Qualiopi : tout savoir sur la certification indispensable pour continuer son activité d’organisme de formation

Vous êtes un organisme de formation ou vous souhaitez en devenir un ? Vous vous demandez quelles certifications avoir pour exercer votre activité et être reconnu ? Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation. Avec cette authentification, vous pouvez obtenir des fonds mutualisés et/ou des fonds publics venant notamment de Pôle Emploi, de la région ou de l’État. Suivez ces différentes étapes cruciales pour l’obtenir après avoir réuni tous les prérequis nécessaires…

Qu’entend-on par Qualiopi ?

La certification Qualiopi a vu le jour dans le cadre de loi « Avenir professionnel ». Cette unique marque d’authentification des organismes de formation découle de l’article 6 de la loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel  ».

Formation pour créer son organisme de formation

Il stipule que tous les organismes prestataires d’actions entrant en jeu dans le développement des compétences ou OPAC et souhaitant obtenir des fonds mutualisés ou publics doivent détenir cette certification à partir du 1er janvier 2021. Cette obligation a été appliquée pour les centres de formations d’apprentis ou CFA et les PAC ou progression accélérée en chute à partir du 1er janvier 2022.

Certaines mesures d’assouplissement ont été prises pour les nouveaux CFA qui ont bénéficié d’un délai de 6 mois après la conclusion de la première convention pour l’obtenir. La copie du contrat signé avec l’organisme certificateur devait être fournie sous 2 mois au financeur pour prouver qu’ils s’engagent dans cette démarche qualité.

Ce sont les organismes certificateurs Qualiopi labellisés par France Compétences et agréés par le COFRAC ou Comité français d’accréditation qui délivrent cette authentification. Quant au cadre de Qualiopi ou Référentiel National Qualité, il est fixé par les décrets 2019-564 et 2019-565 du 6 juin 2019. Le nombre d’indicateurs requis dépend du type d’actions proposé par les organismes de formation :

  • L6313-1 – 4° : 32 indicateurs sont exigés pour les CFA ou actions de formation en apprentissage ;
  • L6313-1 – 1° : 28 pour les actions de formation ;
  • L6313-1 – 3° : 24 pour la validation des acquis de l’expérience ou les actions VAE ;
  • L6313-1 – 2° : 22 pour les bilans de compétences.

A quoi vous servira cette authentification ?

La certification Qualiopi garantit la qualité d’un dispositif qu’un organisme de formation développe. Ces objectifs sont nombreux :

  • Améliorer la qualité des actions dans le monde du développement des compétences, de la formation professionnelle et de l’apprentissage ;
  • Rendre l’offre de formations harmonieuse dans toute la France ;
  • Attester de la qualité de la formation auprès des futurs collaborateurs formés et des entreprises ;
  • Rendez lisible l’information délivrée sur les contenus pédagogiques et dispositifs proposés par les organismes de formation.

Qui sont les certificateurs Qualiopi ?

On dénombre :

Pour obtenir la certification auprès des instances de labellisation, certaines conditions particulières peuvent être exigées, notamment sur la nature des actions dispensées par l’organisme de formation.

Toutefois, de manière générale, les prestataires d’actions qui œuvrent pour le développement des compétences peuvent choisir en toute liberté leur organisme certificateur. Ces prestataires sont les centres de formation d’apprentis, les prestataires d’actions de validation des acquis de l’expérience, les centres de bilans de compétences et les organismes de formation.

Les prestataires d’apprentissage et de formation qui ont choisi leur organisme certificateur doivent signer un contrat avec celui-ci. Ils seront par la suite soumis à un audit de certification respectant la base du RNQ ou Référentiel National Qualité :

  • Un audit initial ;
  • Un audit de surveillance ;
  • Un audit de renouvellement sur une période de 3 ans ou 4 ans pour les organismes dont la certification a été effective avant le 1er janvier 2021.

Pourquoi la certification Qualiopi est-elle importante ?

Les organismes de formation, qui souhaitent solliciter les organismes payeurs pour bénéficier de fonds mutualisés ou publics, doivent obligatoirement passer par cette authentification. De plus, vos clients seront obligés de payer en intégralité le prix de vos formations.

Etant donné que vous répondrez aux exigences du RNP ou Référentiel National Qualité, vous bénéficiez d’une certaine reconnaissance en tant qu’organisme de qualité. Avec cette certification qui atteste de la qualité de vos formations, vous serez en mesure d’attirer plus de partenaires, de fournisseurs et de clients.

En plus de garantir la pérennité de votre activité, Qualiopi vous permet d’améliorer votre visibilité sur le marché par le biais de la reconnaissance d’une certification officielle.

