Entreprendre - Formation en ligne : 8 raisons de choisir un LMS plutôt qu’un espace-membres - 13 mars 2018

Formation en ligne : 8 raisons de choisir un LMS plutôt qu’un espace-membres

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« Quel outil vais-je utiliser pour créer, diffuser et vendre mes formations en ligne ? » Que vous soyez un formateur indépendant désirant passer à l’e-learning, ou que vous soyez un entrepreneur ou un blogueur souhaitant valoriser une expertise en vendant des formations, vous vous posez forcément cette question essentielle…

Or, un certain nombre d’entrepreneurs débutant dans la formation à distance choisissent de proposer leurs formations sur un espace-membres WordPress, principalement pour des raisons budgétaires. Cette option, quoiqu’alléchante à première vue, est en réalité beaucoup plus coûteuse qu’il n’y paraît. Elle coûte en temps de travail et en énergie, en performance pédagogique, en qualité de la relation formateur-apprenant, en image de marque, en sécurité informatique…

Cet article vous propose de poser à plat cette interrogation, et de faire le point sur les différences entre un espace-membres et un véritable logiciel d’e-learning aussi appelé Learning Management System (LMS). Découvrez les 8 raisons qui font du LMS une solution plus adaptée et pérenne pour développer votre business de formation. Un choix à la fois de raison et d’ambition !

Voici tout d’abord un tableau qui récapitule les éléments absents ou insuffisants dans un espace-membres, et qui sont fournis par les LMS de bonne qualité (quoique de façon inégale selon les solutions). La suite de l’article développe en détail tous ces points. 

Espace-membres
WordPress
LMS
Rapidité et technicité d’usageAccumulation de plugins et gestion de l’interconnexion

Utilisation d’outils externes et gestion du paramétrage

 

X

 

Cybercriminalité et sécurité des donnéesFaible protection des données

Nécessité d’un prestataire externe

 

X

Scénarisation pédagogique des formationsPas d’enchainement séquentiel

Donc pas de progression maîtrisée dans les contenus

 

X

 

Suivi et évaluation des apprenantsPas de quizz intégrés

Pas de questions ouvertes intégrées

Pas de résultats individuels

Pas de visibilité sur l’avancement de l’apprenant

 

 

X

 

Interactions avec les apprenantsSimples pages commentaires

Pas de forum contextualisé

Pas de messagerie interne segmentée

Pas de notifications personnelles

 

X

 

Gestion des ventes en ligneCréation manuelle et complexe des pages de capture et pages de ventes

Paramétrage de la solution de paiement externe

 

X

 

Modalités d’accès des apprenantsPas de sessions (dates de début et de fin)

Donc pas de formations finançables, et pas de MOOC

 

X

 

Modalités d’accès de formateursPas de rôles et permissions différenciés

Pas d’assignation des formateurs à des formations

 

X

 

 

1. Rapidité et technicité d’usage

Une solution e-learning est un logiciel à part entière. Utiliser un espace-membres WordPress revient à distordre l’usage original de l’outil pour adapter le site à une utilisation pédagogique. La « distorsion » se matérialise par l’obligation pour le formateur d’accumuler les plugins et les outils externes pour faire fonctionner sa plateforme.

Le formateur doit utiliser :

  • Un plugin de création de tunnel de ventes comme Optimizepress ;
  • Un plugin de protection des pages et de gestion des accès des membres comme Wishlistmember ;
  • Un plugin de processeur de paiement comme Thrivecart ;
  • Une ou des solutions de paiement en ligne comme Stripe, PayPal, etc. à paramétrer ;
  • Un auto-répondeur pour gérer l’ensemble des mails.

À chaque étape, l’installation des plugins et des outils externes demande des compétences techniques, certes abordables en travaillant très sérieusement, mais qui consomment tout de même un temps précieux. L’interconnexion doit être réalisée, et des erreurs peuvent vite être commises.

Dans un LMS de bonne qualité, tout est fait pour simplifier au maximum les tâches du formateur et offrir un confort d’usage. L’ergonomie est travaillée, le recours à des outils externes limité, la technique réduite à son strict minimum.

Le formateur déploie rapidement ses formations, et se concentre sur sa pédagogie et sur son développement commercial.

2. Cybercriminalité et sécurité des données

donnees securisees

La cybercriminalité est aujourd’hui devenue un risque bien réel, à ne pas sous-estimer. Elle expose le site et ses données, donc le formateur et ses clients. Or un espace-membres WordPress, développé en open source, est vulnérable aux attaques de hackers.

Le site peut être hacké par injection JavaScript et injection SQL. Ce qui est particulièrement grave puisque le site n’est pas seulement une vitrine, mais le support de vos formations.

