Comment organiser un événement digital ?

Les événements en ligne sont devenus la nouvelle norme de l’industrie de l’événementiel. En moins d’un an, des milliers de spécialistes chevronnés sont devenus des débutants en matière d’organisation et de promotion de leurs événements…

Pour autant, ces rencontres digitales ne sont pas réellement une nouveauté, et existaient bien avant la pandémie. Les exigences de qualité et les attentes des participants sont néanmoins devenues bien plus élevées. Et les formats disponibles se sont étonnamment diversifiés, allant des webinaires aux expositions en ligne.

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D’un point de vue extérieur, savoir comment organiser un événement digital peut paraître bien plus simple que pour un événement physique traditionnel. Et pourtant, beaucoup de choses peuvent mal tourner à cause d’une mauvaise préparation ou de choix stratégiques mal pensés. Raison de plus pour profiter de l’expérience et de l’expertise qui existent heureusement dans ce domaine pour éviter de commettre des erreurs qui pourraient coûter cher à votre organisation.

Voici les 5 éléments les plus importants de la planification d’un événement virtuel. Et quelques conseils et bonnes pratiques pour en faire les moteurs de son succès.

Définir les objectifs de son événement en ligne

Comme pour n’importe quel format d’événement, la définition d’objectifs stratégiques clairs est absolument indispensable. Ce travail de réflexion préalable permettra d’orienter plus facilement les décisions à prendre pour son organisation. Mais aussi de se doter d’outils efficaces pour en mesurer les résultats et améliorer ses orientations évènementielles.

Considérez les objectifs que votre organisation souhaite atteindre avec cet événement. Que vous désiriez réorienter votre image de marque, convaincre de potentiels partenaires ou investisseurs, toucher un nouveau marché ou présenter votre dernier produit… Le format de votre événement digital, la manière dont vous allez communiquer auprès de ses participants, et jusqu’au budget que vous allez lui octroyer ne seront pas les mêmes.

Une fois définis, vos objectifs pourront également orienter votre stratégie de planification. Et déterminer quels membres de votre équipe mobiliser pour son organisation.

La trinité de l’événement digital : le format, le lieu et la plateforme

Un événement digital se définira principalement par le format qu’il prendra, le lieu où il sera tourné. Ainsi que la plateforme sur laquelle vous allez le diffuser. Le plus souvent, ces trois éléments seront étroitement liés les uns aux autres.

Choisir un format d’événement digital

Lorsqu’il s’agit de choisir un format d’événement virtuel, le choix ne manque pas. Il faut par exemple citer :

  • Les formations ou ateliers en ligne :  des sessions où les participants acquièrent une compétence, suivent un cours ou une certification. Le formateur peut avoir une interaction individuelle avec le participant, répondre à ses questions via des Q&A en direct, partager du contenu et plus encore. On peut également classer les séminaires d’entreprise dans cette catégorie ;
  • Les summits ou conférences virtuelles :  ce type de format d’événement digital permet de réunir plusieurs intervenants. Et de faciliter une communication bidirectionnelle entre eux et en temps réel ;
  • Les webinaires : un séminaire virtuel sur une thématique donnée et animée par un hôte. C’est le format le plus populaire pour toucher un public très large ;
  • Les rencontres virtuelles : pour connecter entre elles des personnes partageant un centre d’intérêt commun ;
  • Les salons virtuels : plébiscités pour le lancement de produits en ligne. Ils permettent de mettre en réseau les partenaires d’une industrie et de recevoir les commentaires en direct de ses clients cibles ;
  • Les Ask Me Anything : un format unique pour interviewer un expert ou conférencier qui répondra aux questions du public en temps réel ;
  • Les fireside chat : très populaires au sein de la communauté startup, il s’agit d’une discussion informelle entre un invité et un modérateur. Son cadre informel et intimiste le rend plus attrayant pour le public.

Louer le bon espace pour tourner son événement digital

L’organisation d’un événement numérique nécessitera, elle aussi, la location d’un espace physique.  Étant donné qu’il sera filmé, il peut s’agir d’un environnement de studio classique, mais qui nécessitera aussi les bonnes installations en matière d’éclairage et de prise de son.

Votre événement digital peut aussi être un format hybride entre le présentiel et le virtuel. Dans ce cas, le lieu devra être approprié non seulement pour accueillir un public, certes restreint, mais non moins présent au côté de l’équipe de production audiovisuelle.

Une bonne règle à retenir est d’éviter la facilité en optant pour la salle de conférence de son entreprise. Elles ne sont généralement pas adaptées à l’organisation d’un événement digital. Et le pare-feu qui protège votre infrastructure informatique risque également de provoquer des problèmes de streaming désagréables. Il peut être difficile de résoudre chaque problème à l’avance et la qualité du téléchargement peut varier d’un jour à l’autre.

