Big Data - 5 conseils pour gérer la data de son entreprise - 26 novembre 2018

5 conseils pour gérer la data de son entreprise

Nicolas Martin Consultant en Inbound Marketing et Intelligence Opérationnelle BtoB

La gestion des données est une préoccupation majeure pour les dirigeants d’entreprise. Bien plus qu’un simple concentré d’informations sur des contacts, les fichiers data que vous conservez précieusement permettent une approche marketing et commerciale optimale de vos prospects…

La récente entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) remet en question beaucoup de pratiques employées dans le traitement et l’analyse des données recueillies par les entreprises. De nouveaux métiers, outils et de nouvelles techniques sont apparus. Ce n’est donc pas un hasard si aujourd’hui on ne parle plus de big data, mais de smart data.

Sensibiliser l’ensemble des collaborateurs à la gestion des données

Les articles 32 à 35 du RGPD créés par le législateur européen font prendre conscience au dirigeant que gérer de la donnée est avant tout une mission collective. Le fameux DPO (Data Protection Officer) est le garant de la transmission des bonnes pratiques et aussi le principal atout pour la gestion de ses données.

Apprendre à bien manier la data commence d’abord par la formation des employés au traitement des informations. La sensibilisation permet à l’ensemble des parties prenantes d’une entreprise de se poser les bonnes questions. Ai-je bien sécurisé ma base de contacts ? Ai-je réellement besoin de toutes les informations d’un formulaire ? Comment dois-je traiter les données entrantes… ?

Réaliser en interne un audit des problématiques liées à la gestion des données est un premier pas. Sensibiliser chaque collaborateur est donc dans un premier temps indispensable pour bien gérer la data.

Construire une stratégie de smart data

Une entreprise peut recueillir en une année un nombre incalculable de données par le biais de différentes sources. Pour bien gérer ces flux, il est indispensable d’introduire une stratégie de traitements des données flexible adaptée à l’ensemble des fonctions. Il est loin le temps du carnet d’adresses sur le coin du bureau. Aujourd’hui, la data doit être récoltée, actualisée et accessible à toutes les équipes.

Pour y parvenir, vous devez identifier les données qui sont nécessaires au développement de votre entreprise. Ainsi, chaque pôle se doit de connaître les informations utiles ou non à son activité. Par exemple, le commercial a-t-il besoin de l’adresse IP du prospect qu’il a au bout du fil ? Non bien évidemment !

Voici quelques exemples de données utiles pour les différentes fonctions d’une entreprise :

  • Prénom, nom, email professionnel, téléphone pro et nom l’entreprise : ce sont les basiques pour les campagnes marketing et la phase de prospection commerciale ;
  • Adresse IP et autres métadonnées : pratique pour l’analyse des performances d’une stratégie digitale, il est conseillé toutefois de ne pas extraire ces informations ;
  • Adresse : professionnelle ou personnelle vous pouvez vous en passer.

BtoB ou BtoC, la data est le nerf de la guerre, mais inutile d’en avoir trop. En interne, vous devez connaître le chemin parcouru par chaque donnée dans le but d’en tirer profit. Selon une enquête Sparklane, pour 77 % des commerciaux l’actualisation des données au sujet d’un prospect permet de renforcer leur discours.

Définir un processus interne de traitement et d’analyse des données

Nous y voici, la mission la plus complexe dans la gestion de la data au sein d’une entreprise. Même dans les meilleures structures, il est facile de perdre ou d’avoir des informations erronées (en effet, imaginez la quantité d’informations récoltées par Amazon). Il est donc conseillé de mettre en place un processus clair et précis des tâches. Identifiez dans un premier temps chaque acteur intervenant sur chacune des données. Dans un second temps, déléguez le traitement à une personne compétente. La création du métier de data analyste peut être la solution. Enfin, actualisez en permanence les données en votre possession, la recommandation est de l’automatiser le plus possible.

Comme inscrit dans le RGPD, chaque entreprise qui traite des données personnelles se doit d’en schématiser la gestion. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur des logiciels en ligne comme Lucidchart accompagné d’un simple classeur Excel. En ce qui concerne de l’analyse de risque des données récoltées, l’outil gratuit PIA (Privacy Impact Assessment) mis en ligne par la CNIL est très complet. Il peut ainsi vous accompagner dans l’élaboration d’une méthodologie interne.

Utiliser des outils digitaux adaptés à vos besoins

La gestion des données doit se faire rapidement et efficacement. Pour cela, vous devez vous équiper d’outils qui permettent à votre entreprise de ne pas être noyée sous la masse d’informations. Pour faciliter les échanges entre vos différentes équipes, il faut mettre en place un logiciel CRM (Customer Relationship Management) complet. En effet, des outils tels que Salesforce, Hubspot, Marketo ou Plezi sont très utiles pour gérer et sécuriser les données en votre possession.

Dans la gestion de la data, l’efficacité opérationnelle est un enjeu primordial pour un retour sur investissement rentable. C’est pour cela qu’une utilisation de plateformes en ligne comme Google Drive, One Drive, Trello ou Slack est vivement conseillée. Vous pouvez ainsi stocker et partager en interne l’ensemble des ressources indispensables à votre activité. Finis les nombreux mails échangés entre le service marketing et commercial pour des fichiers de prospects.

Faire un bilan complet des données de l’entreprise

Une fois l’ensemble de ces conseils mis en place au sein de votre entreprise, il faut effectuer ponctuellement une analyse complète de vos données. Un bilan 2 à 3 fois par an est une bonne pratique et permet aux dirigeants d’avoir une visibilité sur la santé de la data. Pour commencer, missionnez une ou plusieurs personnes en interne sur cette mission. Sachez qu’il faut compter environ 160 heures de travail pour un seul reporting dans une PME.

Pour créer un reporting efficace, voici une checklist d’un projet d’analyse de data :

  • Centraliser sur un fichier (classeur Excel par exemple) l’ensemble des données récoltées pour la période analysée (3 mois, 6 mois ou même 1 an) ;
  • Supprimer les informations inutiles pour votre entreprise, les doublons ou bien les propriétés erronées ;
  • Segmenter les données en fonction de vos objectifs (une cible de prospects, les clients d’un produit ou d’un service, la zone géographique…) ;
  • Identifier les informations manquantes (email, prénom, nom , entreprise…) ;
  • Actualiser votre base de données et votre CRM ;
  • Planifier les actions à mener sur les prochains mois ;
  • Partager avec l’ensemble des collaborateurs les actions effectuées (il faut impliquer tout le monde, pour en revenir au premier conseil).

 

La gestion des données est devenue un enjeu crucial pour toutes les entreprises. Bien plus qu’une simple tâche dans un agenda, la data représente une véritable fonction. L’apparition dans les années 2000 du Big Data a fait naître de nombreux fantasmes aux dirigeants. Tout savoir et tout connaître sur les prospects apparaissait alors comme une oasis dans le désert. Néanmoins, aujourd’hui, le trop-plein de données oblige les entreprises à mettre en place une véritable stratégie. Cette dernière se base sur les conseils cités dans cet article.