Dans ce cas, l’hébergeur détecte le virus, et bloque immédiatement tout accès au site pour se prémunir. L’espace-membre du formateur devient inutilisable, pour lui-même et pour ses clients, tant que la sécurité n’est pas garantie à nouveau.

Pendant ce temps, le formateur perd la confiance de ses clients. Lehackeur peut détruire ou pirater la base de données, et mettre en danger toutes les données clients, ouvrant la voie à des plaintes des apprenants lésés.

Le formateur (informé et averti) gère la sécurité de son espace-membre en faisant appel à un prestataire externe pour :

  • Les mises à jour de WordPress ;
  • Et les sauvegardes régulières de la base de données.

Ainsi, il perd du temps et de l’énergie à trouver le bon prestataire de confiance, il doit payer au moins entre 200 et 400 euros par an.

Et malgré ces efforts, il est nécessaire de faire appel à nouveau à un prestataire en cas de hacking :

  • D’une part, le formateur n’est pas assuré d’avoir une solution rapide et efficace, car le prestataire peut peut se concentrer sur des gros clients) ;
  • D’autre part, il doit débourser des frais imprévus de l’ordre de quelques centaines d’euros minimum.

A contrario, investir dans un LMS, c’est investir dans la sécurité. La grande majorité des LMS professionnels réalisent des audits de sécurité et effectuent les développements nécessaires pour bloquer les points d’entrée des hackeurs. Lorsque le LMS est commercialisé en mode SaaS : la société propose en général un accès 24/7 toute l’année, puisque les données sont sauvegardées en permanence dans plusieurs data centers.

Le coût de la sécurité informatique est donc inclus dans l’abonnement et il n’y a plus de risques de dépenses imprévues. La société éditant le logiciel en est responsable

3. Scénarisation pédagogique des formations

Le fondement minimal d’une scénarisation pédagogique consiste à proposer un parcours de formation, composé de modules, eux-mêmes composés d’un enchainement d’activités (cours, quizz, etc.) dans un ordre structuré.

Pour parvenir à des offres à forte valeur ajoutée, la démarche du formateur est de concevoir une progression spécifique et scandée par des étapes de validation.

 

Un espace-membres ne permet pas d’exploiter les standards de scnarisation qui prévalent dans le monde professionnel. En particulier, il n’est pas possible de proposer des modules séquentiels ou des activités séquentielles :

  • En mode séquentiel, un apprenant ne peut passer à l’activité 2 que s’il a préalablement validé l’activité 1 ;
  • Plus encore, un apprenant ne peut passer au module 2 que s’il a préalablement validé l’ensemble des activités du module 1.

À chaque niveau, le degré de contrôle est un choix pédagogique du formateur.

Les étapes de validation, si elles sont mises en place, assurent la cohérence du parcours, et démontrent à l’apprenant que la progression proposée par le formateur est à la fois réfléchie et dans son intérêt. Elle fait partie de l’expertise du formateur.

On s’éloigne donc de l’information, qui a vocation à être picorée, pour aller vers de la formation, qui a vocation à être structurée (et donc mieux valorisée sur le marché !).

Évidemment, proposer des formations non séquentielles, dans lesquelles l’apprenant peut naviguer librement, peut tout à fait avoir une pertinence, notamment dans le cadre d’auto-formation ou de prestations d’appel.

Cela dit, ne pas avoir la possibilité d’encadrer la progression est un frein important à la construction de formations professionnelles.

Dans un LMS au contraire, la structuration du parcours en modules et activités est au cœur du logiciel. Le formateur peut facilement construire les éléments de sa formation, modifier leur ordre, et définir des règles d’enchainement plus ou moins restrictives. Bref, un choix pédagogique !

4. Suivi et évaluation des apprenants

suivi et evaluation

La capacité à suivre la progression de l’apprenant et à évaluer l’assimilation des connaissances ou compétences est un élément clef de la posture de formateur. C’est, en grande partie, ce qui différencie un formateur d’une personne qui vend uniquement du contenu brut.

D’ailleurs, lorsqu’un formateur propose des prestations entrant dans le champ réglementaire de la formation professionnelle continue (FPC), le suivi et l’évaluation sont même une obligation, dont les modalités doivent être présentées dans le programme de formation. C’est un préalable absolu pour faire financier les formations par un OPCA, Pôle Emploi, etc.

Même pour une formation en-dehors de la FPC (sur des thèmes très personnels par exemple), et non finançable, l’évaluation reste un marqueur de professionnalisme et de qualité.

