Formation : 7 étapes clés pour structurer une activité de formation

Vous avez décidé de devenir formateur et de créer votre parcours de formation ? Avant de vous lancer, vous devez connaître les étapes fondamentales à suivre pour bien structurer votre activité. De la prise de conscience des attentes des apprenants à la méthode d’évaluation, découvrez les 7 étapes clés pour y arriver…

1ère étape : Détectez les attentes de vos apprenants

Assurez-vous d’adapter votre parcours ou de créer une formation personnalisée en échangeant avec le responsable de formation, la direction ou les futurs apprenants. Pour mieux comprendre leurs objectifs professionnels, posez-leur des questions sur leurs besoins spécifiques, les compétences qu’ils souhaitent améliorer ou acquérir et les problèmes ou défis qu’ils rencontrent actuellement dans le domaine professionnel.

Intéressez-vous également aux horaires qui leur conviennent, au style privilégié et aux préférences d’apprentissage, que ce soit en présentiel ou à distance. Grâce à cette analyse préalable, vous connaîtrez les besoins et attentes spécifiques de vos futurs stagiaires et serez en mesure d’adapter votre formation en fonction des informations récoltées.

En tant que formateur, vous pouvez aller plus loin avec un mini questionnaire pré-formation envoyé en amont : par exemple, “Quel est votre plus gros blocage aujourd’hui sur X compétence ?” ou “Donnez-moi une situation réelle que vous souhaitez être capable de gérer après la formation”. Cela vous permet de personnaliser vos exemples et de rendre vos cas pratiques beaucoup plus concrets. Autre levier puissant : analyser les profils LinkedIn des apprenants pour adapter votre discours au niveau réel du groupe. Et là, vous transformez une formation générique en expérience ultra ciblée, beaucoup plus engageante et efficace.

2e étape : Mettez en place votre parcours pédagogique

Après avoir défini les objectifs de votre programme, apportez des informations détaillées sur le parcours que vous proposez avec :

• Les supports utilisés : livres, vidéos, diaporama, etc.
• Les exercices à effectuer.
• La méthode pédagogique employée.
• Les outils privilégiés.
• L’évaluation des compétences.
• La durée des séquences.
• Le type de formation prévu : blended learning, formation à distance ou en présentiel.

Ce document qui sert de preuve pour Qualiopi, témoigne également de la fiabilité de votre formation. Pour une meilleure évolution de votre formation, il doit être bien conservé.

Et puis, pensez en “expérience apprenant” et pas seulement en plan de formation. Par exemple, alternez systématiquement théorie courte et mise en pratique immédiate : 20 % de contenu, 80 % d’application. Une session sur le marketing digital ? Faites-leur construire directement une campagne Ads ou une landing page pendant la formation, plutôt que de simplement expliquer la méthode. Autre point clé : intégrez des points de validation réguliers type quiz ou cas pratiques corrigés en live. Ça permet de mesurer l’acquisition réelle des compétences, pas juste la compréhension passive. Et entre nous, c’est souvent là que la différence se fait entre une formation “vue” et une formation “maîtrisée”.

3e étape : Concevez votre support pédagogique

Encouragez vos stagiaires à conserver la formation, à prendre des notes et à s’approprier le contenu en adaptant la forme du support pédagogique en fonction de vos goûts. Vous pouvez utiliser divers types d’outils, tels que Canva, pour apporter de l’innovation et du dynamisme dans vos supports pédagogiques.

Étant donné que certains stagiaires sont plus visuels qu’auditifs, proposez des formats vidéo, audio, des définitions, des textes, etc. Les schémas et les chiffres clés sont à privilégier sur votre support pédagogique.

En revanche, les blocs de textes sont à proscrire si vous souhaitez retenir plus aisément l’attention de vos apprenants.

Concrètement, l’idée ici est de penser “utilisation post-formation” et pas seulement “présentation en salle”. Par exemple, un bon support pédagogique doit pouvoir être réutilisé en situation réelle par l’apprenant, comme une checklist opérationnelle ou un template prêt à l’emploi. Si vous formez au marketing digital, donnez-leur un modèle de campagne Ads ou un plan de contenu éditorial qu’ils peuvent adapter immédiatement dans leur entreprise. Autre point très efficace : intégrer des micro-résumés en fin de chaque module, type “3 actions à appliquer dès demain”. Ça change tout en termes de passage à l’action et de mémorisation.

4e étape : Préparez vos modalités d’évaluation des acquis

Déterminez les modalités d’évaluation, qui apparaissent dans le déroulé pédagogique, au moment de la création du parcours pédagogique. Afin de bien évaluer la compréhension de vos apprenants, vous devez disposer d’un plan solide.

