Planning, suivi des actions de formation, gestion administrative, partage de documents… Lorsqu’on est organisme de formation, il est essentiel d’être bien organisé pour optimiser la relation avec son équipe de formateurs. Dans cet article, nous vous proposons les points à retenir ainsi qu’un outil pour vous aider à être plus efficace…

Les points à retenir pour optimiser la relation avec son équipe de formateurs

Tout comme pour les stagiaires, il est essentiel de mettre en place une communication continue avec les formateurs avant, pendant et après les sessions de formation.

En amont de la formation : en amont de la formation, il est nécessaire de fixer les plannings avec les formateurs et de leur fournir les informations liées aux sessions qu’ils vont animer : la liste des stagiaires, les questionnaires de niveau et de préformation complétés, et bien sûr, les jours et heures de formation. Vous devez également vous assurer que, d’un point de vue administratif, tout soit carré. Notamment au niveau des contrats de sous-traitance si vous faites appel à des formateurs externes.

En cours de formation : en cours de formation, en tant que gestionnaire d’organisme de formation, vous devez vous assurer que tout se déroule correctement aussi bien du côté des stagiaires que des formateurs. Les formateurs doivent être en mesure de vous faire des feedbacks sur le déroulé des formations et accéder à un certain nombre de documents partagés. Enfin, les émargements des stagiaires et formateurs doivent être mis à disposition puis archiver.

Après la formation : en fin de formation, pensez à faire compléter un questionnaire d’évaluation et de suivi par le formateur (atteinte des objectifs de la formation, feedbacks des stagiaires, homogénéité du groupe de stagiaires…). Vous devez également faire le suivi administratif (facture des formateurs externes, archivage des émargements et évaluation…).

Portail formateur de Blue note systems : un outil pour gérer facilement son équipe de formateurs

Bien sûr, il est possible de faire tout ce suivi manuellement. Mais, si vous souhaitez être vraiment efficace et optimiser votre temps, il est pertinent de s’équiper d’un outil pour suivre son équipe de formateurs.

Blue note systems propose, pour cela, son portail formateur. L’outil met à disposition des formateurs un extranet permettant de collaborer facilement avec eux.

Ils peuvent y retrouver les calendriers de formation, suivre les apprenants via un système de fiche, gérer le suivi des stagiaires, émarger électroniquement tous les documents administratifs et récupérer des documents partagés. Un vrai gain de temps et d’efficacité pour votre relation avec vos formateurs.

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Pour aller plus loin : un logiciel complet pour gérer l’activité de son centre de formation

Si vous venez de créer votre organisme de formation ou que votre organisme est déjà en place mais que vous n’avez pas encore mis en place un CRM (ou que vous souhaitez en changer), Blue note systems propose également un logiciel de gestion pour les centres de formation. Il permet de gérer les aspects logistique, financier et administratif de votre activité de formation.

Vous pouvez ainsi créer et administrer votre catalogue de formations que cela soit en présentiel, en distanciel ou en blended.

Tous vos documents peuvent être édités et signer numériquement. Des devis, aux contrats et conventions de formation. Vous pouvez suivre l’avancement de chacune de vos sessions de formation, créer tous les documents liés et, chaque année, éditer facilement votre bilan pédagogique.

Le logiciel de gestion de formation permet aussi de gérer le planning de vos salles de formation et de votre équipe de formateurs. Du coté des stagiaires, ces derniers peuvent s’inscrire en ligne, accéder à des documents partagés, participer à des quiz et sondages et bien plus.

Ce qui est intéressant, c’est que l’outil permet également d’automatiser certaines tâches telles l’envoi des convocations, des évaluations, des attestations et des factures. Un vrai gain de temps !

Vous pouvez enfin suivre vos statistiques, avoir accès à un tableau de bord et créer des rapports financiers pour mesurer la rentabilité de vos sessions de formation.

A noter que si vous utilisez un LMS, Blue note systems s’intègre parfaitement à la plupart des systèmes.

Pour vous faire une idée des possibilités, allez jeter un œil à la présentation sur leur site, vous pouvez également tester la solution gratuitement !

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Conclusion

L’activité de formation implique un suivi administratif lourd. S’équiper d’un outil est essentiel pour être vraiment efficace. Si vous n’avez pas encore franchi le pas, tester la solution proposée par Blue note systems pour vous faire une meilleure idée.

Article écrite en collaboration avec Blue note systems