Or le suivi et l’évaluation sont les grands absents dans un espace-membres :

  • L’outil n’intègre pas d’éditeur pour créer des quizz ou des questions ouvertes ;
  • Si le formateur souhaite proposer des évaluations, il n’a pas d’autre choix que d’envoyer (au mieux) un lien vers un outil externe de quizz, ce qui force l’apprenant à sortir de l’univers d’apprentissage privé.

Tous les LMS, eux, proposent des fonctionnalités pratiques pour créer des évaluations et les inclure dans les parcours de formation. Deux grands types d’évaluations se dégagent.

D’une part, le formateur peut généralement créer des quizz ou QCM : avec un temps limité, en un seul essai ou en plusieurs essais, avec un taux minimal de validation, etc. La validation et la génération des résultats sont automatiques ;

  • D’autre part, le formateur peut (dans certaines plateformes) proposer des questions ouvertes : une question qui appelle à un développement personnel de l’apprenant, et éventuellement à un rendu de travaux avec un fichier joint, un lien externe… La validation est manuelle par le formateur qui corrige la réponse de l’apprenant.

La question ouverte s’avère nécessaire :

  • Lorsque vous abordez des thèmes de développement personnel nécessitant une expression libre,
  • Lorsque vous voulez accompagner le projet de votre client et voir son avancée pour le conseiller,
  • Ou lorsque vous devez vérifier l’application concrète de compétences en situation de travail.

Par ailleurs, outre l’évaluation, le formateur a besoin de savoir où se situe chaque apprenant dans son parcours de formation. Sans un tel suivi, le formateur est aveugle : il accompagne des apprenants sans même connaître leur niveau d’avancement.

C’est ce qui se passe lorsque l’on utilise un espace-membres ! L’outil n’est pas conçu pour tracker les utilisateurs et fournir ces informations.

Dans un LMS performant, le formateur obtient une visibilité sur la progression de ses apprenants, notamment module par module.

L’idéal est de pouvoir contacter spécifiquement les apprenants qui suivent tel ou tel module, afin de personnaliser :

  • Les messages pédagogiques (rappel de dates, feedback, conseils, motivation) ;
  • Ou les messages commerciaux (proposition de coaching, vente d’un outil complémentaire…).

Bref, le suivi de l’apprenant devient un tremplin pour une meilleure qualité de la prestation, mais aussi pour vendre et fidéliser.

5. Interactions sociales avec les apprenants

interaction apprenants

La possibilité pour le formateur d’interagir avec ses apprenants individuellement et collectivement est essentielle. Elle détermine fortement la valeur ajoutée qui sera perçue par l’apprenant, et qui pèse lourd dans la satisfaction client.

Pour ne pas se voir reprocher de n’offrir que du contenu, le formateur doit pouvoir exploiter des fonctionnalités interactives qui lui permettent de communiquer de façon simple, rapide et ciblée.

Les espaces-membres rendent possibles certaines interactions, mais elles restent limitées à un niveau rudimentaire.

Du point de vue de l’animation collective, les forums d’un espace-membres sont en fait de simples pages de commentaires, peu structurées et peu dynamiques :

  • En effet, les sujets de discussion s’enchainent sans pouvoir être filtrés en fonction des modules ou des cours proposés, ce qui finit par donner une sensation de désordre ;
  • Lorsqu’une réponse est postée à un commentaire, la discussion n’est pas automatiquement remontée en tête de page, ce qui n’incite pas les apprenants à réagir.

Du point de vue de l’animation individuelle, les espaces-membres ne proposent aucune fonctionnalité intégrée :

  • Le formateur ne peut pas contacter un apprenant en fonction de son avancement dans le parcours de formation ;
  • Il ne peut pas fournir un feedback personnalisé suite à une évaluation, pour rebondir sur des points non assimilés ;
  • S’il veut pouvoir contacter un apprenant en fonction de la formation suivie, le formateur n’a pas d’autre choix que d’utiliser un service d’e-mailing externe compatible (Mailchimp, SG Autorépondeur, Aweber) et de le paramétrer lui-même.

Dans un LMS, les fonctionnalités dites sociales ou interactives sont plus fréquemment intégrées et plus nombreuses. La performance des LMS sur le marché est très inégale, et bien souvent c’est cet aspect qui est le plus négligé dans les logiciels.

Ceci dit, il est possible de trouver un LMS avec des fonctionnalités intéressantes permettant de gagner du temps et de communiquer de façon intelligente avec les clients. C’est en tout cas un point de différenciation à regarder de près et qui peut (doit) être au cœur du choix du formateur.

