Entreprendre - Relance client : 9 techniques pour se faire payer plus rapidement par ses clients ! - 22 octobre 2018

Relance client : 9 techniques pour se faire payer plus rapidement par ses clients !

Sylvain Lembert Fondateur Webmarketing & co'm

Pour une entreprise, la trésorerie c’est le nerf de la guerre. Malheureusement, les retards de paiement  divers sont monnaie courante. Un retard de paiement, pouvant déboucher sur une facture impayée, peut entraîner de sérieux problèmes s’il n’est pas bien géré. Surtout pour les petites entreprises et freelances. Voici donc 9 techniques pour mieux vous organiser dans le suivi du paiement de vos factures…

1 : Prévenir plutôt que guérir : la contractualisation

Afin d’entamer une relation de confiance avec votre futur client et prévenir les retards de paiement, mieux vaut mettre en place un contrat de vente dès le début de la prestation. Bien sûr, le contrat devra préciser le détail de votre prestation, les délais de réalisation, les éléments à fournir par le client… Et pour la partie paiement, les modalités de paiement, les délais, intérêts de retard, pénalité en cas de défaut de paiement… Pour rappel, la loi fixe à 30 jours le délai de paiement. Malheureusement, ce délai n’est souvent pas respecté.

Des modèles de contrats sont proposés sur Internet, n’hésitez pas à faire quelques recherches, mais surtout vérifiez leur efficacité avec votre expert-comptable, avocat ou autre professionnel du droit.

En parallèle, pensez à ajouter la mention obligatoire suivante sur vos factures concernant les pénalités de retard :

« En cas de retard de paiement, application d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ selon l’article D. 441-5 du code du commerce. »

2 : Privilégier le paiement immédiat et récompenser les bons payeurs

Afin de privilégier le paiement immédiat, avant le début de votre prestation vous pouvez offrir une réduction pour les clients payant en amont de la prestation. Si vous ne souhaitez pas faire de ristourne, vous pouvez également offrir un petit bonus en plus de la prestation prévue initialement. Vous instaurez ainsi un partenariat gagnant-gagnant.

3 : Faciliter le paiement

Avant de pester sur vos clients, assurez-vous que vous offrez toutes les facilités pour payer rapidement :

  • Envoyez rapidement vos factures ;
  • Proposez un étalement du paiement via un échéancier ;
  • Proposez différents moyens de paiement : virement, Paypal mais aussi carte bleue (certains logiciels de facturation proposent le règlement des factures par CB, bien pratique) ;
  • Envisagez, en cas de paiement régulier, un prélèvement automatique ou virement programmé vous assurant de n’avoir jamais à relancer vos clients !

4 : Avoir toujours une vue sur ses factures impayées et le montant global

Pensez à toujours entrer les différents paiements reçus au fur et à mesure dans votre logiciel de facturation, cela vous permettra d’avoir une vue sur les factures restant à payer. Et d’avoir une vue rapide sur tous les clients à relancer pour retard de paiement.

Cerise sur le gâteau, cela vous aidera à estimer votre future trésorerie et piloter votre entreprise en fonction.

En matière de relance de paiement et de suivi de facturation, l’organisation sera une qualité clé 🙂

5 : Préparer un calendrier et un script de relance

Afin de ne pas être pris au dépourvu (ce n’est jamais très agréable de relancer ses clients), préparez un plan d’attaque, un process que vous suivrez pour vos emails de relance.

Mettez en place un calendrier de relance.

Exemple :

  1. Quelques jours avant la date d’échéance : mail de confirmation pour vérifier que le client a bien pris en compte la facture. Cela vous évitera les malentendus et mauvaises réceptions de facture ou autre. En bref, vous détectez en amont les problèmes pour éventuellement les résoudre et ne pas perdre de temps sur le délai de paiement ;
  2. Relance à J+7 ;
  3. Relance à J+30…

Améliorez progressivement votre script en fonction des retours et de vos ressentis. A noter que des lettres-types peuvent être trouvées si besoin sur Internet. Mais je vous conseille de les faire vous-même pour y mettre votre personnalité.

