Comment concevoir sa stratégie digitale collaborative !

Une stratégie digitale collaborative est un puzzle géant qu’il faut savoir assembler et coordonner. Bien souvent, le nombre de prestataires techniques ou même la mobilisation de vos collaborateurs dans la production de votre stratégie devient rapidement complexe…

Elle nécessite une énergie importante et surtout des outils adaptés, toujours plus interactifs. Sans compter que l’agilité sur les outils proposés varie d’un individu à un autre. Alors, comment faire pour élaborer votre stratégie digitale en mode collaboratif et extensible à souhait ?

Formation Création et développement d'une activité de formation

Une stratégie digitale collaborative sur mesure

Les outils collaboratifs ou de gestion de projet pour piloter ses projets ne manquent pas sur la toile. Trello, wrike, Monday, Assana, Jira, planner… Vous faire la liste exhaustive est devenu impossible tant les solutions proposées sont nombreuses.

Mais au final, vous vous rabattez généralement sur la suite Office pour déployer votre stratégie digitale, qui fait bien l’affaire par défaut. Malheureusement, la dimension collaborative n’est pas toujours au rendez-vous avec ces catégories outils.

Le partage existe, mais la fluidité de réplication n’est pas optimale. Et tout le monde dans le projet n’a pas le même niveau d’expertises sur la gestion de ces outils bureautiques. Ça me hérisse quand je vois encore des agences ou des annonceurs envoyer la worklist à leurs partenaires sur Excel.

Le problème de la mise en place d’une stratégie digitale, c’est que cela devient complexe rapidement. Dès que vous faites appel à des consultants et des spécialistes, ils vous imposent un mode opératoire souvent incompatible avec la vision globale que vous souhaitez garder dans votre stratégie digitale collaborative. Chacun tente d’imposer ses outils propriétaires plus ou moins sophistiqués et adaptés à votre problématique.

Pourquoi travailler avec un outil et des matrices adaptés à votre stratégie digitale collaborative ?

Quelles solutions s’offrent à vous pour palier ce point de friction (ou pain point) dans l’élaboration de votre stratégie digitale collaborative ? La solution qui s’impose est de partir d’une page blanche. Et vous ne croyez pas si bien dire.

L’outil qui permet de gérer toutes les problématiques et de faire collaborer vos freelances, consultants et prestataires existe bien. Une nouvelle catégorie est en train d’émerger dans le paysage des outils numériques : les « VIRTUAL WHITEBOARD« .

Whiteboard or wide board ?

Imaginez !

  • Un mur qui peut contenir tous les aspects de votre stratégie digitale ;
  • Un immense espace virtuel sans limites et dans lequel vous pouvez zoomer presque à l’infini ;
  • Un espace dans lequel vos collaborateurs peuvent interagir, communiquer, voir valider tous les aspects d’un projet ;
  • Une surface où les idées des uns s’entrechoquent avec celles des autres, sans pour autant faire la fortune de POST-IT ;
  • Un outil qui sert aussi bien à faire le benchmark de vos concurrents ou de partager le wireframing de vos UX designers ;
  • La surface la plus collaborative que vous pouvez faire évoluer dans le temps, sans avoir oublié l'embryon d’idée que vous avez griffonné à la page 13 de votre 3ème calepin de notes.

Dans cette catégorie d’outils, j’en retiendrai 3 principaux : Klaxoon, Mural et Miro. Ils apportent vraiment une nouvelle dimension collaborative et peuvent vous aider à concevoir votre stratégie digitale collaborative.

Klaxoon, vous allez trouver les réunions de travail enfin constructives !

Start-up française qui a investi le long chemin de croix des réunions sans fin. C’est un très bon produit pour l’idéation et le design thinking et la génération de brainstorming, en présentiel ou en distanciel.

Pour faire vos hackatons, c’est vraiment pas mal à condition que vous ayez bien préparé vos étapes de travail. En revanche, pour construire une stratégie digitale collaborative, l’outil connait encore quelques limites.

