Lancer son activité de formation : les étapes

Le marché de la formation professionnelle a connu de nombreuses évolutions au cours des dernières années. Dernière réforme en date, la Loi « Avenir Professionnel » du 5 septembre 2018 donne à chaque personne la liberté de choisir son avenir professionnel. Et ce, grâce à l’introduction du Compte Personnel de Formation (CPF) et en renforçant l’investissement des entreprises dans les compétences de leurs salariés…

L’avenir de la formation en France s’annonce radieux, en témoigne le projet de budget 2025 pour l'emploi et la formation professionnelle qui est en hausse de 7% par rapport à 2024.

Et si c’était le bon moment pour vous de vous lancer dans la formation professionnelle ? Vous pourriez ainsi dispenser vos propres formations et bénéficier des financements publics et mutualisés type OPCO ou CPF.

Voici les étapes pour lancer son activité de formation :

Étape 1 : création de votre société

Quel statut juridique choisir ?

Comme pour tout projet entrepreneurial, l’exploitation d’une activité nécessite un cadre et une structure juridique. Le choix de la forme juridique aura des impacts sur le niveau de responsabilité du dirigeant, sur sa rémunération, ou encore sur son statut fiscal ou social.

Les différents statuts juridiques

Pour le statut juridique, vous pouvez notamment opter pour :

• La micro-entreprise : avec ce statut, vous pourrez difficilement recruter des salariés. Vous vous chargerez seul des prestations proposées par votre entreprise.
• Une société : dans le cas où le projet de création de centre de formation implique plusieurs personnes, la mise en place d’une société, notamment une SARL ou une SAS, se présente comme la meilleure solution. Si le porteur de projet n’est qu’une seule personne, il peut opter pour l’EURL ou la SASU.
• Une association : à l’inverse des sociétés de formation, l’association d’organisme de formation se distingue par son but non lucratif. Elle doit être composée d’au moins deux associés.

La demande auprès des organismes de formation ne cesse d’augmenter. De fait, l’activité et le chiffre d’affaires des organismes de formation ont tendance à vite se développer. Il est donc plutôt recommandé de se tourner vers des formes de sociétés.

La majorité des entrepreneurs choisissent de créer une SAS pour exploiter leur organisme de formation. La SAS a l’avantage d’offrir à ses fondateurs une grande liberté statutaire. Ces derniers sont libres d’organiser librement le fonctionnement et l’organisation de leur société (contrairement à la SARL beaucoup plus encadrée par le Code de commerce).

La société, un gage de crédibilité

Une société, bien que plus complexe à la création, offre une responsabilité limitée à ses fondateurs (les patrimoines professionnels et personnels sont distincts). C’est aussi un gage de crédibilité et de stabilité aux yeux de leurs clients, co contractants ou de leurs prestataires financiers (banques…).

Étape 2 : déclaration de votre organisme de formation

Une fois votre société créée, vous devez ensuite déposer une déclaration d’activité au service régional de contrôle de la DREETS de votre région.

Les démarches administratives pour créer un organisme de formation en France sont nombreuses et complexes. Il convient de bien préparer sa demande.

Qui est concerné ?

Est concernée par la déclaration d’activité toute personne physique ou morale exerçant l’une des actions de développement des compétences suivantes :

• Action de formation ;
• Bilan de compétences ;
• Actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience ;
• Actions de formation par apprentissage.

Les prestataires proposant des formations à des particuliers dans leurs activités de loisirs et les entreprises qui réalisent pour leur personnel des formations professionnelles internes par leurs propres moyens ne sont quant à elles pas concernées.

Quand déposer sa déclaration d’activité ?

Vous devez déposer votre déclaration d’activité dans les 3 mois qui suivent la conclusion du premier contrat ou de la première convention de formation.

Où déposer sa déclaration d’activité ?

Pour effectuer votre demande de numéro d’activité, vous devez vous rendre sur la plateforme EFP Connect.

Quels documents dois-je joindre à mon dossier ?

Lorsque vous demandez votre numéro de déclaration d’activité (NDA), vous devez joindre de nombreux documents parmi lesquelles :

• Un KBIS de moins de 3 mois ;
• Un extrait du casier judiciaire du responsable de l’organisme de formation ;
• La liste des formateurs et leur CV ;
• Le CV et les motivations de votre ou vos apprenants ;
• Le programme de formation ;
• La première convention ou le premier contrat de formation.

Le refus d’enregistrement

Le Département du Contrôle de la DREETS peut vous refuser l’enregistrement dans les cas suivants :

• Les prestations prévues ne correspondent pas à l’une des actions de développement des compétences mentionnées à l’article L. 6313-1 du Code du Travail ;
• Les dispositions relatives à la réalisation de la prestation ne sont pas respectées ;
• Le dossier est incomplet.

La décision de refus d’enregistrement est motivée par l’administration. Elle ne peut faire l’objet d’un recours devant le tribunal administratif qu’après recours préalable devant la DREETS dans les deux mois de la notification de la décision.

Il est donc préférable de se faire accompagner pour la déclaration d’activité pour éviter un refus et l’allongement du délai d’obtention du numéro d’activité.

Étape 3 : gérer son organisme de formation

Les actions de la formation professionnelle continue sont encadrées par de multiples règles et strictement contrôlées.

Le cadre législatif prévoit en effet des dispositions afin de garantir l’information du public et d’assurer une bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle continue. Les organismes de formation sont donc soumis à diverses obligations.

