Vous souhaitez organiser un prochain événement pour vos clients ou vos collaborateurs ? Viennent certainement les questions suivantes : puis-je l’organiser moi-même pour limiter les frais ou est-il préférable de passer par une agence événementielle ? Quels peuvent être les bénéfices de faire appel à une agence spécialisée ?

Pourquoi organiser un événement ?

L’événement est un canal d’acquisition fort. Quelle que soit la cible visée, clients, collaborateurs, partenaires…, c’est le seul média qui permet le face-à-face.

L’événementiel offre effectivement le privilège de la présence qui permet de convaincre, échanger, répondre aux questions, dissoudre des malentendus éventuels…

Cependant, avant d’organiser un événement, il est essentiel d’en connaître les raisons objectives qui sont bien souvent de 2 ordres :

  • Dimensionner une prise de parole ;
  • Créer de la valeur.

La création de valeur pouvant être de :

  • Créer du lien (dont on a tous tant besoin après 2 ans de pandémie) ;
  • Impliquer ;
  • Animer et engager sa communauté ;
  • Susciter l’attention ;
  • Donner de la visibilité ;
  • Informer.

Quel type d’événement organiser ?

Selon les objectifs et la cible, différents formats peuvent être envisagés et organisés en présentiel, en distanciel ou sur un mode hybride.

Il peut s’agir d’événements professionnels, publics ou privés, à destination d’une cible BtoB ou BtoC, interne ou externe.

organiser un événement avec une agence événementielle

On peut ainsi citer :

  • Le séminaire pour les équipes internes ;
  • Le congrès ou conférence ;
  • Une journée incentive ou teambuilding ou encore kick Off ;
  • Une remise de prix ;
  • La convention d’entreprise ou convention commerciale ;
  • La soirée d’entreprise pouvant être une soirée de gala, une soirée VIP, une soirée de lancement, une soirée presse… ;
  • Une journée portes ouvertes ;
  • Une inauguration ;
  • Un lancement de produit ;
  • Un road show ;
  • Une assemblée générale ;
  • Un salon professionnel ;
  • Un défilé de mode…

Que recherchent les participants à un événement ?

Finis les discours top-down où les invités sont passifs et se contentent d’allocution et de petits fours !

Ceux-ci se révèlent des « spect’acteurs ».

Ainsi, pour faire venir un individu sur un événement, il faut réussir à le surprendre quel que soit le moyen : ça peut être un lieu insolite, une animation très innovante, la présence d’un influenceur reconnu…

Aujourd’hui, les participants ne souhaitent plus assister à un événement. Ils veulent vivre une expérience.

Ils souhaitent ainsi vivre l’événement en pouvant voir, toucher, sentir, goûter, entendre, interagir, vibrer. En un mot, générer des émotions !

Ainsi, faire vivre une expérience à un participant, c’est gage d’un souvenir mémorable et d’une viralité exceptionnelle.

On le voit ici, il ne suffit plus de réunir des individus et proposer des animations et une ambiance festive pour faire l’événement !

Voyons quels sont les avantages de passer par une agence événementielle pour organiser ses événements.

1 – Gain de temps

Concevoir et organiser un événement prend énormément de temps, avant l’événement, pendant et après.

C’est un véritable challenge qui nécessite de planifier des étapes spécifiques.

Les étapes sont nombreuses et très souvent fastidieuses :

  • Conception de l’event. Cette phase est très chronophage, car elle nécessite des recherches, de la réflexion, des créastorming ;
  • Recherche de lieu ;
  • Repérage ;
  • Gestion de la technique ;
  • Création d’une scénographie ;
  • Proposition d’une thématique et d’animations qui viendront nourrir ce thème ;
  • Sélection d’un traiteur ;
  • Décoration ;
  • Mobilier ;
  • Communication ;
  • Gestion des prestataires…

En externalisant la conception et la réalisation de votre événement, vous gagnez un temps fou pour vous et vos équipes, car organiser un événement implique des ressources humaines importantes.

Bien souvent, ces tâches liées à l’organisation de l’événement viennent se rajouter au travail quotidien. Et il y a de fortes chances pour que vous privilégiiez votre entreprise et vos missions quotidiennes. Vous comme vos collaborateurs pour qui l’event n’est pas forcément vécu comme une priorité.

Or gérer un événement requiert temps, attention et implication !

2 – Efficacité business

Libéré des obligations opérationnelles liées à l’organisation, vous êtes disponible le jour J.

Vous pouvez vous occuper de vos invités et vous concentrer sur l’objectif prioritaire de votre événement : faire passer des messages, maintenir le lien, recruter de nouveaux clients…

De plus, en confiant l’organisation à une société d’événements, vous pouvez profiter de cet intermède très souvent festif. Vous pouvez échanger avec vos hôtes et passer un très agréable moment !

