme de la prospection. Utilisez un CRM pour organiser les relances et nourrir la relation avec les prospects non prêts à signer immédiatement.

Par conséquent, créer un plan de prospection, c’est mettre en place un processus clair et efficace pour cibler, contacter, et suivre les prospects. Une bonne préparation, une segmentation précise, et un suivi régulier sont les éléments qui vous permettront de transformer vos efforts en résultats concrets. À vous de jouer maintenant !

A propos de l’auteur

Je suis Fahime Hassani, CEO de Monsieur Lead, une agence de prospection téléphonique. Nous aidons les entreprises à surmonter les obstacles liés à la prospection commerciale, comme le manque de temps, de compétences ou de motivation, en prospectant directement pour elles et en leur livrant plus de rendez-vous qualifiés.

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