Vous avez décroché votre certification Qualiopi ? Cette démarche qualité est un enjeu majeur pour les organismes de formation. Mise en place par la loi du 5 Septembre 2018, cette étape importante reconnait la qualité de vos activités de formation. Cependant, votre démarche qualité ne s’arrête pas là ! Elle doit se traduire dans vos activités dans le respect de vos programmes. À cet effet, vous êtes continuellement soumis à d’autres audits pour maintenir votre certification comme l’audit de surveillance et de l’audit de renouvellement…

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Audit de renouvellement et audit de surveillance : qu’est-ce que c’est ?

Obtenir la certification Qualiopi est une grande étape pour un organisme de formation, le fruit d’un travail de longue haleine. D’autant plus que l’audit de surveillance Qualiopi s’est renforcé pour améliorer la certification qualité. Cependant, il faut pouvoir le conserver !

L’audit de surveillance

L’audit de surveillance correspond au contrôle du respect et de l’application des critères du Référentiel National Qualité. Cela correspond à la bonne application des engagements établis durant l’audit initial, si ceux-ci sont toujours respectés selon les exigences du Référentiel Qualiopi.

Ce type d’audit s’inscrit dans la suite du processus de certification. Quant à sa durée, elle est plus courte par rapport à l’audit de renouvellement, soit d’une demi-journée. Récemment, elle a été rallongée d’une demi-journée d’après l’arrêté du 31 mai 2023.

L’audit de surveillance se fait souvent à distance. Cependant, il doit impérativement être réalisé sur le site lorsque l’audit initial a été effectué à distance, un cas fréquent durant la période de la pandémie.

L’audit de renouvellement

L’audit de renouvellement intervient après l’audit de surveillance. C’est le dernier et le plus approfondi des audits de certification Qualiopi. Il est complet et étudie tous les aspects qualité des processus de l’organisme de formation.

L’audit de renouvellement est plutôt similaire à l’audit initial. Concrètement, l’auditeur se charge de vérifier la mise en place des actions correctives vis-à-vis des non-conformités soulevées lors de l’audit initial et de l’audit de surveillance.

L’audit de renouvellement porte sur l’ensemble du Référentiel Qualiopi. Ainsi, on audite l’intégralité des exigences de ce dernier, raison pour laquelle il dure plus longtemps par rapport à l’audit de surveillance. Lorsqu’il n’y a pas de changement dans ses activités, la durée est pratiquement similaire à celle de l’audit initial pouvant aller jusqu’à plusieurs jours en fonction de la taille de l’organisme de formation et de la complexité de l’intervention. Elle aura tendance à rallonger ou à raccourcir lorsque les activités évoluent suivant les catégories d’actions, le chiffre d’affaires ou encore le nombre de sites. 

Cet audit se déroule en présentiel, c’est-à-dire dans les locaux ou à domicile, si durant la période de la COVID, il s’est toujours tenu à distance, par visioconférence. La date de passage à l’audit de renouvellement est à prendre en compte avec beaucoup de précautions étant donné que vous encourez certains risques si vous la ratez !

Comment se déroule l’audit ?

L’audit de renouvellement consiste à évaluer des pratiques de l’organisme de formation sur les lieux et dans les documents sur la base de 7 critères de qualité.

Dans le cadre de l’audit de surveillance, l’auditeur va porter son attention sur certains comme :

  • La situation administrative ;
  • L’activité de l’entreprise ;
  • L’examen du Référentiel ;
  • La démarche d’amélioration continue.

Il va notamment vérifier les changements initiés depuis l’audit initial comme les méthodes pédagogiques, les nouvelles formations, etc.

Il examine les éventuelles mesures correctrices et leur efficacité ou voit la mise en œuvre de la démarche d’amélioration continue. L’auditeur s’occupe également d’observer certains indicateurs impossibles à vérifier pendant l’audit initial pour les nouveaux entrants c’est-à-dire ceux qui viennent de démarrer leur activité, comme les résultats ou l’atteinte des objectifs par exemple.

Quand interviennent les audits ?

En ce qui concerne l’audit de renouvellement, il intervient 3 ans après l’audit initial ou la date d’obtention de la certification Qualiopi. L’arrêté du 31 Mai 2023 précise que cet audit doit se tenir au minimum 3 mois avant la date d’expiration du certificat Qualiopi.

Cependant, il doit se faire dans un délai de traitement conforme, c’est-à-dire un délai qui permet de corriger les non-conformités majeures relevées lors des précédents audits, soit généralement de 3 mois. Il faut ainsi penser à contacter un certificateur Qualiopi à partir du 30ème mois après l’obtention de votre certification Qualiopi.  

