Quel que soit le type de réunion, il arrive souvent qu’une poignée d’intervenants monopolisent la parole, qu’il s’agisse d’une réunion publique ou d’un brainstorming en entreprise. Les personnes introverties, les nouvelles recrues ou les collaborateurs peu motivés peuvent avoir tendance à s’effacer, même s’ils ont de bonnes idées…

En utilisant certaines stratégies de brainstorming, vous pouvez recueillir les suggestions de chacun, ce qui augmente vos chances de créer des solutions, des produits ou des approches pour lesquels vos collaborateurs se sentiront plus impliqués, car ils auront le sentiment d’y avoir contribué.

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Les réunions de brainstorming qui s’appuient à la fois sur des méthodes classiques et sur des solutions technologiques aident les équipes à rassembler un large éventail d’informations provenant de tous les participants, quel que soit leur profil.

Pourquoi certains collaborateurs ne contribuent-ils pas aux réunions de brainstorming ?

Avant d’organiser une séance de brainstorming inclusive, vous devez d’abord comprendre pourquoi certaines personnes sont réticentes à participer. Parmi les explications possibles :

  • Ils/elles sont introvertis et n’aiment pas interagir verbalement ou être le centre de l’attention ;
  • Ils/elles n’ont plus confiance en ce processus et ont rarement vu leur contribution se concrétiser ;
  • Ils/elles préfèrent se concentrer sur leurs tâches et pensent que les réunions sont une perte de temps ;
  • Ils/elles craignent qu’une participation sincère et ouverte de leur part leur fasse perdre leur emploi ;
  • Certains peuvent aussi avoir le sentiment que ces ateliers sont désorganisés et manquent de direction.

12 conseils pour renforcer la participation de vos collègues avant, pendant et après un brainstorming

Les exercices, les approches et les outils de brainstorming utilisés efficacement avant, pendant et après une réunion permettent d’accroitre la participation en donnant à vos collaborateurs la possibilité de contribuer selon leur style de communication préféré.

Pour ceux qui préfèrent ne pas laisser échapper leurs idées au cours de la réunion, offrez à chacun la liberté de participer en utilisant une méthode silencieuse.

Certaines sont plus adaptées à une utilisation pendant la réunion, d’autres avant ou après celle-ci. Les méthodes classiques sont adaptées aux ateliers en présentiel. Les outils de brainstorming numériques permettent d’organiser des réunions aussi bien sur site qu’à distance.

Avant la séance de brainstorming

  1. Créez un ordre du jour détaillé et partagez-le avec les participants quelques jours avant la réunion. Cela permet à chacun de réfléchir à l’avance à ses contributions sans être bousculé.
  2. En utilisant un outil de messagerie instantanée, créez un groupe dédié afin de partager des idées avant votre réunion. Ce logiciel de chat permet aux participants de publier des liens ou des fichiers de manière organisée et archivée en amont de vos rencontres.
  3. Demandez aux participants de rédiger une courte présentation à partager avec le groupe pour aider leurs collègues à comprendre leur moyen de communication préféré. Ceci est particulièrement utile pour les nouvelles équipes, les nouvelles recrues ou les intervenants externes. Cette présentation doit inclure le nom de la personne, son poste, le service ou l’équipe dont elle dépend, ses informations de contact officielles, son style de travail, ses domaines d’expertise et la manière dont elle préfère communiquer. Ces documents doivent être accessibles dans un espace partagé. Les animateurs peuvent utiliser ces informations pour adapter les techniques de communication utilisées lors des ateliers de brainstorming.
  4. Classez par ordre de priorité vos sujets de brainstorming potentiels à l’aide d’un outil de vote. Ces informations vous aident à déterminer plus facilement quels thèmes intéressent vos contributeurs.