3 – Créativité nourrissante

agence événement est créative

L’abondance d’événements, pas toujours très qualitatifs, nuit à la participation du public.

Faire venir des gens sur un événement nécessite de leur offrir quelque chose d’exceptionnel.

On l’a vu, les clients souhaitent désormais vivre une expérience. Ils veulent être surpris et émerveillés. Chaque événement doit leur générer une connexion émotionnelle !

Créer des événements différenciants, remarquables et étonnants, nécessite de la créativité.

Une des valeurs ajoutées de l’agence d’événement est bien la créativité et l’innovation.

De plus, cette originalité et cette inventivité permettent de vous proposer des concepts inédits et créatifs.

Cette imagination et ce souffle créatif se retrouvent aussi dans toutes les phases de la réalisation de l’événement : communication, thématique, animations, scénographie… et l’agence saura toujours apporter ce petit plus qui procurera l’effet whaou à vos invités.

Ainsi passer par une agence d’événements vous permettra de vous différencier, de faire vivre une expérience inédite et mémorable, et surtout d’inscrire durablement votre entreprise ou votre marque dans leur esprit.

Et n’oubliez pas qu’une agence est en permanence en veille des tendances, innovations, nouveautés et nouvelles idées. Elle est ainsi à même de surprendre vos invités.

Elle vous aidera à démarquer votre événement de la multitude et en faire une prestation unique et mémorable.

4 – Une expérience bénéfique

Un événement est plus complexe à organiser qu’on ne l’imagine.

Cela passe par différentes étapes.

Gérer un événement nécessite l’intervention de nombreux corps de métier.

Le responsable événementiel est un vrai chef d’orchestre.

En passant par une agence, vous bénéficiez de l’expérience acquise au fil des ans et des événements organisés.

Vous évitez ainsi les erreurs de débutants et vous bénéficiez des capacités de réactivité de l’agence.

5 – Une sérénité appréciable   

Selon le classement Forbes, l’activité événementielle est le 5ème métier le plus stressant sur 200 juste après l’armée (qui occupe les 2 premières places), les pompiers et les pilotes de ligne ! C’est dire.

On pourra citer parmi ces facteurs de stress : les échéances, les imprévus, les amplitudes horaires, le regard et les avis du public.

Le jour de l’événement, interviennent toujours des problèmes de dernières minutes qui peuvent anéantir un événement préparé depuis des mois :

  • Le retard d’un intervenant expert et réputé ;
  • L’absence d’une personnalité ou d’un influenceur ;
  • Le réseau internet défaillant pour un événement live ;
  • Une météo très capricieuse ;
  • Un bus qui oublie des participants…

Il faut dire que sur un événement, l’organisateur est le seul point de contact avec toutes les parties prenantes.

C’est le premier arrivé et dernier parti. Pas de pause, pas de petits fours…

Externaliser votre événement vous permet d’être plus serein et de limiter la charge mentale événementielle !

6 – Une compétence technique   

La scénographie est une des clés de la réussite d’un événement.

Sublimer un event passe par la technique événementielle.

En effet, la lumière saura mettre en relief une intervention, créer une ambiance, valoriser un lieu.

Sonorisation, éclairage, écrans… permettront aussi de plonger les invités au cœur de votre marque.

La technique est essentielle pour rendre un événement unique et inédit.

Cependant, elle nécessite des compétences spécifiques que seule l’agence événementielle saura vous apporter.

Aujourd’hui, pas un événement ne se fait sans captation vidéo et diffusion en live. Ces dispositifs nécessitent une compétence technique nouvelle et très exigeante.

L’agence événementielle saura prendre en charge cette technique et fluidifier l’expérience pour votre public.

7 – Un respect du budget

Pour organiser un événement, vous disposez généralement d’un budget fixe.

L’agence propose alors un projet selon cette enveloppe et son projet intègre bien l’ensemble des prestations nécessaire à la réussite de l’événement.

A elle ensuite de respecter cette enveloppe en assurant une prestation de qualité tout en étant conforme à la recommandation présentée.

C’est l’agence qui prend le risque en cas de dérapages n’incombant pas au client. C’est une tranquillité supplémentaire pour vous.

De plus, l’agence connait les prix. Elle sait si des prestations sont justifiées ou non et s’il faut fuir certains fournisseurs.

Elle est à même de savoir si elle peut négocier ou pas pour faire rentrer une intervention dans le budget imparti.

Ainsi, confier son événement à une société d’événement est synonyme de respect de budget, mais aussi de prix négociés correctement, tout en respectant les prestataires.

