Peut-on changer d’Organisme Certificateur Qualiopi lors du cycle de certification sur 3 ans ?         

Le cycle de certification Qualiopi de 3 ans est une période clé pour tout organisme de formation qui souhaite maintenir sa conformité avec les exigences de la certification Qualiopi, différente de la certification ISO 9001. Pourtant, certaines structures peuvent vouloir changer d’Organisme Certificateur (OC) au cours de ce cycle. Mais est-ce réellement possible ? Quelles sont les étapes à suivre et les précautions à prendre ?

Oui, vous pouvez changer d’Organisme Certificateur

Coût et qualité de service, réactivité, flexibilité… vous êtes à cheval sur ces points lorsqu’on parle d’organisme certificateur ?  

Vous pouvez très bien changer d’organisme en cours de cycle. Ce processus, appelé « transfert de certification », permet d’opter pour un organisme certificateur Qualiopi qui offre un meilleur suivi, une meilleure qualité de service ou des coûts plus avantageux.

Cela n’est pas très courant, mais il arrive que des organismes de formation changent d’OC pour plusieurs raisons :

• Les frais sont trop élevés : Une enquête de 2022 a d’ailleurs révélé que plus d’1 organisme sur 4 envisageait de changer de certificateur, principalement à cause des coûts ou de la qualité du service (Source : Certifopac). Certains OC appliquent des tarifs bien plus élevés que d’autres. N’hésitez donc pas à comparer les offres pour réaliser des économies substantielles ;
• Le manque de réactivité : Un OC difficilement joignable ou peu disponible peut ralentir votre certification et nuire à votre activité. C’est évident !
• Un suivi insatisfaisant : Un accompagnement peu efficace ou un manque de clarté dans les exigences peut aussi inciter à changer d’OC.
• Une interprétation différente des critères : Certains OC sont plus stricts ou plus souples dans l’application du référentiel Qualiopi, ce qui peut poser des difficultés aux organismes de formation ;
• La volonté d’améliorer son image : Certains OC ont une meilleure réputation que d’autres, un critère déterminant pour un organisme qui souhaite renforcer sa crédibilité auprès de ses clients et partenaires.

Il est clair que la certification n’est pas un processus unique et qu’il est important de bien choisir son OC pour éviter des frustrations !

Le transfert de certification est donc un moyen d’aligner votre organisme certificateur avec votre projet.  Vous pourrez ainsi mieux ajuster votre processus de certification à vos besoins réels. Vous voyez que votre OC actuel n’est pas sur la même longueur d’onde que vous ? Changer peut simplifier votre parcours. C’est un moyen rapide de réajuster le tir sans repartir de zéro, tout en restant conforme.

Et puis, choisir un OC avec une forte réputation dans votre secteur peut vraiment faire la différence ! N’oubliez pas qu’un OC reconnu ne vous offre pas seulement une certification, il renforce aussi l’image de votre organisme de formation. Il peut vous donner ce petit coup de pouce supplémentaire dans la construction de votre image professionnelle. Un point clé pour crédibiliser votre parcours et mettre en valeur la qualité de votre offre !

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Comment procéder au transfert de certification ?

Le transfert de certification repose sur une procédure stricte :

1. Faites une demande écrite auprès du nouvel OC, accompagnée des pièces justificatives : une copie de votre certificat Qualiopi actuel ; un rapport détaillant d’éventuelles non-conformités relevées lors du dernier audit ; un plan d’action correctif, si nécessaire ;
2. Comparez plusieurs OC avant de faire votre choix en demandant des devis détaillés.
3. Anticipez les frais de transfert, qui peuvent atteindre plusieurs centaines d’euros selon l’OC ;
4. Prévoyez des délais pour éviter toute interruption de certification ;
5. Assurez-vous que le nouvel OC est bien accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation).

Pour une meilleure organisation, réalisez ces démarches plusieurs mois avant la date de renouvellement de votre certification. Cela vous évitera tout stress inutile et toute interruption dans votre activité !

Réglementation et obligations des Organismes Certificateurs

Un arrêté du 30 avril 2024 impose aux OC de nouvelles obligations. Résultat ? Plus de transparence, plus de confiance ! Avec cet arrêté, les Organismes Certificateurs sont maintenant tenus de jouer cartes sur table. On parle de bilans annuels adressés au ministère chargé de la formation professionnelle détaillant tout, des audits Qualiopi réalisés aux plaintes reçues.

Concrètement, ce bilan doit entre autres inclure :

• Le nombre de prestataires certifiés et le nombre d’audits réalisés ;
• Les décisions de refus de certification, suspensions et retraits pour non-conformité ;
• Les plaintes reçues et les actions mises en place pour les traiter ;
• Le nombre d’interventions liées au contrôle de l’usage de la marque Qualiopi ;
• Le nombre de transferts de certifications acceptés et refusés ;
• Les principales difficultés rencontrées lors du processus de certification.

Ces mesures permettent d’éviter toute dérive et d’assurer une homogénéité dans l’application du référentiel Qualiopi.  

L’obtention de la certification vous permet ainsi d’afficher le logo Qualiopi sur votre site. (Exemple sur notre page formation webmarketing).

Une super initiative pour garantir une plus grande transparence et éviter que des dérives n’aient lieu. Et pour les organismes de formation, ça rassure énormément ! Vous pourrez voir clairement le niveau de rigueur et de sérieux de votre OC. C’est une vraie bouffée d’air frais !

D’un autre côté, les transferts de certification sont mieux encadrés. Et c’est du concret, car le nombre de transferts de certifications acceptés ou refusés sera aussi publié. Si vous souhaitez changer d’OC, cela donne une bonne idée de la flexibilité de votre certificateur. Et tout cela est désormais sous contrôle, ce qui permet de garantir que la procédure se fait dans les règles de l’art, sans laisser place aux abus.

L’impact du changement d’OC sur votre certification

Changer d’Organisme Certificateur ne remet pas en cause votre certification Qualiopi, à condition que la transition soit bien gérée. Alors, préparez votre dossier et choisissez un OC fiable pour éviter toute complication administrative.

Mais discuter avec votre OC actuel avant d’entamer une procédure de transfert peut énormément vous aider ! Un dialogue ouvert permet bien souvent de résoudre les insatisfactions et d’éviter un changement inutile. En exposant vos préoccupations de manière détaillée, il est possible que votre OC s’adapte à vos attentes, que ce soit en termes de tarifs, de réactivité ou d’accompagnement.

Dans certains cas, un réajustement du contrat peut aussi être une solution au transfert, évitant ainsi des démarches administratives complexes et des frais supplémentaires. Après tout, vous êtes un client, et l’Organisme Certificateur est votre fournisseur. Vous pouvez très bien négocier les termes de votre contrat. Mais si vous ne parvenez pas à un accord, vous êtes libre de choisir l’OC de votre choix.

Décidé à effectuer le transfert de certification ?

• Planifiez votre changement : Commencez à évaluer vos options plusieurs mois avant la fin du cycle de certification ;
• Consultez des avis et retours d’expérience : D’autres organismes peuvent vous aider à faire le bon choix ;
• Préparez un dossier structuré : Un dossier complet accélère le processus et évite des allers-retours inutiles ;
• Prévoyez un accompagnement : Certains experts ou consultants spécialisés en certification Qualiopi peuvent vous aider à mieux gérer la transition et à éviter les erreurs courantes.

Allez, vous avez votre organisme certificateur et avez obtenu votre certification Qualiopi pour prouver la démarche qualité ?

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