Comment négocier un contrat avec un client ? 13 bonnes pratiques à retenir

Tôt ou tard, vous allez travailler avec un client qui veut « changer un peu les choses ». Il voudra probablement changer les services que vous offrez ou revoir votre contrat de travail. Votre réaction immédiate pourrait être « Non ! », mais ne soyez pas impulsif ! Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez décider de négocier avec un client et convaincre efficacement sans forcer…

1. Commencez toujours par une ébauche de contrat

La première stratégie de négociation de contrat devrait aller de soi : n’entamez pas une négociation sans rien à négocier ! L’une des plus grosses erreurs que vous pouvez commettre est de négocier les termes de la relation avant qu’ils ne soient définis dans un contrat.

Alors, commencez toujours les négociations par une ébauche du contrat ! Celle-ci n’a pas besoin d’être parfaite, et il est normal que les premières ébauches d’un accord soient jonchées de remarques. Mais la création d’un contrat simple et l’élaboration des principes clés qu’il contient réduiront en fait le temps passé à délibérer sur ce à quoi les conditions finales devraient ressembler, car cela fournit un point de départ pour ces discussions. 

2. Restez flexible

Parfois, dans les négociations contractuelles, il y aura simplement des «lignes dures» que les deux parties auront du mal à franchir et où elles ne feront aucun compromis. Si c’est le cas, examinez le contrat dans son ensemble pour déterminer s’il y a des concessions que vous pouvez faire. 

Par exemple, vous devrez peut-être ajuster vos honoraires, vos marges ou vos conditions en fonction de la situation, des préférences ou des contraintes du client. Vous devrez peut-être également offrir des remises ou des bonus pour adoucir la relation ou surmonter les objections. 

Cependant, vous devez également faire attention à ne pas trop souvent faire de compromis, car cela pourrait nuire à votre valeur ou à votre crédibilité. Vous devez toujours avoir un niveau minimum acceptable. Pesez donc le risque du contrat par rapport aux avantages potentiels du partenariat. 

3. Fixez des objectifs de la négociation contractuelle

L’objectif de toute négociation de contrat de bonne foi est de parvenir à des conditions équitables et avantageuses pour toutes les parties concernées. Pour ce faire, identifiez vos intérêts respectifs, évaluez les différentes alternatives puis entendez-vous sur les termes du contrat.

Dans cet esprit, demandez-vous si vos objectifs de négociation de contrat peuvent répondre aux questions suivantes :

• Ai-je clairement expliqué tous les termes et conditions de ma proposition de renégociation ?
• Les biens ou services que je fournis sont-ils définis de manière appropriée ?
• Ai-je inclus un échéancier de paiement, des conditions de financement et des coûts totaux dans ma rémunération ?
• Ai-je défini des attentes raisonnables pour la relation d’affaires à l’avenir ?
• Toutes les dates de renouvellement requises, les dates d’entrée en vigueur et les dates d’achèvement sont-elles clairement indiquées ?
• Ai-je abordé les responsabilités et les risques associés au changement de contrat ?

4. Soyez pointilleux sur les détails

Même si votre client n’est pas trop préoccupé par les détails, vous devez tout suivre attentivement et définir les conditions.

Encore une fois, posez-vous les bonnes questions :

• Quel pourcentage d’avancement à chaque étape du projet est suffisant pour être facturé ? 
• Quelle est votre politique sur les ordres de modification ? 
• Quel est le délai raisonnable pour s’attendre à ce que les changements soient terminés ? 
• Si le projet final est en retard ou toujours en cours à ce moment-là, quelles sont les options ? 
• À quels moments la signature sera-t-elle nécessaire ou pouvez-vous facturer en fonction de la livraison ?

Les approbations à chaque étape peuvent entraîner des retards importants qui peuvent avoir des répercussions sur chaque partie du projet.

5. Comprendre les besoins de votre client et de votre candidat

Une autre étape clé de la négociation consiste à comprendre les besoins, les objectifs et les points faibles de votre client. Cela vous aidera à adapter votre offre et votre argumentaire à sa situation, et lui montrera comment vous pouvez résoudre ses problèmes ou ajouter de la valeur à ses projets. 

Par exemple, vous pouvez demander à votre client :

• Son budget ;
• Son calendrier ;
• Ses attentes.

En comprenant ses besoins, vous pouvez également identifier les domaines potentiels de compromis.

6. Communiquer clairement et en toute confiance

La communication est essentielle pour une négociation réussie. Vous devez :

• Communiquer clairement et en toute confiance vos tarifs et conditions ;
• Écouter activement et avec empathie les commentaires, préoccupations et objections de votre client ;
• Eviter d’utiliser un langage vague ou ambigu, tel que « peut-être », « autour » ou « ça dépend ». Utilisez plutôt un langage précis et affirmé, tel que « les frais sont », « le contrat stipule » ou « l’avantage est » ;
• Éviter de faire des suppositions ou de sauter aux conclusions, et toujours demander des éclaircissements ou une confirmation si nécessaire.