Vous avez ainsi l’assurance d’un budget optimisé.

8 – Une maîtrise des plannings, deadlines et déroulés

agence événement respecte les plannings

Un événement se pense et se construit en amont. Bien avant le jour J.

Le temps est un facteur de stress très important sur un événement.

Il est essentiel d’organiser sa préparation avec des étapes et des deadlines fixes et impératifs.

Par exemple, il faut intégrer que la fabrication d’un décor peut prendre plusieurs semaines, la création d’un site web événementiel plusieurs jours…

Un responsable événement suit l’avancement du dossier. Il respecte le calendrier défini.

Il établit un échéancier avec des deadlines pour chaque tâche.

Habitué à jongler avec les plannings et les events, il saura gérer votre événement.

Organiser un événement impose une pression temporelle.

Confier l’organisation de son événement à une agence événementielle, c’est donc l’assurance d’un projet correctement managé et planifié.

9 – Un regard extérieur

En étant à la fois juge et partie, il peut être compliqué d’avoir une vision objective de son entreprise et de ses problématiques.

Étant impliquée différemment, une agence d’événement extérieur va faire preuve d’objectivité. Elle saura vous challenger sur vos objectifs. Sur la connaissance de vos cibles.

En repérant vos points forts et vos faiblesses, elle pourra vous apporter des solutions appropriées et repérera des opportunités à saisir impérativement.

Par facilité, manque de disponibilité ou d’expertise, on refait souvent la même chose. Une société d’événements vous proposera des actions innovantes auxquelles vous n’aviez même pas songé.

Enfin, une société événementielle dispose d’une expertise et d’une expérience qui lui permet d’oser de nouvelles choses et d’étonner, de surprendre et d’émerveiller votre public.

10 – Un contenu puissant et impactant

Un événement n’est pas simplement le rassemblement de personnes que l’on va choyer avec :

  • Un lieu exceptionnel ;
  • Des animations inédites ;
  • Des intervenants à fort pouvoir d’influence ;
  • Des petits fours gourmands !

Un événement n’est plus un format unilatéral descendant avec des discours top-down. Aujourd’hui, un événement doit être collaboratif, participatif et surtout apporter une vraie valeur ajoutée aux participants.

Ainsi, le contenu d’un événement devient un élément central.

La réussite de votre événement dépendra de la pertinence, l’utilité et la créativité de vos messages.

Qu’il s’agisse d’une soirée, d’une convention, d’un séminaire, d’une inauguration, une agence événementielle saura :

  • Créer un véritable storytelling pour vos publics ;
  • Donner de la pertinence et de la puissance à vos messages ;
  • Aller sur les territoires de l’image, de la vidéo, du média et du digital afin de donner de l’ampleur à votre event ;
  • Et surtout créer une expérience de marque inoubliable et chargée en émotion.

11 – Un accompagnement au long cours

Externaliser la conception et la gestion de son événement, c’est aussi bénéficier des avantages suivants :

  • Des conseils à chaque phase de conception et d’organisation de votre événement ;
  • Une mise en scène des idées ;
  • Une connaissance de prestataires et de contacts en tous genres auxquels vous ne pouvez pas avoir accès par exemple ;
  • Des sites ou lieux époustouflants ;
  • Des artistes sensationnels et inimaginés ;
  • Des techniciens à la limite de la magie ;
  • Des intervenants capables de médiatiser votre événement ;
  • Des influenceurs à fort pouvoir viral ;
  • La gestion d’une logistique très lourde, partie immergée de l’iceberg événementiel ;
  • La communication avant, pendant et après votre événement ;
  • des techniques pour faire venir vos cibles à votre event ;
  • La mise en place de KPI pour mesurer la satisfaction de vos participants ;
  • Des scénographies à fort pouvoir émotionnel ;
  • Sa connaissance en termes de sécurité et de responsabilité…

Confier son événement à une agence présente des avantages à tous les niveaux comme on vient de le voir : temps, créativité, budget, storytelling, technique, communication…

Une société d’événement vous permettra d’être efficace et pertinent dans toutes les sphères de votre event.

De plus, la créativité et l’immersion représentent les tendances événementielles exigées par les consommateurs. Une agence événementielle saura transformer vos futurs événements en une expérience mémorable, émotionnelle et très virale.

Enfin, réussir un événement saura aussi construire une relation de confiance entre l’agence et l’annonceur. Relation de confiance doublement efficace, car à son tour, elle saura amplifier les prochains événements.

En effet, une relation professionnelle basée sur l’écoute, la confiance, la transparence et le respect viendra à son tour nourrir les prochains événements.