6 : Bien connaître ses clients et leurs process internes

Il est également important de bien connaître les processus de paiement de chacun de vos clients afin d’adapter vos relances en conséquence. Si vous savez que le client doit respecter un process interne avec un délais fixé qui n’est pas forcément le vôtre, tant que vous êtes d’accord avec ce délai et que le client le respecte, rien ne sert de passer du temps à relancer pour une demande de paiement.

Apprenez également à identifier les différents profils de clients et leurs comportements vis-à-vis du paiement pour accentuer vos actions de relance là où il faut. Cela vous permet également de mieux juger votre risque client.

De même il est important de savoir qui valide le paiement et qui effectue le paiement chez votre client afin de relancer la bonne personne et ne pas perdre votre temps.

7 : Privilégier la relance téléphonique

La meilleure façon d’avoir un retour rapide et des infos sur pourquoi votre client ne paye pas est de privilégier la conversion. Appelez votre client et essayez de démêler la situation. Plus tôt vous appellerez le client plus vous serez en mesure de débloquer la situation dans les meilleures conditions.

8 : Privilégier l’amiable mais savoir se défendre en cas de besoin

Afin de ne pas détériorer la relation que vous avez avec votre client, privilégiez toujours le recouvrement amiable et les relances cordiales. Mais quelquefois cela ne suffit pas. Et dans ce cas, sachez vous entourer  pour obtenir votre dû !

Si la lettre de mise en demeure peut être un premier pas, c’est souvent inutile si celle-ci n’est pas envoyée par un huissier. Dans ce cas, pensez à envoyer en lettre recommandée.

Première solution pour les créances ponctuelles : une mise en demeure par huissier. Envoyez une lettre d’huissier mettra les points sur les i et vous assurera de récupérer votre argent. Les frais d’huissier de justice seront en plus remboursés par votre client.

En cas de besoin régulier que vous n’arrivez plus à gérer en interne, avoir recours à un cabinet de recouvrement peut être la solution. Mais comme toute solution de ce type, prévoyez le coût.

Dernier recours : l’assignation par avocat pour une éventuelle action en justice au tribunal compétent.

9 : S’équiper des bons outils et services pour gagner du temps dans ses relances

Afin de mieux suivre les retards de paiement et gagner du temps dans ses relances, il est essentiel également d’opter pour les bons outils.

Un bon outil de facturation intégrera des fonctionnalités pour suivre ses paiements et gérer ses relances. C’est le cas de Zervant qui a pris au sérieux le problème des impayés qui touche la quasi-totalité des entreprises aujourd’hui.

Plusieurs fonctionnalités ont été pensées dans ce but :

Déjà les factures impayées sont isolées dans un onglet « non payées », vous avez ainsi une vue rapide des clients à relancer et le total des sommes qui vous sont dues tous clients confondus.

Ensuite Zervant vous permet de proposer le paiement en ligne à vos clients. Vos clients peuvent ainsi payer par carte bleue. Plus d’excuse concernant la facilité de paiement 🙂

L’e-facturation qui va être de plus en plus intégrée dans la plupart des entreprises est également disponible. Ce système permet de s’affranchir de la bonne vieille facture pdf / papier pour connecter la facturation fournisseur à celle du client.

Chose intéressante encore, vous avez la possibilité de gérer automatiquement l’aspect lettre de relance par courrier, quelquefois les mails ne sont pas lus, un courrier papier aura plus de chances d’obtenir l’attention de votre client.

Et le meilleur pour la fin, grâce à un partenariat avec la société Finexkap, le montant de vos factures en attente de paiement peut vous être avancé par l’intermédiaire de sa filiale Finexkap AM, société de gestion de portefeuille agréé par l’Autorité des marchés financiers (GP-14000044). En cas de besoin de trésorerie, cette solution présente l’avantage d’être simple, rapide et sans aucun engagement puisque les frais de financement ne sont dus qu’en cas de financement effectif. Enfin, et c’est un avantage unique, la solution est directement intégrée à votre logiciel de gestion et de facturation Zervant. En quelques clics, vous effectuez votre demande et, en cas d’acceptation, les difficultés sont réglées en 24h !

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Zervant propose des solutions accessibles aux petites structures, le premier abonnement commence à partir de 7€ par mois. Et vous bénéficiez d’un essai gratuit de 14 jours pour voir si l’outil correspond à vos besoins.

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Article écrit en collaboration avec Zervant