Enfin, n’oublions pas l’importance des notifications ! Un espace-membres ne gère pas l’envoi de notifications sur la boîte mail personnelle de l’apprenant, par exemple pour l’avertir d’une nouvelle discussion sur les forums, d’une réponse à un commentaire, d’un résultat d’une évaluation… Certains LMS le gèrent, et c’est aussi un point fort à vérifier.

6. Gestion des ventes en ligne

Gerer la vente

La vente en ligne de type e-commerce se développe à grande vitesse sur le marché de la formation. L’intérêt est évident pour le formateur : automatiser ses ventes et gagner en efficacité commerciale.

Bien qu’elle soit aujourd’hui fortement entravée par la réglementation de la formation professionnelle continue, de nombreuses offres peuvent être utilement vendues par paiement en ligne sécurisé.

Un espace-membres n’est pas, en lui-même, un outil de vente. Il peut le devenir au terme d’un processus comlexe.

  • D’une part, le formateur doit installer un processeur de paiement (Thrivecart), puis choisir une solution de paiement en ligne sécurisée (PayPal, Stripe…), la paramétrer et la rendre compatible avec son site ;
  • D’autre part, le formateur doit développer lui-même ses pages de ventes et les optimiser, ce qui implique un minimum de compétences informatiques et marketing.

Même avec de bonnes notions sur les outils, toutes ces tâches prennent du temps et détournent le formateur du cœur de son activité : la création, l’amélioration, et la gestion quotidienne de ses formations.

Là encore, les LMS sur le marché sont très différents les uns des autres du point de vue des fonctionnalités de ventes. Certains n’en ont aucune, d’autres les intègrent. Lorsque le LMS propose de réaliser un catalogue e-commerce, des pages de ventes, et un paiement en ligne sécurisé, il permet dans tous les cas de gagner du temps et d’économiser beaucoup d’énergie.

Le processus de ventes est certes plus standardisé, mais il a été conçu pour être professionnel et convertissant. Ce choix est donc aussi un moyen d’éviter les erreurs marketing des formateurs. Notamment, la fréquente tendance à réaliser des pages de ventes qui leur plaisent visuellement, mais qui ne prennent pas suffisamment en compte les éléments capitaux d’optimisation de l’expérience utilisateur.

7. Modalités d’accès des apprenants

Les modalités d’accès à la formation sont importantes pour le formateur puisqu’elles doivent s’accorder avec le type d’offres qu’il propose et le type de clients qu’il vise.

Problème : un espace-membres n’autorise pas la planification de formations événementielles, c’est-à-dire commercialisées sous forme de sessions (avec une date de début, et une date de fin, fixées à l’avance).

Cette absence de sessions peut passer inaperçue pour les entrepreneurs proposant du contenu en accès « libre », à durée illimitée ou par abonnement. Mais elle est en réalité très problématique dès lors que le formateur souhaite professionnaliser ses pratiques et diversifier ses offres.

En effet, la commercialisation par sessions est obligatoire pour toute formation entrant dans le champ réglementaire de la formation professionnelle continue (FPC). La réglementation française en la matière est stricte.

C’est notamment un moyen pour les financeurs (OPCA, Pôle Emploi, régions, etc.) de contrôler la réalité de la prestation sur une durée précise.

  • Le formateur se prive de la possibilité de proposer des formations potentiellement finançables.

En conséquence, les formateurs qui souhaitent viser des clients entreprises et former des salariés sont pénalisés par l’impossibilité de créer des sessions. Les entreprises sont habituées à travailler sous cette forme, et sont réticentes à inscrire leurs salariés à des formations illimitées ou par abonnement.

  • Le formateur se prive indirectement des clients entreprises, et ne peut se concentrer que sur des clients particuliers.

Par ailleurs, l’usage de sessions est un des critères pour créer un MOOC (massive open online course) tel qu’il est aujourd’hui défini. Évidemment, le formateur peut proposer une formation gratuite en accès libre – ce qui est toujours très utile pour se faire connaître. Mais le MOOC, lui, suppose une durée limitée et des dates précises, pour condenser dans un temps court les échanges sur les forums et l’émulation collective. Les MOOC font souvent l’objet de campagnes de teasing avant l’ouverture de la session, afin de créer un effet d’attente.

  • Le formateur se prive de la possibilité de réaliser un MOOC.

Évidemment, les LMS sont, eux, calibrés sur les pratiques des organismes de formation. Donc lorsqu’ils gèrent la publication de la formation sur un catalogue de vente, le formateur a la possibilité de prévoir des sessions de formation auxquelles les apprenants peuvent s’inscrire.

8. Modalités d’accès des formateurs

Lorsque l’on se lance en tant que formateur freelance, on se demande rarement ce qui se passera si l’on veut agrandir son entreprise et travailler en équipe. Pourtant, il est nécessaire de penser à l’avenir, car survivre seul est difficile.