Les étapes à suivre pour obtenir la certification Qualiopi

Vous devez passer par différentes étapes primordiales pour obtenir la certification Qualiopi.

Étudier le Référentiel National Qualité (RNQ)

Avant d’entamer les démarches pour l’obtention de cette authentification, vous devez prendre le temps de bien étudier le RNQ ou Référentiel National Qualité. Ce dernier précise les 7 critères de qualité à respecter. Ces critères sont à leur tour subdivisés en 32 indicateurs dont une partie ou l’intégralité doit être respectée en fonction du type d’actions proposé par votre organisme de formation.

Demander une certification initiale

Déposez votre demande de certification initiale en ligne sur le site d’un des organismes certificateurs mentionnés dans la liste. Pour franchir cette étape, il vous suffit de remplir un formulaire mis à la disposition des organismes candidats. Une fois votre demande acceptée, vous signerez un contrat de certification dont la validité équivaut à la durée du cycle de certification.

Se faire accompagner

Certains organismes certificateurs proposent un accompagnement à la certification. Néanmoins, si l’organisme que vous avez choisi ne propose pas cette prestation, vous pouvez demander de l’aide auprès des accompagnateurs Qualiopi.

Passer l’audit initial

Au cours de cette étape, l’auditeur vérifie si votre processus est bien conforme aux exigences du RNQ. Pour chaque indicateur, votre organisme doit répondre au niveau requis. En cas de non-conformités, l’auditeur vous fait un retour pour vous permettre de les corriger. Deux types de non-conformités peuvent être évoqués :

  • Les non-conformités importantes remettant en cause la qualité de la prestation ;
  • Les non-conformités peu importantes qui ne la critiquent pas.

L’auditeur vérifie :

  • La bonne intégration du processus de formation par les entreprises concernées, les équipes pédagogiques, les financeurs et apprenants ;
  • Le niveau d’expertise de l’organisme de formation dans son domaine d’activité. Une veille fréquente relative à l’évolution des métiers du secteur choisi et à la législation de la formation professionnelle ;
  • Les compétences du personnel qui doit utiliser le dispositif de formation ;
  • L’emploi de moyens d’encadrement, techniques et pédagogiques adaptés avec la prestation proposée ;
  • L’accompagnement, les modalités d’accueil, les méthodes d’évaluation ainsi que les actions mises en œuvre pour inciter l’apprenant à s’engager afin de s’assurer que le dispositif convient à l’audience ciblée ;
  • Les objectifs de la formation ainsi que la cohérence entre les modalités et les contenus pédagogiques, la cible du programme et les objectifs de la formation ;
  • Les différents aspects de la formation et la qualité de l’information apportée au public concernant ceux-ci. Ces aspects peuvent être les indicateurs de résultats, les méthodes d’enseignement, les tarifs, la durée d’accès et les conditions.

Après avoir conclu le contrat avec l’organisme certificateur, ce dernier vous soumet un plan d’audit que vous validerez par la suite. Ce plan précise les indicateurs évalués, le périmètre ou type d’actions ainsi que la date de l’audit. Ce dernier a généralement lieu environ trois semaines après la signature du contrat. 

Les modalités et la durée de l’audit initial sont différentes en fonction du profil de l’organisme de formation concerné. Ils dépendent notamment du nombre de sites audités, du type de dispositif de formation et du chiffre d’affaires. Habituellement, l’audit dure au minimum une journée.

Obtenir la certification

Pour recevoir votre certification, vous devez fournir un plan qui englobe toutes les actions que vous allez mettre en place pour corriger les non-conformités citées dans le rapport. Si l’audit final avec le certificateur est conforme, vous obtenez votre certification. À partir de là, votre organisme de formation est référencé auprès du Ministère du Travail et de tous les financeurs publics.

Passer un audit de suivi et de renouvellement

L’audit de surveillance ou de suivi a lieu un an et demi après l’obtention de la certification Qualiopi. Il vise à améliorer votre système et à contrôler la conformité des prestations avec le Référentiel national Qualité. 

En revanche, l’audit de renouvellement se déroule trois ans après l’audit initial. Il a lieu sur site et permet de vérifier que l’évolution de la structure et la mise en œuvre continuelle des actions validées trois années plus tôt ont bien été maintenues. 

En conclusion

Exigée pour l’obtention de fonds mutualisés ou publics, la certification Qualiopi permet d’augmenter la visibilité de votre organisme de formation, tout en rassurant votre clientèle. Pour l’obtenir, répondez ainsi à ces nombreux critères et passez par ces 6 étapes indispensables : l’étude du RNQ, la demande de certification initiale, l’accompagnement, l’audit initial, l’obtention de la certification, l’audit de suivi et de renouvellement.

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