Les organismes de formations doivent notamment :

• Effectuer une déclaration d’activité ;
• Soumettre annuellement un bilan pédagogique et financier (BPF) ;
• Respecter des modalités spécifiques de contractualisation ;
• Respecter des règles comptables spécifiques ;
• Informer les stagiaires.

Les documents obligatoires des organismes de formation

Voici les documents obligatoires lorsqu’on démarre une activité de formation :

• Le programme de formation : ce document doit détailler les caractéristiques de la formation ainsi que le contenu pédagogique.
• Le contrat ou la convention de formation : le contrat doit être conclu pour les personnes physiques tandis que la convention de formation concerne les personnes morales. Ces documents officialisent les relations entre l’organisme de formation et ses clients.
• Le contrat de sous-traitance : ce contrat est indispensable si vous sous-traitez votre prestation à un autre OF ou à un formateur indépendant.
• Le règlement intérieur : tout OF doit établir un règlement intérieur applicable à ses apprenants. C’est une obligation légale.
• La feuille d’émargement : pour chaque demi-journée de formation, la feuille d’émargement doit être signée par le formateur et le stagiaire.
• Le certificat de réalisation : ce certificat permet de s’assurer de l’exécution des différentes actions de formation.

Étape 4 : demander l’exonération de TVA

« Sont assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) toutes les prestations de formation réalisées dans le cadre de la formation professionnelle dès lors qu’elles sont dispensées par des organismes de droit privé. »

Articles 286 A et 293 B du Code Général des Impôts

Dans quel cas l’exonération de la TVA est-elle possible ?

Les organismes de formation de droit privé ayant déclaré leur activité peuvent choisir d’être exonérés de la TVA pour les opérations réalisées dans le cadre de la formation professionnelle. La demande d’exonération est possible à tout moment.

Quelle est la procédure à suivre pour être exonéré de TVA ?

Pour être exonéré de TVA, les organismes de formation doivent compléter et renvoyer le formulaire CERFA 10219*16 en trois exemplaires par lettre recommandée avec accusé de réception à la DREETS de leur région.

Le département de contrôle de la formation professionnelle vérifie ensuite que l’OF est bien à jour de ses obligations en matière de déclaration d’activité, de dépôt du BPF et qu’il exerce bien une activité relevant du champ de la formation professionnelle.

Le service concerné dispose d’un délai de trois mois pour accorder ou refuser l’attestation. À défaut de réponse dans ce délai, l’attestation est réputée accordée.

Étape 5 : obtenir la certification Qualiopi

La certification Qualiopi, différente de la certification ISO 9001, est une certification qualité obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences et qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés (type OPCO ou CPF).

Et pour éviter les pièges courants lors de la mise en place d’une certification, cet article sur les erreurs à éviter avec la certification webmarketing peut vous être d’une grande aide.

La marque « Qualiopi » vise à :

• Attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences ;
• Permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers.

Le référentiel Qualiopi

La certification Qualiopi comprend 32 indicateurs divisés en 7 critères.

Afin d’obtenir la certification Qualiopi, vous devez répondre aux attendus de chacun des 32 indicateurs. Selon votre situation, vous pourriez ne pas être concerné par tous les indicateurs du référentiel.

Voici les 7 critères :

Critère 1 – Information des publics

Ce premier critère vous demande de présenter les conditions d’information au public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

Critère 2 – Identification des objectifs et adaptation aux apprenants

Ce critère insiste sur l’identification précise des objectifs de vos prestations, et l’adaptation de vos formations aux publics lors de la conception de la formation.

Critère 3 – Adaptation des moyens pédagogiques et des modalités

Le critère 3 traite de l’adaptation aux publics bénéficiaires de vos prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et l’évaluation mise en œuvre.

Critère 4 – Adaptation d’un éco-système favorable aux bénéficiaires

Il concerne l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

Critère 5 – Mise à disposition d’un personnel qualité et compétent

Le critère 5 se concentre sur la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

Critère 6 – Inscription du prestataire dans un environnement socio-économique

L’avant-dernier critère traite de votre inscription et de votre investissement dans l’environnement professionnel.

Critère 7 – Traitement des appréciations et application d’une démarche d’amélioration continue

Enfin, le critère 7 concerne le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Comment obtenir la certification Qualiopi ?

Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez tout d’abord lire le guide Qualiopi afin de comprendre quelles sont les attentes.

Ensuite, vous devez créer des outils et des process pour répondre aux attendus de chacun des indicateurs Qualiopi. Pour cela, vous pouvez le faire tout seul. Vous pouvez aussi vous faire accompagner ou acheter des packs de documents sur internet.

Une fois que votre démarche est prête, et que vous avez pu la mettre en œuvre sur au moins une formation, vous pouvez contacter un organisme certificateur Qualiopi et fixer avec eux une date d’audit. Il y a environ 40 organismes certificateurs aujourd’hui.

L’auditeur vient chez vous ou dans vos locaux et audite votre fonctionnement. Si tout est conforme, vous recevrez votre certification Qualiopi quelques jours après l’audit. Dans le cas contraire, vous devrez les supprimer dans un délai de 3 à 6 mois.

A propos de l’auteur

Maxime Pélerin : Depuis 2020, j’ai aidé plus de 800 formateurs indépendants à créer, structurer et développer leur activité de formation. Co-fondateur de Devenir Formateur Indépendant : LA plateforme dédiée aux formateurs indépendants qui vous accompagne gratuitement dans toutes vos étapes.
Linkedin