Il est fréquent de voir deux ou trois formateurs se regrouper pour avoir plus d’impact sur le marché. L’avantage est de pouvoir proposer une gamme d’offres complémentaires, et fidéliser les clients.

Ainsi, l’outil de formation en ligne doit intégrer la possibilité de gérer les accès d’une équipe de formateurs, même si ce n’est pas votre projet immédiat. Et si vous êtes déjà en équipe, vous n’avez pas le choix.

Cependant, un espace-membres n’est pas utilisable à plusieurs formateurs, contrairement à un LMS :

  • Un espace-membres ne permet pas de donner des rôles et permissions différentes aux membres de l’équipe : par exemple un rôle d’administrateur qui peut modifier en profondeur l’ensemble de la plateforme privée, ou un rôle de formateur qui ne peut modifier que ses formations ;
  • L’espace-membres ne permet pas non plus d’assigner les formateurs à des formations, et par conséquent toutes les formations sont accessibles et modifiables par toute l’équipe.

Les LMS ciblent notamment des organismes de formation avec des équipes structurées. Ils sont conçus pour proposer des rôles et des accès différenciés aux collaborateurs.Le travail en équipe peut se faire sans désordre ou conflit. Vous savez que votre outil peut vous permettre d’agrandir votre équipe.

Conclusion

En définitive, ces 8 raisons montrent bien que, dans la grande majorité des cas, un LMS sera davantage adapté et utile pour développer un business de formation en ligne, quelle qu’en soit la forme.

Choisir un espace-membres peut suffire dans une configuration cumulant toutes les conditions suivantes :

  • Si vous prévoyez de ne jamais cibler des clients entreprises ;
  • Si vous prévoyez de ne jamais proposer de formations finançables ;
  • Si vous prévoyez de travailler seul et de ne pas passer en équipe ;
  • Si vous ne prévoyez pas d’évaluations des apprenants ;
  • Si vous ne prévoyez pas de suivi et d’accompagnement individuel ;
  • Si vous prévoyez des interactions collectives limitées, voire aucune ;
  • Si vous prévoyez d’investir dans un prestataire pour maintenir la sécurité ;
  • Si vous prévoyez de passer beaucoup de temps à calibrer votre tunnel de ventes ;
  • Si vous prévoyez de passer beaucoup de temps à travailler sur la technique.

Un espace-membres ne rend possible qu’un seul positionnement marketing : la vente de contenus pédagogiques à relativement faible valeur ajoutée (car peu scénarisés, sans accompagnement et sans évaluation). Ce positionnement pousse le formateur ou l’entrepreneur à restreindre sa gamme d’offres et mettre en cohérence ses prix en les tirant vers le bas.

Outre la question de l’outil, il paraît nécessaire de s’interroger sur la pérennité de cette stratégie, qui apporte peu de marges de manœuvre pour se diversifier et qui ferme beaucoup de portes. Une fois dans cette voie, le seul moyen d’en sortir est de changer de solution e-learning !

La meilleure solution semble d’investir rapidement dans un LMS professionnel capable de suivre les évolutions de votre activité.

Néanmoins, vous devez être vigilant ! Depuis quelques années, des solutions d’espaces-membres améliorés ont vu le jour, créant la confusion en prétendant qu’un espace-membres et un LMS désignent la même chose.

Il faut donc bien être attentif, au moment de choisir votre LMS, à un certain nombre d’éléments, notamment :

  • La possibilité de créer des quizz et des questions ouvertes dont les résultats et réponses sont visibles et exploitables par le formateur ;
  • La possibilité d’interagir personnellement et de façon ciblée avec les apprenants, notamment en fonction de leur avancement dans la formation ;
  • La possibilité de proposer des formations par sessions avec une date de début et une date de fin de parcours ;
  • La possibilité de gérer une équipe de formateurs, et de donner des rôles et permissions différents aux membres.

Vérifier ces éléments vous guidera vers une solution répondant aux exigences d’un logiciel e-learning, et capable de solidifier votre stratégie d’entreprise.

Présentation de l’auteur

Yooteach est un logiciel e-learning SaaS dédié aux formateurs-coachs freelances et aux petits organismes de formation. La plateforme permet de créer, diffuser, animer, piloter et vendre facilement des formations en ligne.

En développement technologique depuis 2 ans, et après une levée de fonds auprès de BPI France, notre logiciel annonce son lancement pour avril 2018 ! Notre blog propose également des conseils concrets pour accompagner les formateurs-coachs freelances dans leur transformation digitale.