Comment choisir son agence événementielle ?

Un événement est stratégique pour une entreprise. Il ne s’agit pas simplement de réunir des invités pour un moment festif, informatif, transformatif ou expérientiel. Un événement répond à un objectif spécifique. Cet enjeu impose de faire appel à une agence événementielle pour être accompagné. Comment choisir la bonne agence d’événements ? Celle qui vous permettra d’atteindre vos objectifs et bien plus ?

Travailler avec une société d’événement ou faire soi-même ?

C’est certainement la 1ère question que vous vous posez. Question, oh combien légitime, avant de sélectionner l’agence adaptée à votre problématique.

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Ne pouvons-nous pas gérer en interne notre événement ?

Quels éléments voir pour vous aider à prendre votre décision ?

Quelle est l’utilité d’une agence événementielle ?

Organiser un événement fait appel à différentes compétences et expertises

Il est rare dans une entreprise (hors agence événementielle) de disposer d’un expert maîtrisant ces différents métiers.

Ainsi, gérer vous-même votre événement risque de vous monopoliser plusieurs personnes avec des profils variés sur un certain nombre de jours. D’autant plus qu’elles ne seront pas familiarisées avec les attentes d’un chef de projet événementiel !

Et pendant cette durée de monopolisation, elles ne pourront officier à leur poste.

Un événement ne se passe jamais sans imprévus ou aléas

Ces nombreux imprévus pouvant impacter grandement votre événement, voire empêcher sa réalisation.

Une agence événementielle est habituée à gérer de tels imprévus. Elle les anticipe même en amont. Et il faut une habitude et une expertise opérationnelle pour trouver des solutions rapides et efficaces.

Ne dit-on pas que le métier d’organisateur d’événement est un des 5 métiers les plus stressants !!

On peut lister d’autres avantages à faire appel à une agence d’événement :

  • Créativité et originalité ;
  • Innovation et tendances ;
  • Gain de temps ;
  • Connaissances des lieux adaptés à la problématique ;
  • Maîtrise de la technique (streaming, vidéo…) ;
  • Liste de prestataires compétents et expérimentés ;
  • Budget contenu…

Enfin, une agence n’organise pas un événement !

Cette affirmation peut surprendre. Nous entendons par là qu’une société d’événementiel met en place des expériences immersives rendant les événements mémorables et générant des expériences de marque uniques et inoubliables.

On le voit, faire appel à une agence événementielle est une assurance pour concevoir, organiser et gérer un événement inoubliable et marquant.

Mais avec quelle agence d’événements travailler ?

Le marché des agences événementielles est très concurrentiel.

Ainsi, choisir la bonne agence n’est pas simple.

Comment se faire accompagner avec expertise et efficacité ?

Pour vous aider dans votre choix, découvrez notre « guideline spécial agence événementielle ».

1 – Une bonne agence d’événement pose les bonnes questions

Bien évidemment avant de rencontrer une agence, vous aurez préparé un cahier des charges très détaillé.

Dans votre brief, vous présenterez votre entreprise, votre marque, vos clients…

Vous aurez aussi défini vos besoins, vos problématiques, les objectifs à atteindre. Vous détaillerez précisément vos cibles.

Cependant et en toute logique, vous êtes immergé dans l’entreprise et son histoire. Ainsi, vous risquez de manquer de recul. Une agence événementielle a un regard extérieur.

Elle veut avant tout comprendre votre entreprise, votre secteur et votre problématique.

Elle doit savoir poser les bonnes questions pour :

  • Comprendre vos cibles ;
  • Appréhender leurs comportements, besoins, freins, frustrations et obstacles… ;
  • Définir les bénéfices recherchés ;
  • Imaginer l’expérience susceptible de changer leurs comportements.

En vous questionnant correctement, elle saura donner une véritable perspective à votre problématique pour orienter sa réflexion et vous proposer une stratégie événementielle pertinente et innovante pour assurer votre succès.

En effet, c’est souvent les questions posées en amont qui vont déterminer les réponses apportées à la problématique du client.

2 – Une agence événementielle avec un relationnel qui matche

Travailler avec une agence d’événement nécessite la mise en place d’une réelle collaboration.

Un rapport de confiance et un bon relationnel doivent pouvoir s’établir dès la première rencontre.

Vous allez devoir échanger avec eux, les rencontrer à plusieurs reprises, leur confier parfois des informations confidentielles.

Il est important de sentir un vrai feeling avec les collaborateurs de l’agence.

La première interaction est essentielle.

