Organiser une soirée de fin d’année : le guide complet

La rentrée parait déjà loin. La fin d’année approche à grands pas. Entre les dossiers à boucler et les projets à lancer, ce moment de l’année reste très chargé ! Cependant, l’événement de fin d’année demeure une tradition bien ancrée dans notre pays. Une question se pose : faut-il organiser un événement d’entreprise de fin d’année ?

Pourquoi organiser un événement d’entreprise de fin d’année ?

Les raisons d’organiser un événement sont nombreuses :

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  • C’est avant tout l’occasion de passer un moment festif entre collègues après une année bien remplie.
  • Pour l’entreprise, c’est l’opportunité de remercier ses équipes pour leur investissement et leur engagement tout au long de l’année écoulée.
  • C’est aussi la période pour célébrer les réussites de l’entreprise : lancement de produit réussi, nouveaux contrats ou nouveaux clients, nouvelle technologie intégrée… et ainsi de féliciter les équipes pour le travail accompli.
  • C’est la période idéale pour faire passer des messages. Que l’année ait été successfull ou au contraire complexe, voire difficile, les fêtes de fin d’année sont l’occasion de présenter les nouvelles orientations et les nouveaux objectifs, puis d’exposer la stratégie à venir et les attentes vis-à-vis des collaborateurs.
  • C’est surtout un moment unique pour dessiner ses perspectives de façon rassurante, optimiste et chaleureuse pour dynamiser chacun et favoriser l’adhésion de tous à la réussite de l’entreprise.
  • La soirée de fin d’année permet aussi de convier clients et partenaires à un moment festif et de montrer l’entreprise sous un autre angle. C’est aussi le moment pour apprendre à mieux se connaître des deux côtés et partager des moments d’échange fructueux.
  • Un événement est toujours l’occasion de communiquer autour de sa marque, de mettre en avant son ADN et ses valeurs.
  • C’est aussi une opportunité unique pour les salariés de se rencontrer dans une ambiance agréable et festive. Cela est primordial quand on sait qu’une bonne ambiance de travail est un facteur important pour 62% de Millenials (étude Domplus – BVA). Cela crée aussi un sentiment d’appartenance. Essentiel à l’heure de la grande démission !
  • Une soirée d’entreprise permet aux salariés de rencontrer la direction dans un cadre informel et d’échanger dans une ambiance plus étendue qu’un entretien de fin d’année. Ainsi, vos collaborateurs pourront émettre des envies d’évoluer, de participer à certains projets, voire de proposer des idées ou autres nouveaux produits à fort potentiel.
  • Enfin, c’est aussi la possibilité de faire du networking entre services.

Quel thème pour votre soirée de fin d’année ?

décoration soirée fin d'année

Le thème de Noël s’impose presque de lui-même avec sa décoration sapin, ses cadeaux et les guirlandes, et son dress code assorti !

Mais vous pouvez aussi très bien imaginer des thématiques spécifiques en fonction de votre activité, votre actualité, la saisonnalité, le lieu de l’événement… On peut ainsi envisager une soirée polaire givrée avec une scénographie hivernale et glacée, ou encore orienter sa soirée autour des thèmes suivants :

  • Les années 80 (ou autre décennie selon l’âge des convives) ;
  • Une thématique couleur qui serait la reprise de la charte de l’entreprise par exemple ;
  • Un film ou des super héros ;
  • Un pays ;
  • Une époque de notre histoire ;
  • La soirée série TV ;
  • Noël à la montagne…

Pour plus d’idées de thème, cliquez ici.

Les éléments à prendre en compte pour organiser sa soirée de fin d’année 

Pour un événement réussi, il est essentiel en amont de définir précisément certains critères :

  • Spécifier les objectifs de l’événement ;
  • Qualifier le public cible ;
  • Déterminer un budget dédié ;
  • Choisir une date ;
  • Estimer le nombre de participants ;
  • Préciser un format de soirée

La date de l’événement

Fixer une date devra être anticipé.

En effet, toutes les entreprises vont organiser leur fête de fin d’année sur une période très courte.

Globalement avec les vacances scolaires, vous disposez de 2 semaines pour organiser votre événement de fin d’année, voire 2 jeudis ou 2 vendredis…

Les lieux, les artistes et autres prestataires événementiels risquent d’être réservés très rapidement.

Dès que votre choix sera arrêté, envoyez très rapidement un save the date à vos convives afin qu’ils réservent cette date.