Pour ce qui est de l’audit de surveillance, il est réalisé entre le 14ème et le 22ème mois après la date de l’audit initial. Cela vous laisse donc beaucoup de temps pour vous préparer contrairement à l’audit de renouvellement ! La date pour cet audit de suivi est déterminée en fonction de la date d’échéance définie sur le certificat. Choisissez donc le meilleur moment afin d’assurer la continuité de votre certification.

Quels sont leurs objectifs à chacun ?

L’objectif de l’audit de renouvellement est différent de celui de la surveillance. Il vise à renouveler le certificat en vérifiant si l’organisme de formation continue à respecter les critères qualité de référence définis lors de l’audit initial et de surveillance.

Est-ce qu’il maintient et améliore la qualité de son processus de formation ? Voilà la question fondamentale posée lors de l’audit de renouvellement.

L’audit de surveillance, quant à lui, sert à vérifier le résultat du plan d’actions correctives sur les non-conformités repérées au moment de l’audit initial. Il contrôle également les nouveautés et les nouvelles formations proposées par l’organisme de formation.

Quel organisme certificateur choisir ?

Dans le cadre d’un audit de renouvellement, vous pouvez changer d’organisme certificateur. Notons que l’engagement vis-à-vis d’un organisme certificateur se porte généralement sur l’audit initial et l’audit de surveillance. L’organisme de formation est libre de choisir l’ancien ou un nouveau certificateur. Pensez à comparer les prix malgré que les coûts varient moins. Certains frais cachés peuvent faire la différence ! Dans la plupart des cas, l’audit de renouvellement est généralement réalisé par un nouvel auditeur qui peut proposer une approche différente.

En revanche, l’audit de surveillance est souvent réalisé par le précédent auditeur. Si vous avez passé cette étape avec succès, vous pouvez penser à un transfert de certificat vers un autre organisme dans le cadre de la préparation de l’audit de renouvellement.

En tout cas, vous avez intérêt à garder le même auditeur lorsque le premier audit, c’est-à-dire l’audit initial, s’est bien passé ! Celui-ci pourra ainsi suivre facilement votre évolution et vous permettra de profiter de ses précieux conseils. 

Quelles sont les conséquences des audits de renouvellement et de surveillance ?

À l’issue d’un audit de renouvellement favorable, l’organisme de formation préserve sa certification Qualiopi pour 3 ans. Vous obtiendrez ensuite un nouveau certificat. En cas d’échec, vous serez amené à mettre en place des actions correctrices ou à réaliser un audit complémentaire. Votre certification peut aussi être suspendue. Vous risquez même de le perdre !

Au cas où vous ratez le passage de votre audit de renouvellement dans les temps, vous perdez votre certification Qualiopi : celle-ci deviendra nulle. Par la même occasion, vous n’obtiendrez plus les avantages y liés comme des financements des formations.

À l’issue de l’audit de surveillance, vous gardez votre certification lorsque vous êtes arrivé à prouver la conformité de vos activités au Référentiel Qualiopi. En cas de non-conformité, vous risquez la suspension de votre certification sur une période de 3 mois au maximum, le temps de mettre en place un plan d’action pour correction. Quoi qu’il en soit, vous continuez à percevoir les financements publics. À défaut de mesures correctives, la certification pourra vous être retirée définitivement !

Comment optimiser ses chances d’obtenir ou de préserver la certification ?

L’audit de renouvellement permet de renouveler sa certification Qualiopi. Par conséquent, il mérite d’être préparé comme pour les autres audits de certification Qualiopi. Il est possible de réaliser un audit blanc afin d’optimiser ses chances de le décrocher à nouveau. Cette opération aide à identifier les éventuelles faiblesses et de mettre en place une démarche visant à les corriger. Elle permet aussi d’affronter l’audit de renouvellement en toute confiance et d’obtenir sa certification en toute sérénité !

De plus, vous pouvez vous doter d’outils pour classer vos données à l’instar de Google Drive. Cela facilitera la mission de l’auditeur lors de son intervention, ce qui favorisera le passage de votre audit. 

Quant à l’audit de surveillance, il permet de préserver sa certification obtenue durant l’audit initial. Il demande également de la préparation et ne doit pas être pris à la légère en s’assurant de respecter le Référentiel et d’opérer dans une démarche continuelle de qualité. Veillez notamment à ce que les processus de formation sont toujours conformes aux exigences du référentiel, à ce que votre organisme de formation reste toujours dans une démarche qualité ou encore à mettre en place des actions correctrices vis-à-vis des anomalies relevées.