Vous devez impérativement bien vous entendre avec l’équipe, et apprécier d’échanger avec elle pour travailler efficacement et qualitativement.

Si vous ressentez :

  • Une certaine méfiance ;
  • Un comportement qui va à l’encontre de vos valeurs ;
  • Un manque d’intérêt pour votre structure, vos équipes ou votre personne ;

Alors, passez votre chemin !

Et cherchez une agence d’event avec qui le feeling sera naturel, spontané et authentique. Ainsi, vous pourrez construire un partenariat constructif et efficient.

3 – Vérifiez les réalisations de l’agence d’event

Pensez à parcourir le site web de l’agence et ses réseaux sociaux et passez du temps sur leurs réalisations.

Vous y découvrirez certainement la « patte de l’agence« . Patte scénographique, conceptuelle et émotionnelle qui insufflera ses réflexions et que vous retrouverez sur votre prochain événement.

Jugez de la diversité des projets réalisés, de leur complexité, de leur qualité…

Et surtout, vérifiez que les réalisations de l’agence vous inspirent !

4 – Regardez aussi les clients de l’agence événementielle

Une agence peut travailler avec des entreprises, des collectivités locales, des fédérations, des syndicats, des centres commerciaux, des politiques

En travaillant avec certaines typologies de clientèle, vous avez l’assurance qu’elle est familiarisée avec des procédures spécifiques, des modes de fonctionnement parfois contraignants…

Connaître ses clients peut vous révéler les secteurs et domaines d’activité qu’elle a pratiqués et maîtrise à priori.

5 – Découvrez les témoignages et avis des clients de l’agence événements

avis clients agence événement

A l’heure de l’internet 2.0, les avis clients ont pris de l’ampleur. La e-réputation est un facteur à suivre.

En effet, à travers avis et témoignages, les clients expriment leur ressenti vis-à-vis de l’agence, ses équipes, son fonctionnement.

Donc passez en revue témoignages et avis.

Ils sont souvent révélateurs d’un mode d’accompagnement.

6 – Repérez l’expérience de la société d’événement

Une agence présente sur le marché depuis plusieurs années aura forcément une expérience éprouvée et une meilleure maîtrise des événements. Elle ne découvrira pas l’événementiel et ses pièges avec votre événement !

La crise sanitaire a marqué durablement le marché de l’événementiel. Les agences ont dû s’adapter pour proposer des événements en distanciel ou en format hybride. Vérifiez que l’agence qui vous intéresse a bien pris ce tournant avec des réalisations online.

Privilégiez des agences multi-spécialistes et multi-sectorielles.

Une agence spécialisée sur un type d’event (MICE) saura vous organiser par exemple un incentive spécifique. Or quand vous briefez une agence, vous exposez une problématique. C’est l’agence qui vous proposera le type d’événement à organiser pour y répondre. Mieux vaut ainsi prioriser une agence non spécialisée sur un format d’événement.

De plus, la connaissance de secteurs autres que le vôtre aura apporté à l’agence d’événements une multitude d’expériences qui sauront enrichir ses propositions. N’en faites pas l’économie !

Vérifiez aussi les qualifications du personnel de l’agence sur Linkedin qui viendront corroborer votre première impression.

7 – Favorisez des agences avec une offre de service complète

Un événement fait intervenir bon nombre de prestataires : décorateurs, scénographes, logisticiens, techniciens, artistes, animateurs, intervenants…

Ainsi, un bon responsable événementiel est un véritable chef d’orchestre capable de gérer toutes les parties prenantes spécialisées.

Assurez-vous que l’agence en question soit capable de gérer l’ensemble des intervenants de votre événement et qu’elle ne vous délègue pas une certaine partie !

8 – Priorisez des agences créatives et curieuses

Notre société évolue très vite.

Les comportements des cibles font naître de nouvelles exigences.

De nouveaux défis apparaissent pour l’écosystème événementiel comme l’empreinte carbone, l’ultra-personnalisation des events, le besoin d’immersion, le développement du métavers, le streaming…

Une bonne agence événementielle doit intégrer ces nouveaux enjeux.

Elle doit aussi :

  • Etre à l’affût des tendances et des nouveautés ;
  • Etre curieuse et élargir ses horizons ;
  • Etre originale sur tous les terrains de l’événement…

Cette curiosité et ces connaissances tendancielles représentent des opportunités que l’agence événementielle saura mettre à profit pour votre propre événement. Elles permettront de faire émerger de nouvelles idées pour faire vivre de véritables expériences aux participants.