Le format de l’événement

Le format de votre soirée de fin d’année sera aussi conditionné par les objectifs de l’événement et le public concerné – sans oublier le budget !

Votre agence événementielle pourra vous conseiller pour concevoir votre soirée et opter pour une soirée de gala ou soirée événementielle, un dîner cocktail ou dîner assis, un dîner spectacle…

Où organiser votre événement de fin d’année ?

Une question se pose très en amont : faut-il privilégier un événement dans les locaux de l’entreprise ou louer un lieu spécifique ?

La définition des éléments précédents (objectif, cible, budget) vous aidera à guider votre choix.

Organiser votre soirée de fin d’année dans vos locaux

Si votre objectif principal est d’offrir un moment convivial et festif pour vos collaborateurs, vous pouvez opter pour vos propres locaux.

Il est tout à fait possible de transformer vos espaces pour en faire de véritables lieux événementiels.

  • L’éclairage et la mise en lumières de vos espaces sauront transformer des salles de réunion impersonnelles en un lieu chaleureux que vos collaborateurs auront du mal à reconnaître !
  • Vous pouvez aussi rajouter des éléments de décoration, des écrans leds avec des infodécors aux couleurs de la thématique. Vous pouvez aussi installer des tissus tendus pour cacher les zones trop fonctionnelles.

Réserver un lieu extérieur

Vous organisez plutôt une soirée de gala en invitant notamment des clients. Il est alors préférable de réserver un lieu extérieur à vos locaux.

La thématique vous guidera dans le type de lieu à sélectionner tout comme votre secteur d’activité, le public cible et les objectifs de votre événement.

Vous souhaitez proposer une expérience mémorable, préférez un lieu atypique et différenciant.

  • Pourquoi pas un théâtre, une galerie d’artistes ou un musée privatisé, voire un hôtel particulier ou un loft si vous êtes un petit nombre, ou encore un lieu immersif très innovant ;
  • Vous pensez offrir un cadeau à vos convives, invitez-les au studio Harcourt. En plus de repartir avec un cadeau somptueux, ils seront très valorisés par le traitement haut de gamme que vous leur témoignez ;
  • Chaque région regorge de lieux inédits qui feront un effet whaou à vos invités.

Quel type de soirée organiser en fin d’année ?

Selon les objectifs dédiés à cet événement d’entreprise, vous pouvez opter pour différents formats de soirée.

Soirée incentive ou soirée teambuilding

Vous comptez peut-être profiter de cet événement pour renforcer la cohésion d’équipe ou fédérer vos salariés autour d’un intérêt commun.

Offrir une soirée conviviale dans un lieu inédit représentera une véritable parenthèse dans le quotidien de vos équipes.

Construisez ainsi votre soirée avec des activités de teambuilding, des événements sportifs, des ateliers d’équipes ou autre escape games…

Toutes ces animations sauront fédérer et mobiliser vos invités.

Soirée de gala

La soirée de gala va laisser un souvenir mémorable aux participants. Elle doit non seulement marquer tous les esprits mais aussi valoriser chaque invité. Raffinement, luxe, élégance sont les maîtres mots d’un tel événement.

C’est aussi l’occasion pour l’entreprise de véhiculer une image qualitative, notamment auprès de ses clients et partenaires.

C’est une soirée qui s’organise autour des prises de paroles de l’entreprise, discours qui doivent être au service des objectifs de l’événement et suffisamment mis en scène.

Événement de représentation par excellence, le lieu, la scénographie et la décoration doivent créer la surprise. Il en est de même pour les animations qui doivent marquer les esprits et proposer des activités haut de gamme en cohérence avec votre thème et votre soirée.

Soirée des vœux

La soirée des vœux est l’occasion de faire le bilan de l’année et de remercier les équipes. Cette cérémonie des vœux permet aussi de présenter les objectifs de la nouvelle année et la stratégie mise en place.

C’est un événement festif par excellence qui doit se dérouler dans une ambiance chaleureuse et détendue.

Il est possible d’inviter les proches de vos équipes. Comme pour une journée portes ouvertes, c’est ainsi l’occasion de fidéliser vos équipes.

Soirée remise de prix

La soirée de fin d’année peut effectivement être l’occasion de récompenser les salariés, les engagements, les innovations…

Vous pouvez ainsi organiser votre soirée autour de remise de prix et de trophées.

Celle-ci doit impérativement être animée par un véritable animateur au risque de lasser très vite les invités.

Dynamisez votre événement avec une mise en scène digne d’un plateau TV.

