Location de salle de formation : le guide pour louer, équiper et bien organiser sa salle !

Vous avez un organisme de formation (ou souhaitez en créer un) et/ou animez des formations régulièrement… la salle de formation va jouer un grand rôle dans la qualité perçue de votre formation. Il est donc indispensable de bien la choisir. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pour les formateurs ou futurs formateurs pour louer une salle de formation, bien la choisir, l’équiper et l’organiser. Suivez le guide !


Formation pour créer son organisme de formation

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Comment choisir sa salle de formation

En amont, vous devez estimer le nombre de participants pour choisir la superficie de la salle en conséquence. Attention, il est quelquefois difficile d’estimer le nombre de personnes. Surtout si c’est votre première formation. Dans tous les cas, comptez toujours large, mieux vaut avoir trop de place que pas assez.

Conseil : Si votre formation nécessite que les participants apportent leurs ordinateurs portables (c’est mon cas personnellement), pensez à compter plus de places. En effet, le nombre de places annoncées par les salles est souvent calculé sur la base de « petites » places assises. Avec un ordinateur et les affaires des personnes, une personne prend facilement 1,5 place. Choisissez bien la salle en fonction de vos besoins.

Dans tous les cas, comptez au moins 2m2 par participant.

En dehors de la superficie, voici les points de vigilance :

  • Accessibilité de la salle : veillez à ce que la salle soit facilement accessible en transports en commun. Pensez également à vérifier les parkings et stationnements autour pour les personnes venant en voiture.
  • Equipement : vous aurez besoin de tables, chaises et vidéo projecteur au minimum. En bonus, paperboard et autres tableaux blancs pourront être utiles. Pour le vidéoprojecteur, faites attention à la compatibilité des branchements en fonction de votre équipement. Pensez à tout le matériel nécessaire.
  • Environnement : l’environnement doit être agréable et calme. Il doit être propice à la concentration et proche de lieux de restauration pour les pauses déjeuner.
  • Organisation de la salle : la salle doit être agréable et cosy pour les participants et bien organisée pour que le formateur puisse évoluer dans la salle facilement. Evitez les salles tout en longueur qui s’avéreront mal adaptée.
  • ERP : la salle de formation doit être compatible avec l’ERP (Etablissements Recevant du Public). Elle doit prendre en compte les risques incendies, être conforme au niveau des aérations. Un registre de sécurité doit également être maintenu. Pour plus d’infos, allez jeter un œil au site justice.fr
  • Lumière du jour : indispensable pour maintenir un environnement agréable, la salle doit être lumineuse et avoir de la lumière du jour. Veillez à bien choisir la salle en fonction. Une salle sans lumière naturelle aura tendance à endormir vos participants et vous demandera, de ce fait, un effort supplémentaire pour maintenir l’attention de chacun.
  • Accessibilité aux personnes à mobilité réduite : pensez à vérifier l’accessibilité du lieu de formation en cas d’accueil de personnes à mobilité réduite.

Ces prérequis bien en tête, vous pouvez commencer à chercher votre salle de formation ! Attention, les conditions d’accueil du public font partie des critères qualité de la certification Qualiopi, ne les négligez pas. Je rappelle que cette certification sera obligatoire à partir de 2022 et remplacera Datadock.

Où trouver des salles de formation ?

Vous avez plusieurs possibilités : les salles de formation classiques, les hôtels qui peuvent mettre à disposition leurs salles, les espaces coworking ou encore un partenaire disposant de locaux et disposé à vous les louer / prêter.

Plusieurs sites proposent des locations de salles avec possibilité de filtrer sa recherche en fonction de critères spécifiques à la formation : vidéo projecteur, accessibilité, compatibilité ERP…

Commencez par parcourir ces sites pour vous faire une idées du marché.

Selon les villes, bien sûr, les tarifs ne seront pas les mêmes. Paris restant la ville française la plus chère évidement. Comptez un budget de 200 à 800€ par jour selon la taille, l’emplacement et la qualité de la salle de formation. Si vous préférez des lieux atypiques, les tarifs seront généralement plus élevés.

Voici quelques sites pour commencer votre recherche de salles équipées et modulables :

Bird-Office : ce site répertorie des salles de réunion et de formation dans toutes la France disposant de différentes configurations. Vous avez la possibilité d’appliquer de nombreux filtres : par service (hébergement, restauration…), par environnement (quartier calme, animé…), par équipement (vidéo-projecteur, connexion wifi, internet haut débit…) ou encore par caractéristiques (lumière du jour…). Leur site : www.bird-office.com

Beewake : autre alternative pour trouver des salles à louer, Beewake reprend plus ou moins les mêmes fonctionnalités que Bird-Office. Leur site : www.beewake.fr

Cocoon Space : ce site propose des salles agréables, confortables et de bon standing. Elles sont toutes entièrement équipées et disposent d’un accès wifi gratuit. Leurs tarifs incluent également la pause-café. Seul bémol : Cocoon Space ne propose, pour le moment, que des salles à Paris. Leur site : www.cocoon-space.com

Bureaux à partager : ici vous pouvez retrouver, comme son nom l’indique, des bureaux mais également des salles pouvant accueillir des formations. Le site est également parfait pour un bureau à la journée ou un meeting. Leur site : www.bureauxapartager.com

La plupart de ces sites proposent des tarifs à la journée, à la demi-journée voire à l’heure. Ils ont également des offres de salles de réunion, salles de conférence, salles de séminaire et espaces de travail divers.