9 – Renseignez-vous sur le niveau d’accompagnement proposé par la société événementielle

Pour sélectionner la bonne agence d’événements, il est essentiel de connaître l’accompagnement proposé et le temps accordé, tout au long du contrat.

Certaines agences ont un service commercial éprouvé. Elles sauront solliciter des équipes en amont pour générer du new biz.

Une fois la compétition gagnée, le budget peut être confié à une équipe plus light, parfois même peu expérimentée (voire même débutante) sur la mission dévolue à l’agence.  Ces forces vives pourront toujours s’appuyer sur les experts de l’agence. Mais pas forcément au quotidien.

Avant de signer avec une agence :

  • Exigez de connaître l’équipe en charge de votre événement, et ce, tout au long de votre collaboration avec elle ;
  • Rencontrez l’interlocuteur qui vous sera dédié tout au long du contrat ;
  • Vérifiez que l’agence soit bien présente le jour J sur tous les événements qu’elle organise.

10 – Elisez une agence très opérationnelle

C’est toujours sur le terrain que se joue la réussite d’un événement.

Une stratégie événementielle peut être très originale, innovante, créative ou tendancielle. C’est son implémentation correcte sur le terrain qui en fera un succès ou un échec !

Préférez une agence très opérationnelle et habituée à se confronter aux réalités du terrain et aux imprévus possibles et inimaginables.

Pour une collaboration avec l’agence événement efficiente et qualitative

On l’a vu précédemment, le relationnel avec l’agence est primordial.

Lors de votre première entrevue, n’hésitez pas à aborder certaines questions.

Elles vous aideront à vérifier que l’agence correspond réellement à vos attentes, à vos valeurs, à votre façon de considérer le travail…

Quelques questions intéressantes :

  • Quels types d’événements vous intéressent le plus ? Et pour quelles raisons ?
  • Et inversement, quel type d’événement vous passionne le moins ? pourquoi ?
  • Parmi tous les événements que vous avez organisés, quel a été celui qui vous a le plus passionné ? Le moins ? Et qu’elles en sont les raisons ?
  • Quel est l’élément de brief le plus important pour concevoir un projet ?
  • Quelle est la valeur ajoutée de votre agence ?
  • Comment définissez-vous votre positionnement ?
  • Quels sont vos rituels le jour J ?
  • Comment organisez-vous votre travail le jour J ?
  • Lors d’un événement, vous arrivez sur place combien de temps à l’avance ?
  • Comment mesurez-vous le succès d’un événement ?
  • Avez-vous déjà eu des retours négatifs lors d’un événement ? pourquoi ? comment avez-vous réagi ? quelles procédures avez-vous mises en place ?
  • Depuis combien de temps travaillez-vous avec vos prestataires principaux ?
  • Avez-vous déjà subi une situation de crise sur un événement ? si oui laquelle ? comment avez-vous réagi ?
  • Comment avez-vous fait face à la crise sanitaire ? quelles ont été les implications pour votre agence ?

Une bonne agence nécessite d’être accompagnée

Vous avez enfin choisi la bonne agence événementielle, experte, avec un bon relationnel, impliquée, investie et créative.

Cependant, pour une collaboration efficace, l’entreprise doit aussi préparer un brief écrit détaillé.

brief agence événement

Plus votre brief sera complet, plus la réponse de l’agence sera précise, personnalisée et appropriée.

Votre brief devra au moins détailler des points suivants :

  • Présentation de l’entreprise ;
  • Présentation de vos produits ;
  • Présentation du marché et des concurrents ;
  • Stratégie de communication ;
  • Cadre et format de l’événement ;
  • Objectifs impartis à l’event ;
  • Messages à faire passer ;
  • Cibles concernées ;
  • Description des événements passés ;
  • Prestations attendues ;
  • Budget alloué ;
  • Critères de sélection de l’agence.

Pour des recommandations pertinentes, pensez aussi à laisser suffisamment du temps de réflexion aux équipes de l’agence.

Avant tout, un événement utile

Choisir la bonne agence est capital pour la réussite de votre événement.

N’oubliez pas qu’un événement réussi est un événement utile pour les cibles.

Les participants doivent pouvoir en retirer quelque chose, comme :

  • Une compétence technique ;
  • Un enrichissement personnel ;
  • Une reconnaissance sociale ou personnelle ;
  • Une récompense matérielle ;
  • Une fierté d’appartenance ;
  • Une émotion collective forte.

En choisissant la bonne agence événementielle, vous pourrez proposer des événements transformatifs générateurs d’engagement pour les participants. Ils sauront créer ou recréer du lien et générer une connexion émotionnelle avec la marque ou l’entreprise.