Comment monter un centre de formation professionnelle

Déclaration d’activité auprès de la DREETS, certification Qualiopi, éligibilité de ses formations au CPF… Nous vous proposons de partager avec vous toutes les étapes clés de la création d’une activité d’organisme de formation.

Voici les principales étapes d’un projet de création de centre de formation :


formation Créer et référencer son organisme de formation

Formation pour créer son organisme de formation :

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1 : Organiser une première session de formation et préparer son dossier de déclaration d’activité

Pour déposer votre demande de déclaration d’activité et monter votre centre de formation, vous allez devoir organiser une première action de formation.

En effet, la DREETS, lors du dépôt de votre dossier, vous demande un contrat ou une convention de formation (contrat si votre client est un particulier, convention s’il s’agit d’une entreprise).

A ce stade, comme vous n’avez pas encore votre numéro de déclaration d’activité d’organisme de formation, vous devez mettre dans vos documents la mention « numéro de déclaration d’activité en cours d’attribution ».

Pour votre première formation, comme vous n’avez pas encore de numéro de déclaration et que vos clients ne peuvent, de ce fait, pas encore avoir de prise en charge, nous vous conseillons de faire un tarif raisonnable.

Ce premier contrat est indispensable pour monter votre dossier de création d’organisme de formation.

Important : Lors de votre première session de formation, veillez à produire tous les documents encadrant une prestation de formation soit au minimum : contrat ou convention comme nous venons de le voir mais également la feuille d’émargement et les attestations de présence (ou d’assiduité s’il s’agit d’une formation à distance). Pour plus d’infos sur ce sujet, lisez notre article « Liste des documents encadrant les prestations de formation professionnelle »

2 : Déclarer son activité auprès de la DREETS de sa région

Votre première formation donnée en veillant à bien produire les contrats, émargements et attestations, vous pouvez désormais monter votre dossier de déclaration d’activité d’organisme de formation.

Pour ce faire, vous devez préparer les pièces suivantes :

En complément, l’administration peut vous demander l’envoi d’un justificatif concernant la première prestation de formation réalisée, les personnes ayant suivi cette formation ou la nature de cette formation. Elle peut aussi vous demander un justificatif concernant les compétences de la personne réalisant la formation et la pertinence de ces compétences vis à vis de la formation. À la réception de cette demande, vous avez 15 jours pour envoyer les documents complémentaires (Source : DREETS).

Si tout est ok au niveau de votre dossier, vous recevrez ensuite votre numéro de déclaration d’activité, sésame pour commencer officiellement votre activité de centre de formation professionnelle.

3 : Obtenir la certification Qualiopi

Tous les organismes, pour prétendre aux financements de leurs formations, doivent se mettre dans une démarche qualité. La certification Qualiopi a pour but d’attester justement cette démarche.

La certification Qualiopi est composée de 7 critères qualité et 32 indicateurs, les organismes doivent répondre à ces différents critères. Vous pouvez les retrouver dans le document officiel « Référentiel national qualité ».

Si l’ancien système qualité (Datadock) était fondé sur du déclaratif, pour obtenir Qualiopi, les centres de formations doivent passer un audit complet auprès d’un certificateur agréé par l’Etat. Pour chaque critère et indicateur un certain nombre de preuves sont à fournir.

Les grandes étapes pour se préparer à Qualiopi :

  1. Etudier le référentiel qualité (cf. lien ci-dessus) ;
  2. Mettre en place des process de gestion interne à votre organisme respectant l’ensemble des critères ;
  3. Contacter un organisme certificateur parmi les organismes agréés par le gouvernement ;
  4. Passer l’audit.

Une fois Qualiopi obtenu, vos formations pourront prétendre aux différents financements. Pour plus d’information sur la certification Qualiopi, vous pouvez lire ce dossier complet sur le sujet : Tout savoir sur la certification Qualiopi.

4 : Rendre ses formations éligibles aux divers financements : CPF, OPCO, Pôle Emploi…

Qualiopi suffit pour obtenir les financements des OPCO, FAF et du Pôle Emploi (en ayant aussi la démarche de vous inscrire en tant qu’organisme sur leur système Kairos).

Pour le CPF, en plus de Qualiopi, votre formation doit rentrer dans l’une de ces catégories pour être éligible :

  • Formation débouchant sur un diplôme enregistré au RNCP ;
  • Formation préparant à une certification de qualification professionnelle (CQF) ;
  • Formation préparant à une certification enregistrée au répertoire spécifique de France Compétences ;
  • Bilan de compétences ;
  • Formation aidant à la création d’entreprise.

Si votre formation ne correspond pas à l’une de ces catégories, vous ne pouvez pas prétendre à un financement via le CPF pour vos apprenants.

Pour rendre vos formations éligibles, il faut donc qu’elles préparent soit à un diplôme ou une certification soit qu’elles accompagnent à la création d’entreprise.

Pour les formations courtes, on va plutôt se tourner vers la préparation à une certification. Pour ce faire, vous devez signer une convention de partenariat auprès d’un organisme certificateur disposant d’une certification dans votre domaine de formation. Vous devrez ensuite respecter le référentiel de compétences de ce certificateur (en résumé la liste des compétences que doit avoir une personne pour obtenir la certification) en adaptant, si besoin, le programme de votre formation.

A partir du moment où vous aurez signé cette convention de partenariat, vos formations, préparant à une certification, seront donc éligibles au CPF. Nous avons un dossier complet sur l’éligibilité CPF, pour plus d’informations sur ce sujet, rendez-vous ici : « Rendre ses formations éligible au financement CPF ».

Pour aller plus loin dans les démarches de création d’organisme de formation

Vous avez désormais une vue globale sur les étapes pour monter votre centre de formation, n’hésitez pas à parcourir les différents liens présents dans cette page pour creuser les différents sujets.

En complément, pour plus de détails sur les étapes de création d’un organisme de formation, nous vous invitons à lire également notre dossier « Comment créer son organisme de formation et devenir formateur ».

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