Au lieu de proposer des QCM, choisissez des méthodes innovantes pour définir vos modalités d’évaluation. Pour mieux valider ou non les compétences de chacun de vos stagiaires, prévoyez un cas pratique à vous remettre à la fin de la session.

En formation professionnelle, l’évaluation la plus efficace reste celle qui ressemble au terrain. Par exemple, si vous formez au marketing digital, demandez à vos apprenants de construire une vraie campagne complète : définition de la cible, création d’une annonce, choix des KPI et mini plan d’optimisation. Vous pouvez même simuler un budget réel et leur demander d’arbitrer comme en agence. Autre levier très puissant : l’oral de justification. Pourquoi ce choix d’audience ? Pourquoi ce message ? Là, vous évaluez la vraie compréhension stratégique, pas juste la mémorisation. Et honnêtement, c’est souvent à ce moment-là que vous voyez qui maîtrise vraiment… et qui a juste “suivi la formation”.

5e étape : Évaluez à froid ou à chaud

L’évaluation à chaud sert à savoir si les apprenants ont atteint leurs objectifs et sont satisfaits. Il peut se présenter sous la forme d’un cas pratique comme celui abordé plus haut. Vous pouvez également utiliser des questionnaires disponibles sur votre extranet, Google Forms ou sur papier pour procéder à une évaluation à chaud. Pensez à conserver les résultats obtenus pour faire valider votre formation, car ils constituent l’indicateur 30 de Qualiopi.

Pour savoir comment les acquis sont mis en pratique dans l’entreprise, prévoyez une évaluation à froid à soumettre quelques mois après la fin de la formation.

En tant que formateur, c’est là que vous passez d’une logique “satisfaction” à une logique “impact business”. L’évaluation à chaud, par exemple, peut être enrichie avec une question très simple mais puissante : “Quelle action allez-vous mettre en place dès demain grâce à cette formation ?”. Ça vous donne déjà un premier indicateur d’intention réelle.

Et pour l’évaluation à froid, allez au-delà du simple questionnaire. Exemple concret : si vous formez des équipes marketing, demandez-leur des preuves terrain comme une capture de campagne optimisée, une amélioration de KPI ou une nouvelle stratégie mise en place. Vous pouvez même prévoir un mini suivi à 60 ou 90 jours avec un échange rapide en visio. Et là, vous transformez votre formation en véritable levier de performance mesurable en entreprise.

6e étape : Captez l’attention des stagiaires

En dehors de la création de cours stimulants, vous devez être en mesure d’orienter l’attention de vos apprenants. Pour transmettre efficacement vos connaissances, assurez-vous de favoriser l’attention de votre groupe de trouver un environnement adéquat à son attention.

Que votre formation se déroule à distance ou en présentiel, invitez vos stagiaires à éloigner ou à se déconnecter de leur smartphone pendant toute la durée du cours. Restez transparent et expliquez-leur les raisons de cette décision qui entre en jeu dans la réussite du parcours.

Adaptez également votre méthode pédagogique en fonction du moment de la journée choisi par l’apprenant. Retenez notamment que son attention baisse en fin de journée et vous devez être en mesure de bien la gérer en tenant compte du rythme circadien.

7e étape : Choisissez votre méthode pédagogique

Pour un formateur, il est essentiel de maîtriser les différentes méthodes pédagogiques pour les utiliser au bon moment. Lorsque vous créez votre formation, vous devez choisir une méthode pédagogique qui convient à votre domaine d’activité, mais aussi à celle de vos stagiaires.

La méthode pédagogique, qui englobe plusieurs types d’exercices, peut être magistrale, interrogative, démonstrative, active ou expérientielle.

Afin de choisir la bonne méthode et élaborer les fiches pédagogiques adaptées, vous devez tenir compte de l’objectif du programme, de la progression pédagogique de la formation, de la chronobiologie. Prenez aussi en compte la durée du cursus et les attentes du client.

Dans une logique de formation professionnelle efficace, le plus important est d’alterner intelligemment les méthodes plutôt que de rester sur une seule approche. Par exemple, vous pouvez démarrer une séquence en mode magistral très court pour poser le cadre, puis passer immédiatement en méthode active avec un cas pratique réel. Si vous formez au marketing digital, faites analyser une vraie campagne Ads, puis demandez aux apprenants de l’optimiser en petits groupes.

Autre point clé : adaptez votre méthode au niveau d’énergie du groupe. En début de session, privilégiez l’interrogatif pour engager, et en fin de journée, passez sur de l’expérientiel pour maintenir l’attention. Et petite question à se poser en tant que formateur : est-ce que vos apprenants sont simplement en train d’écouter… ou sont-ils en train de réellement pratiquer et décider ? C’est souvent là que se fait toute la différence en montée en compétence.