Comment mieux gérer son temps et être plus productif ?

Avec votre rythme de vie et le train-train quotidien que vous vivez du matin au soir, vos vies sont bien remplies ? Très bien. Mais utilisez-vous votre temps à bon escient au travail ? C’est la question à un million de dollars, surtout si vous êtes éreinté en fin de journée. Pour repartir léger et plein de fierté, apprenez à gérer votre temps et être plus productif…

Mieux gérer son temps au travail, c’est améliorer ses capacités

Il y a des moments où vous perdez le contrôle entre les tâches qui s’accumulent et les distractions durant vos heures de bureau. Ça arrive à tout le monde !

Et vient ce moment fatidique où vous vous faites rattraper par le temps ! Vous rendez les armes et vous êtes surmené. Votre productivité baisse et bien évidemment, ce n’est pas dans votre intérêt. Vous devez alors vous reprendre et commencer à mieux gérer votre temps.

Pourquoi cela a tellement d’importance pour votre travail ? Les impacts de la maîtrise du temps au bureau peuvent être multiples :

• Vous gagnez en efficacité : vous avez la liste des tâches bien définies, un travail structuré ainsi qu’une meilleure visibilité sur les échéances à respecter.
• Vous pouvez profiter de quelques temps de pause mérités : lorsque vous terminez vos tâches dans les temps, vous pouvez en profiter pour prendre l’air et souffler un peu.
• Vous vous déchargez d’une bonne dose de stress : lorsque vous voyez clairement les objectifs à atteindre et les étapes à suivre pour y arriver, vos doutes et incertitudes s’envolent et votre esprit est plus serein.

Tous ces avantages vous permettent d’améliorer vos capacités afin de terminer vos missions, d’atteindre vos objectifs et de rentrer chez vous en étant plus calme.

Des astuces pour être plus productif et mieux gérer son temps 

Pour mettre en place des stratégies de gestion de temps efficaces, vous devez prendre des initiatives pour changer vos « mauvaises habitudes » au travail et bien vous organiser afin d’augmenter votre productivité. 

Une bonne organisation

Réaliser plusieurs tâches à la fois n’est pas toujours une bonne manière de travailler efficacement. Cela pourrait même donner l’effet inverse. Il se peut alors que vous ne terminiez pas toutes les tâches dans les délais impartis. De ce fait, vous vous surchargez de travail pour rien et vous perdez un temps précieux. Pensez alors à organiser vos dossiers pour que tout soit structuré.

Des objectifs personnels bien établis

Lorsque vous savez où vous devez vous rendre, il vous est plus facile de mettre en place des stratégies bien pensées. Un objectif, qu’il soit journalier, hebdomadaire ou mensuel, est fait pour être atteint. Ainsi, pour que vous puissiez remplir vos missions avec succès, misez sur les objectifs SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

Le sens de la priorité

Pour mieux gérer votre temps et être plus productif, avoir un sens des priorités est de mise. Analysez les tâches que vous devez réaliser pour en dégager le niveau d’urgence et d’importance. Une fois les tâches bien classées, faites le point régulièrement pour voir l’avancée de chaque tâche.

Stop à la procrastination !

Vous avez l’habitude de remettre toujours à plus tard certaines tâches pour une quelconque raison. Ainsi, si vous souhaitez mieux gérer votre temps et être plus productif, laissez la procrastination derrière vous. Celle-ci peut être un véritable frein à l’atteinte de vos objectifs dans les temps.

Dire « Non » à bon escient

Exprimer un refus face à une directive de la part de votre supérieur hiérarchique peut vous sembler assez délicat. Toutefois, savoir dire « Non » peut vous sauver la vie. En refusant de prendre en charge une tâche supplémentaire qui ne fait pas partie de vos missions, vous évitez de vous laisser submerger. Ces tâches peuvent être prises en charge par d’autres personnes.

Les méthodes et outils pour gérer votre temps

Le plus difficile, c’est d’être constant et de garder le rythme. Appliquez ces techniques et utilisez des outils pour une meilleure productivité :

• La méthode GTD ou Getting Things Done : elle consiste à collecter les tâches, à les traiter en analysant les actions à réaliser, à les organiser suivant leur niveau d’importance et d’urgence, à les réviser pour bien suivre leur avancement et enfin, à agir en fonction de la situation et des résultats.
• La « To-do list » : elle permet de lister toutes les tâches, à les affecter à un niveau de priorité et à les classer. Vous aurez une vision d’ensemble de votre agenda grâce à cet outil.
• La méthode Pomodoro : celle-ci vous permet d’aérer votre cerveau pour mieux reprendre par la suite. Faites une session de travail de 25 min, suivie d’une pause de 5 min avant de reprendre à nouveau le travail pendant 25 min, et ainsi de suite.
• La matrice Eisenhower : grâce à cet outil, vous pourrez mettre en avant les tâches « importantes et urgentes » à traiter en priorité, celles « importantes non urgentes », celles « non importantes, mais urgentes », et enfin celles « non importantes et non urgentes ».
• La méthode de Moscow : elle permet de déterminer les Must have (indispensable à votre projet), les Should have (important, mais non vital), les Could have (tâches de confort) et les Won’t have but would like (tâches qu’on ne peut pas réaliser, mais qu’on aimerait prendre en charge).

Et vous, avez-vous d’autres conseils pour aider à être plus productif ? N’hésitez pas à les partager en commentaires !