Pendant la séance de brainstorming

  1. Créez un ensemble de cartes avec des défis. Indiquez un thème différent sur chacune d’entre elles et distribuez-les à vos participants. Demandez-leur ensuite de formuler une idée rapidement, par exemple en moins d’une minute. Lorsque le temps est écoulé, ramassez les cartes et répartissez-les différemment. Prévoyez suffisamment de cartes pour que chacun puisse en avoir une à chaque réunion, même si vous devez inclure des thèmes fantaisistes pour combler un vide, tels que « idées de vacances originales » ou « que feriez-vous si vous gagniez à la loterie ? ». Récupérez toutes les cartes une fois que l’ensemble des participants a apporté sa contribution. Vous pouvez utiliser les idées recueillies pour développer votre brainstorming et votre planification stratégique.
  2. Utilisez un outil de tableau blanc numérique comme Lucidspark pour recueillir des commentaires pendant la réunion. Avec ce logiciel, les participants peuvent formuler des commentaires comme ils le feraient avec des post-its en papier, mais plus efficacement. Les tableaux blancs numériques permettent aux contributeurs de soumettre leurs remarques depuis leur ordinateur portable, leur téléphone ou leur tablette, ce qui leur évite de se lever et de se déplacer autour d’un tableau ou d’un mur physique. En outre, Lucidspark sauvegarde automatiquement les notes et les commentaires, et propose des fonctionnalités de minuterie et de vote.
  3. Pendant la réunion, commencez par une activité pour briser la glace et susciter l’intérêt des participants avant d’entamer le brainstorming à proprement parler. Cet atelier n’a pas besoin d’être en rapport avec le thème de votre brainstorming, son objectif est de détendre l’atmosphère. Vous pouvez par exemple opter pour une activité de type « Que faire avec cet objet ? » Dans ce jeu, choisissez un objet ordinaire (une échelle, une chaise, etc.) et demandez aux participants de trouver un maximum d’utilisations créatives pour celui-ci dans un temps donné, par exemple deux minutes. Les réponses peuvent être loufoques ou ridicules ; il s’agit simplement de faire preuve de créativité.
  4. Envisagez un exercice de brainstorming visuel. Ils permettent à tous vos collaborateurs de participer et de solliciter une partie différente de leur cerveau. Par exemple, commencez par quelques sujets que vous souhaiteriez développer. Inscrivez ces thèmes sur plusieurs grandes feuilles de papier ou sur un tableau blanc. Faites circuler les feuilles et demandez à chaque participant de dessiner à la main une illustration de son idée. Continuez jusqu’à ce que chacun ait eu la possibilité d’apporter sa contribution aux différents sujets. Présentez les feuilles au groupe et examinez-les une par une. N’oubliez pas de consigner les résultats de l’exercice.

Après la séance de brainstorming

  1. Prévoyez un délai pendant lequel les participants pourront ajouter des contributions, commentaires ou questions par e-mail ou par chat : il est possible que vos collègues aient de nombreuses nouvelles idées qu’ils aimeraient partager après coup. Ce temps supplémentaire sera donné en fonction des échéances de votre projet, il peut s’agir de la fin de journée, de la fin de semaine ou de plus d’une semaine.
  2. Rassemblez toutes les informations traitées et recueillies au cours de la réunion de brainstorming. Partagez les résultats en utilisant un outil de carte mentale pour représenter visuellement les conclusions de votre discussion de manière simple et compréhensible. Vous pouvez choisir de partager ces données avec les contributeurs externes stratégiques qui, selon vous, pourraient être utiles au projet.
  3. N’hésitez pas à recommencer si vous n’obtenez pas des résultats satisfaisants. Il est possible qu’une réunion ne produise pas les effets escomptés. Si tel est le cas, il vous faudra peut-être repenser les sujets à traiter et solliciter à nouveau des contributions en utilisant une nouvelle stratégie. Il est également possible de conserver les bonnes idées pour plus tard ou pour un autre projet.
  4. Classez les résultats par ordre de priorité en tenant compte de contraintes telles que le temps, le budget et le périmètre. De nombreux utilisateurs ont recours à une matrice impact/effort classique pour trier leurs idées. Vous pouvez réaliser cet exercice seul, avec un petit nombre de parties prenantes ou avec tout votre groupe. 

Les techniques de brainstorming inclusif sont très utiles pour vos projets, car elles permettent de recueillir les idées de tous les participants et non pas des seuls extravertis. Les plans qui tiennent compte de la contribution de chacun reçoivent plus facilement le soutien de l’ensemble du groupe. En combinant les méthodes de brainstorming classiques avec des outils numériques, vous pouvez facilement recueillir et classer par ordre de priorité vos informations stratégiques dans un plan de projet efficace.

Juliette Gauthier, marketing spécialiste pour Lucidspark