En effet, la diversité des besoins pour l’élaboration de votre stratégie (logique créative, technique et plan de communication) est encore un système un peu cloisonné pour libérer les potentiels de chaque discipline. A tester en version gratuite dans un temps limité. Et puis, c’est une boîte made in France.

Klaxoon,
Exemple de matrice ad hoc sur Klaxoon

Klaxoon permet de préparer des templates en amont, à intégrer aux tableaux blancs. Il s’agit de cadres, de dessins, d’images, de textes, etc. qui permettent de personnaliser les différents supports sur lesquels interagiront les collaborateurs. 

Klaxoon propose plusieurs templates « clé en main » et libres d’accès dont on peut récupérer des éléments. L’idéal est d’anticiper afin de profiter des services de graphisme proposés par les équipes de Klaxoon (service payant). Il faut les préparer en amont. 

D’un point de vue plus technique, le principal point faible de Klaxoon est sa fonction « zoom » sur la partie tableau blanc (brainstorm). En effet, il faut mettre les templates à la bonne échelle sans quoi on se retrouve avec des post-it disproportionnés qui recouvriront tout ou qui au contraire arriveront minuscules et seront très difficiles à retrouver. 

Mural, votre mur virtuel avec plein de matrices.

Ce qui est intéressant avec Mural, c’est la grande diversité des matrices. Il y a même des calendriers pour faire de la planification collaborative. Parce que le but des outils de whiteboard, c’est de collaborer (à distance ou en présentiel).

Qui n’a pas eu à présenter un calendrier de campagne sur Excel à son boss ? Les documents que vous produisez ne sont pas faits uniquement pour vous, mais aussi pour transmettre une information à autrui. Et L’outil de Microsoft n’excelle pas dans ce domaine.

Mural est très fonctionnel avec toutes les matrices, mais son défaut réside dans le manque de place des tableaux de bord et surtout de pouvoir mélanger les matrices entre elles.

Mural, outil collaboratif
Exemple de matrice d’idéation sur Mural.io

Un bon outil pour commencer à se familiariser avec les concepts de whiteboard.

Miro, l’arme absolue du travail collaboratif

Miro dispose de tous les concepts et systèmes d’idéation disponibles sur le marché, de la carte heuristique (mind mapping) au canevas classique pour créer sa start-up ou encore de l’analyse d’un simple SWOT. Tout y est sans défaut. Le système s’adapte aussi aux différents profils de collaboration ; UX designer, développeurs, créatifs ou marketers.

Tout le monde y retrouve ses outils préférés, ses références dans le whiteboard, et surtout collaborer les uns avec les autres. J’ai rarement vu un outil aussi intuitif qui s’adapte à presque toutes les situations et réflexions.

Miro, whiteboard for digital strategy
Mur des matrices intégrées dans Miro

Le pilotage de projet en version Kanban est également dans le système, et en fait plus qu’un outil générateur d’idées, mais on passe très vite à la gestion de projets. Tout est sous la main, prêt-à-l'emploi. Mais ce qui est remarquable, c’est le fait de pouvoir adapter votre propre matrice ou de bénéficier de la matrice open source d’un contributeur.

J’en ai fait une, bien évidemment sur la stratégie digitale, qui me sert à piloter les stratégies de mes clients avec facilité. Le mode présentation permet aussi de se passer des PowerPoint linéaires. C’est fluide, rapide, et il vous permet d’animer vos réunions et workshops avec une facilité déroutante surtout en distanciel.

Matrice de stratégie digitale réalisée avec Miro

Animer vos réflexions, vos visioconférences avec des outils comme Miro, c’est joindre l’utile à l’efficacité. La gestion collaborative s’adapte à vos moindres détails. Le partage des idées devient très facile et vous concentre rapidement sur le fond.

La prise en main de Miro est très facile et permet un grand nombre d’interactivités : votes, partages, commentaires, visioconférences et aussi beaucoup de connecteurs comme Zapier qui vous permettent de booster vos écosystèmes existants.

Avec ces nouvelles générations de whiteboard, les stratégies digitales peuvent devenir intuitives et surtout collaboratives. Alors, basculez dans les tableaux de bord virtuels et libérez vos projets.