Cependant, la remise de prix n’est qu’un temps fort durant la soirée. Prévoyez un programme d’animations fédératrices et festives pour tous les invités, qu’ils soient lauréats ou non.

Quelles animations proposer lors de votre soirée de fin d’année ?

Les soirées de fin d’année sont souvent l’occasion de faire passer des messages.

Au-delà de ces prises de parole, les participants doivent aussi et surtout passer un moment divertissant et festif. Les animations sont essentielles pour construire un programme captivant.

Pour composer un scénario efficient, il faut avant tout tenir compte du public cible, de ses attentes et de ses freins et bien évidemment prendre en considération les objectifs de l’événement.

Pensez aussi à choisir des animations qui viendront nourrir la thématique de la soirée.

Pour une soirée mémorable, vous devez programmer différents types d’animation :

  • Animations musicales avec une formation musicale ou un orchestre, une tête d’affiche ou de la musique en déambulation ;
  • Animations artistiques avec des numéros de danse, d’acrobaties, de shows visuels… ;
  • Animations participatives nécessitant l’intervention des convives comme des ateliers, des jeux, des quiz et autres blind test… ;
  • Animations photographiques avec photobooth, cabine photo, studio photo… ;
  • Animations gourmandes : ateliers culinaires, dégustations de mets gourmands… ;
  • Animations bien-être avec des activités massage, maquillage, tatouages éphémères… ;
  • Animations innovantes : selon le public, n’hésitez pas à proposer des animations avec de la réalité augmentée ou virtuelle, des hologrammes et autres technologies qui sauront surprendre vos invités ;
  • Animations spéciales fin d’année : c’est l’occasion d’injecter dans votre déroulé des animations liées à Noël et aux vœux comme :
    • Une rétrospective de l’année avec une sélection des moments forts par les salariés ;
    • Le partage des vœux avec des animations nuage de mots ou autre social wall pour partager les photos de la soirée ou les photos souvenirs de l’année écoulée ;
    • Le recueil des prédictions de vos convives pour l’année à venir avec révélation lors de la soirée de l’année suivante est souvent générateur de fous rires !
    • Sans oublier le fameux secret santa cadeau.

Mélanger les formats d’animations permettra aussi de rythmer la soirée et ainsi d’éviter tout moment d’ennui aux invités.

Proposer une soirée éco-responsable

Un événement est l’occasion pour une entreprise de communiquer autour de ses valeurs et missions.

Profitez ainsi de cet événement fédérateur pour mettre en avant vos engagements environnementaux.

  • Préférez une communication digitale pour inviter vos cibles ;
  • Privilégiez des lieux écoresponsables ;
  • Favorisez un traiteur local qui propose des produits bio et de saison ;
  • Optimisez le tri des déchets et récupérez ce qui peut l’être pour vos prochains events ou offrez-les aux participants ;
  • Priorisez des écrans leds aux PLV à usage unique ;
  • Enfin, sensibilisez en amont les participants et demandez à tous leurs bonnes pratiques en la matière !

Faut-il offrir un cadeau de fin d’année aux invités ?

Il n’y a bien évidemment aucune obligation d’offrir un cadeau lors d’une soirée de fin d’année.

La période étant cependant festive, un cadeau est une marque d’attention particulière qui fait toujours plaisir. C’est aussi une forme de reconnaissance et de valorisation des invités.

La liste des cadeaux possibles est très large. L’important est d’offrir un cadeau porteur de sens, personnalisable aux couleurs de l’entreprise et eco-friendly.

Pour votre soirée de fin d’année, créez l’émerveillement

soirée de fin d'année scenographie

Quel que soit le type de soirée organisée, il est essentiel de créer de l’émerveillement chez vos invités.

Chaque point de contact avec votre public durant votre événement doit les surprendre.

Pensez aussi aux petits détails qui sauront faire la différence.

En jouant sur les 5 sens, vous pourrez créer un véritable effet whaou inoubliable. Vous serez ainsi peut-être obligé de faire appel à une agence événementielle.

La décoration et la scénographie doivent proposer une expérience exceptionnelle qui viendra immerger vos convives dans un univers festif et merveilleux.

Plus qu’un programme à composer, votre événement doit mettre en scène et concevoir des moments chargés d’émotion tout au long de la soirée. Cette émotion ressentie, génératrice de souvenirs mémorables, sera la preuve d’un événement réussi pour fêter la fin d’année. Voire la nouvelle année selon la date à laquelle vous l’organisez !