signature électronique

Gain de temps, réduction des coûts, économie de papier… La signature électronique est un formidable outil pour gagner en productivité. Découvrez ses avantages dans cet article…

Imprimer un contrat, le signer, le scanner pour ensuite le renvoyer au client, puis répéter l’opération tout au long de la journée… Nous passons énormément de temps à gérer l’aspect administratif de notre activité. Du temps qui pourrait être investi de façon plus judicieuse.

Formation Création et développement d'une activité de formation

Heureusement, la signature électronique vient à la rescousse. Une fois adoptée, la signature sera votre meilleure alliée au quotidien. De notre côté, nous l’avons mise en place fin 2020 pour tous nos contrats et conventions de formation. Cela nous fait gagner un temps fou chaque mois.

Voyons voir ensemble les avantages de ce dispositif.

Les avantages de la signature électronique

Le premier avantage indéniable, est le gain de temps. Comme vu précédemment, l’édition de contrat peut prendre un temps fou lorsque cela se répète tout au long de la journée, avec la signature électronique vous gagnez un temps précieux.

En quelques clics vous ajoutez le document sur la plateforme et il suffit ensuite d’envoyer le document pour signature à votre client. La relance automatique de signature est souvent intégrée à ce type d’outil, ce qui fait gagner encore du temps.

Deuxième avantage : la réduction des coûts. Vous n’avez plus à imprimer les documents ni à les envoyer par la Poste. Le fait de ne pas avoir à imprimer les documents fait gagner en place. A titre d’exemple, j’ai pu diviser par 10 la taille de mes archives de documents, le bonheur !

Troisième avantage, c’est un service que vous donnez à vos clients. De leur côté, ils gagnent également du temps et n’ont pas à imprimer de document. Sans compter les clients qui n’ont pas d’imprimante et qui, grâce à la signature électronique, peuvent éviter d’avoir à trouver une imprimante chez un tiers.

Quatrième avantage : la sécurité. Vos signatures sont certifiées par un tiers rendant vos documents beaucoup plus sécurisés.

Dernier avantage : la praticité. En quelques clics on peut signer un document. La manœuvre est tellement simple qu’elle peut être faite en déplacement. Les services de signature électronique vous permettent aussi d’archiver les documents, vous êtes ainsi sûr de ne pas les perdre.

Dans la pratique

Les divers outils de signature électronique proposent plus ou moins ce parcours :

1 : Vous renseignez les coordonnées du signataire (généralement mail et numéro de mobile).

2 : Vous chargez votre document pdf et apposez les signatures dans le document.

3 : Votre interlocuteur reçoit un email l’invitant à signer le document. Ce mail est souvent associé à un SMS pour confirmer son identité.

Et c’est tout ! C’est ultra simple et cela fait gagner un temps précieux.

Coté tarif, tout dépendra de l’outil choisi et du volume de signatures mensuelles, on trouve des offres à partir de 9€. Comptez 20/30€ par mois pour un usage illimité.

Notre retour d’expérience

Comme je l’écrivais plus haut, nous avons mis en place la signature électronique fin 2020. La signature électronique nous a permis d’être beaucoup plus productifs, de gagner en temps et en satisfaction clients.

Au départ nous l’utilisions uniquement pour les contrats, nous avons étendu son usage à tous les documents encadrant nos prestations de formation (émargement, attestation, contrat, convention…). Nous en sommes extrêmement satisfaits !

Pour conclure, la signature électronique est un outil de productivité qui peut s’adapter quelle que soit la taille de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. C’est à la fois un outil qui va vous faire gagner du temps et gagner en crédibilité auprès de vos clients.

Et vous, utilisez-vous la signature électronique ?