7. Restez raisonnable

Restez poli tout au long de votre négociation et utilisez des faits dans vos arguments plutôt que de vous fier à vos émotions. Montrez que vous vous souciez de ce que pense l’autre partie et pratiquez l’écoute active en lui accordant toute votre attention et en limitant les distractions. Posez-leur quelques  questions de suivi  pour en savoir plus sur ses attentes et objectifs.

De plus, la maîtrise émotionnelle et l’autorégulation peuvent vous être bénéfiques dans une négociation. Restez calme en affichant un langage corporel confiant et ouvert et un style de communication uniforme.

8. Prenez votre temps

Certains clients voudront se lancer immédiatement dans le processus de négociation du contrat, comme lors de votre toute première réunion, surtout s’ils sont impatients de démarrer le projet. Cependant, quelle que soit la préparation que vous faites au préalable, il y aura presque toujours des choses qui surgiront lors de votre première réunion auxquelles vous ne vous attendiez pas (comme une portée de projet plus large ou des délais plus serrés), il est donc tout à fait normal de demander du temps pour réévaluer vos conditions.

Communiquez simplement à votre client que vous avez besoin d’un peu de temps pour réfléchir à vos conditions et faites-lui savoir quand il peut s’attendre à ce que vous soyez prêt à commencer à négocier. Par exemple, dites-leur : « Je n’ai pas toutes ces réponses pour le moment, mais une fois cet appel terminé, j’y réfléchirai et je vous répondrai par e-mail d’ici ce soir. »

9. Utiliser des preuves et des exemples

En affaires, il est toujours préférable « d’utiliser des faits, pas des sentiments ». Pendant la négociation, évitez les déclarations liées aux sentiments comme « je crois » ou « je pense ». Au lieu de cela, restez ferme, donnez des exemples et soyez direct en utilisant des phrases comme « Si nous faisons X, Y arrivera » ou « C’est mieux si nous faisons X parce que… ».

Dans votre contrat de freelance lui-même, étayez toutes les affirmations que vous faites avec des preuves. Par exemple, si vous essayez de convaincre votre client que vous devrez prévoir quelques heures pour préparer un brief créatif avant de plonger dans la conception de son logo, assurez-vous de lui donner des exemples de ce à quoi cela ressemblerait et justifiez le processus.

10. Gardez une trace des questions nécessitant une discussion

Les négociations peuvent devenir déroutantes. Les clients sont souvent frustrés par un manque apparent de progrès ; ils reviennent parfois sur des accords déjà conclus et peuvent parfois soulever de nouveaux problèmes au dernier moment. Une bonne façon d’éviter ces problèmes est de résumer ce qui a déjà été accompli et d’esquisser ce qui doit encore être discuté. Des récapitulatifs brefs, mais fréquents aident à rassurer les clients sur le fait que vous écoutez leurs arguments.

11. Gardez les problèmes les plus difficiles pour la fin

Lorsque vous avez beaucoup de points à négocier, ne commencez pas par les plus durs. Après tout, pourquoi passer du temps sur des questions annexes sans savoir si les questions les plus épineuses peuvent être résolues ?

Il y a deux raisons. 

Premièrement, la résolution de problèmes relativement faciles crée une dynamique. Supposons que vous travaillez avec un client qui est déterminé à vous écorcher vif lorsqu’il s’agit de l’événement principal. En commençant par des concours moins importants et en trouvant des solutions inventives, vous pouvez amener le client à voir l’intérêt d’explorer de nouvelles approches. 

Deuxièmement, discuter de questions plus simples peut révéler des variables supplémentaires. Ceux-ci vous seront utiles lorsque vous arriverez enfin au cœur de la négociation.

12. Sachez quand partir

Cela dit, il est également important de pouvoir reconnaître quand une négociation de contrat ne va tout simplement pas fonctionner. Vous devriez toujours identifier vos propres priorités avant de commencer à négocier un contrat. S’il y a des choses sur lesquelles vous ne bougerez certainement pas, clarifiez-les avant d’en parler à votre client.

Par exemple, vous vous attendez peut-être à ce que vos factures soient payées 30 jours après l’achèvement du projet, et tout changement affecterait négativement votre capacité à payer vos factures. Lors de la rédaction de contrat, informez les clients du nombre de révisions qu’ils peuvent obtenir afin de ne pas finir par faire des révisions sans fin.

13. Faites appel à un conseiller si besoin

Les négociations peuvent être difficiles et stressantes, surtout lorsque des enjeux importants sont en jeu. Sachez quand demander de l’aide et demandez l’avis d’un conseiller. Un conseiller apporte en effet une expertise spécialisée et une nouvelle perspective à la table de négociation. Il peut examiner l’accord de manière objective, analyser les points complexes et vous aider à négocier des conditions équitables et favorables.

En fin de compte, rappelez-vous que la négociation est tout à fait normale. Les relations avec les clients changent. Leurs besoins et vos services aussi. Négocier est un moyen de continuer à travailler ensemble en harmonie. N’oubliez pas ces conseils et vous vous sentirez totalement en confiance la prochaine fois que vous devrez négocier un contrat ! Cela évitera en même temps de faire naitre des sentiments négatifs comme l’anxiété ou la tension, des sentiments liés au stress au travail (chiffres 2022).

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