Un espace dédié permettra donc d’éviter les cafouillages techniques. Et de ne pas avoir à investir dans un matériel d’autant plus onéreux que vous ne compterez pas toujours le réutiliser de façon régulière.

Choisir la bonne plateforme pour diffuser son événement en ligne

Cela peut sembler facile, à première vue, car il existe de nombreuses plateformes de diffusion d’événements en ligne. Certaines de ces plateformes ont déjà gagné en popularité, comme Hopin ou Airmeet. D’autres essaient encore de se frayer un chemin vers un plus grand nombre d’utilisateurs. Mais presque toutes offrent des fonctionnalités telles que la diffusion en direct, la mise en réseau, le live chat, l’inscription, la billetterie, etc.

Faire votre choix sera nettement plus simple si vos exigences sont modestes. Et que le nombre de participants attendu est inférieur à une centaine. Mais lorsque vous visez un public plus large, ou que vous travaillez avec des sponsors ayant leur propre cahier des charges, les choses se compliquent un peu. Prenez le temps de comparer leurs performances sur différents navigateurs, mais aussi la réactivité de leur support technique avant de prendre toute décision.

Préparer le contenu et les intervenants de son événement digital

Les intervenants de votre événement digital auront un impact considérable sur son succès. La manière dont vous allez les intégrer à son organisation et à la création de son contenu vous offrira également la possibilité d’en faire des partenaires à long terme. Et même des ambassadeurs de votre entreprise

Pour satisfaire à la fois vos conférenciers et votre public, il est notamment crucial de bien les préparer. Pour un événement physique, cette préparation se fait généralement via des sessions de test ou de répétition en amont du jour J. Pour un événement en ligne, c’est un must absolu, car vos orateurs ne sauront pas toujours comment se passe un direct. Ni ne connaîtront les exigences techniques d’un événement digital.

Organiser une session de préparation quelques jours avant l’événement sera ainsi un gros atout. C’est le bon moment pour pré-enregistrer leurs interventions ou keynotes, afin de pallier tout problème technique pendant l’événement lui-même. Mais aussi pour leur expliquer comment utiliser votre plateforme de streaming, déterminer lorsqu’ils sont en direct, ou interagir avec votre audience.

Promouvoir son événement en ligne

Lorsque vous faites la promotion de votre événement en ligne, gardez toujours à l’esprit votre public cible. Demandez-vous par exemple où, comment et via quel type de contenus engager les potentiels participants. Et surtout quel est votre argument marketing pour les convaincre de s’inscrire, d’être présents le jour J. Et surtout d’acheter leur place si vous avez opté pour un événement payant.

Vous pouvez par exemple créer l’engagement en mettant en avant vos intervenants. Ou en insistant sur l’opportunité d’apprentissage/networking qu’offrira votre événement digital. Quelle que soit votre force de proposition, profitez de vos canaux de communication, et notamment des réseaux sociaux, pour diffuser votre événement virtuel auprès des bonnes personnes. Vous pouvez par exemple créer un compte à rebours et teaser votre événement via vos stories Instagram ou Facebook. Ou répertoriez votre événement sur une plateforme comment Eventbrite pour obtenir plus de visibilité.

Accompagner les participants pendant l’événement digital lui-même

Apporter un soutien le plus pertinent et le plus personnalisé possible à vos participants est aussi crucial pour un événement digital qu’en présentiel. Plusieurs pistes de réflexions à mener pour assurer cet accompagnement peuvent par exemple porter sur l’anticipation de leurs demandes. Notamment en prévoyant une FAQ autour de l’utilisation de la plateforme de diffusion, et de certaines fonctionnalités comme le chat en direct.

Pour l’organisation d’un événement digital de plus grande ampleur, la mise à disposition d’une équipe de support technique formée et qualifiée sera souvent nécessaire. Notamment pour gérer les situations les plus compliquées, pour lesquelles un appel vidéo avec le participant sera inévitable.

Outre les questions techniques, prenez le temps de mettre en place des outils de collecte de feedbacks afin de pouvoir mesurer les retombées de votre événement. Et vous améliorer si vous songez à en organiser d’autres par la suite. Un message de remerciement les jours qui suivront la tenue de votre webinar ou conférence en ligne, la rediffusion ou le partage de la vidéo complète de l’événement feront également beaucoup en matière de fidélisation. Et de transformation de vos auditeurs en de futurs partenaires/clients de votre entreprise.

Nous espérons que les lignes directrices partagées dans cet article vous auront donné les armes nécessaires pour vous lancer sereinement dans l’organisation de votre événement digital. La première tentative vous semblera certainement toujours un peu chaotique. Mais avec un minimum d’expérience et beaucoup de planification, vos événements virtuels deviendront rapidement une seconde nature. Et des outils efficaces pour atteindre les objectifs les plus stratégiques de votre entreprise.

A propos de l’auteur

Laurent Arpino, Directeur associé du site Lieux-evenementiels.fr.

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