Si vous ne trouvez pas votre bonheur sur ces 4 premiers sites, vous pouvez aussi contacter les hôtels dans la zone où vous souhaitez organiser votre formation (ou encore un centre d’affaire, centre de conférence ou centre des congrès).

Ils ont des salles pouvant accueillir ce type d’événement associées souvent à un espace lounge convivial pouvant être agréable. Avantage également : la restauration peut se faire sur place (gain de temps le midi). Exemple d’hôtel proposant la location d’espaces, de salles de formations ou encore salles de conférences : Ibis.

Dernière possibilité : les espaces co-working qui ont souvent plusieurs salles de réunion à louer et un cadre de travail agréable. WeWork, Morning Coworking… le choix ne manque pas, plusieurs espaces s’offrent à vous. Prenez l’espace de coworking correspondant le mieux à vos critères. Une petite recherche Google du type « coworking + le nom de votre ville » devrait être une bonne base pour débuter vos recherches.

Une fois que vous avez trouvé votre environnement de travail idéal, étudiez les services proposés par ce dernier.

Les services proposés par les salles de formation pouvant faciliter la vie du formateur

Selon les salles de formation, vous avez accès à un certain nombre de services inclus dans le tarif ou en option. Pensez à vérifier ce qui est inclus et ce qui est en supplément pour comparer les tarifs de deux salles sur la même base.

Les services qu’ont peut attendre d’une salle de formation aménagée :

  • Boissons chaudes : café, thé…
  • Fontaine ou bouteilles d’eau.
  • Plateaux repas / traiteur pour le midi.
  • Petits-déjeuners : viennoiseries pour accueillir les participants.

Les petits gestes pour mettre à l’aise les participants

Dans tous les cas, que votre salle de formation propose ou non les services ci-dessus, organisez-vous pour mettre à l’aise les participants avec quelques petits gestes.

Mettez à disposition du café, thé et autres boissons chaudes pour la pause-café, achetez des gâteaux ou autres douceurs pour accueillir les personnes.

Pensez également aux goodies qui peuvent faire la différence. Un simple cahier et stylo à vos couleurs pour que les participants puissent prendre leurs notes ou encore une clé USB avec le support de formation ou l’indémodable mug ???? Tous ces goodies sont un excellent moyen de se souvenir de la formation.

Comment bien équiper, organiser et aménager une salle de formation ?

Commençons par l’organisation des tables de formation : un essentiel pour l’agencement et la disposition de la salle !

Selon la taille de la salle et son organisation, vous allez pouvoir acter sur la disposition des tables.

En U : c’est l’idéal pour une formation pour adultes. Le U permet au formateur de se déplacer facilement vers chacun des participants et rend les échanges plus dynamiques. Privilégiez cette disposition si vous le pouvez.

En disposition scolaire : cette disposition n’est pas recommandée car moins adaptée à la formation pour adultes.

En îlots : cette disposition est bien adaptée pour les travaux en groupe mais nécessite une salle plus grande.

En longueur : disposition la moins bien adaptée car rendant les déplacements du formateur compliqués.

Une fois les tables installées en fonction du nombre de personnes, réfléchissez à l’organisation de l’espace. Prenez en compte l’emplacement des prises, de l’ordinateur du formateur (en veillant à faire attention aux fils qui peuvent compliquer sa navigation), de l’écran de projection et du paper-board. Le formateur doit pouvoir se déplacer facilement.

Faites maintenant attention à l’ambiance de la salle, si vous avez prévu des posters ou affiches avec les points clés de votre formation affichez les. Veillez aussi à optimiser l’éclairage et la température de la pièce.

Mettez à disposition de l’eau et des petites choses à grignoter.

Si possible, installez des plantes vertes. Celles-ci participeront à l’aménagement d’un environnement agréable et propice à la formation.

Covid et accueil du public : les choses à mettre en place

Vous le savez, avec le covid, l’accueil du public doit être réorganisé. Pour la superficie comptez plutôt 4m2 carré par personne pour maintenir facilement 1m de distanciation sociale. Misez donc sur une grande salle pour ne pas avoir de souci.

Faites attention également à la capacité d’accueil affichée des salles car celle-ci peut être revue à la baisse dans ces conditions.

Même si, on l’a vu, proposer de l’eau et des choses à grignoter est recommandé en temps normal, avec le covid il est préférable d’inciter les personnes à apporter leurs bouteilles d’eau et collations pour éviter un maximum les contacts. De même, pour les stylos et cahiers.

En parallèle, faites-en sorte d’avoir un maximum de distance entre chaque participant, limitez également les travaux de groupes qui peuvent provoquer un relâchement en termes de distanciation.

Mettez à disposition du gel hydroalcoolique et éventuellement des masques pour les personnes ayant oublié d’en apporter.

Conclusion pour bien choisir et organiser sa salle de formation

Avant de sauter sur les différentes offres de salles de formation, prenez le temps de poser noir sur blanc vos critères et votre budget pour votre lieu idéal. Vous serez ainsi plus efficace dans vos recherches. Prenez le temps également d’en visiter plusieurs avant d’acter votre choix.

A vous de jouer !

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