Vous souhaitez être productif et heureux au travail ? Quand vous pensez à la productivité, qu’est-ce qui vous vient à l’esprit ? En faire plus en moins de temps ? Trouver des moyens d’obtenir de meilleurs résultats avec moins de ressources ? Améliorer les processus pour vous faire gagner du temps ou de l’argent ? Ou tout cela en même temps ? Voici comment faire…

Organisez votre espace de travail

Vous pensez surement qu’il est difficile de caler quelques heures pour nettoyer votre espace de travail, car vous êtes overbooké ? Prenez le temps de le faire, car cela fera une grande différence. Réservez-vous quelques heures ou même quelques minutes (cela est déjà suffisant) pour organiser votre espace de travail, votre bureau, pour devenir plus productif. Laissez suffisamment d’espace pour votre ordinateur et vos outils tout en vous assurant d’avoir un accès facile aux éléments que vous utilisez fréquemment, comme votre bloc-notes, vos stylos et surligneurs.

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Mettez de l’ordre dans vos priorités

Souvent, le problème le plus important qui nous empêche d’être productif est le fait de vouloir réaliser énormément de choses dans un court laps de temps. S’efforcer de s’attaquer à plusieurs choses importantes en une journée vous démotive avant même de commencer ! Et même si vous en terminez la moitié (ce qui est d’ailleurs un exploit remarquable), vous avez toujours l’impression de vous relâcher.

C’est pourquoi la priorité signifie souvent raccourcir considérablement votre to-do list. Même si cela donne l’impression que vous accomplissez moins de missions, cela vous fera vous sentir plus accompli et guidera votre concentration sur ce qui compte vraiment.

Commencez toujours par le plus dur

Vous avez votre liste de choses à faire pour la journée, mais la question que vous vous posez toujours est de savoir par où commencer ! Chaque matin, attaquez par la tâche la moins agréable et la plus difficile.

Tôt dans la journée, vous avez généralement le plus d’énergie et êtes moins distrait, ce qui vous permet de vous concentrer plus facilement sur les tâches difficiles. Cela donne également un ton positif à votre journée après avoir abordé votre tâche la plus difficile en premier. Le reste fonctionnera comme sur des roulettes.

Prenez une longueur d’avance

La meilleure façon de se lancer est de commencer la veille. Avant de quitter votre espace de travail, ou avant d’aller vous coucher, prenez 10 minutes pour revoir vos missions du lendemain.

Quelles sont les tâches à accomplir ?

Quels sont les rendez-vous à ne pas manquer ? 

De quoi avez-vous besoin pour ces rendez-vous ? 

Plus votre journée est chargée, plus il est important de faire cette to-do list rapide la veille. De cette manière, vous ne perdrez pas de temps le lendemain matin pour décider par où commencer.

Sachez reconnaître les signes d’épuisement professionnel ou burn out

Le burn out n’est pas seulement un problème qui touche les salariés débordés et en difficulté au sein de structures d’entreprise contraignantes. C’est aussi un problème courant qui peut toucher les freelances. 

Être vraiment maître de sa vie professionnelle signifie privilégier le repos au travail. C’est une leçon qu’il vaut mieux apprendre tôt lorsque vous commencez, car l’épuisement professionnel est une bête insidieuse. Au moment où il vous a dans ses griffes, vous pouvez être trop faible pour prendre des mesures décisives. 

Alors, soyez vigilant. Si vous vous sentez fatigué, dépassé, démotivé, ne tombez pas dans le piège de vouloir travailler encore plus dur et plus longtemps pour que cela termine. Sachez vous arrêter et faites une pause pour vous reposer, réfléchir et vous remettre en question. 

Pensez automatisation dès que possible

Beaucoup de vos tâches sont probablement répétitives. Outlook, Word, Excel et d’autres logiciels de bureau courants offrent des moyens de  rationaliser des processus communs et redondants.  Vous gagnerez beaucoup de temps en permettant à la technologie de travailler pour vous. 

Voici quelques outils qui pourraient donner un gros coup de pouce à votre productivité.

  • Office 365 : Si vous utilisez Microsoft Office, assurez-vous que l’application est également installée sur votre smartphone. Une fois installé, vous pouvez y afficher vos fichiers Word, PowerPoint et Excel pour cocher quelques éléments supplémentaires de votre to-do list ;
  • Calendar : Lorsque vous utilisez un calendrier numérique ou un autre outil de gestion du temps pour devenir plus productif et mieux gérer votre temps, vous pouvez avoir l’impression de passer trop de temps à saisir et à réviser des informations dans vos outils. Calendar propose une solution basée sur l’IA qui synchronise notamment avec plusieurs outils et appareils de calendrier, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur les tâches hautement prioritaires ;
  • Trello Cet outil de gestion de projet d’équipe et de collaboration propose d’organiser vos tâches sous forme de tableau. Vous pourrez déplacer vos missions vers différents points de progression, en fonction du travail accompli et des tâches qui restent à faire.
  • Google Drive : cette solution de stockage cloud polyvalente est une excellente ressource à utiliser lors du partage de fichiers et de documents avec des équipes. Bien sûr, avec la suite Google, vous bénéficierez de Docs, Sheets, Slides et Forms. Vous n’aurez plus besoin de joindre et de stocker des fichiers volumineux sur votre ordinateur, avec Google Drive, il vous suffit de partager un lien avec vos collègues pour accorder l’accès, qui peut être « Modifier », « Commentaire » ou « Afficher ». Vraiment une excellente solution pour gagner du temps ;
  • Todoist : vous donne un aperçu quotidien et hebdomadaire du travail que vous avez à faire, du rendez-vous que vous avez ou de tout ce que vous choisissez de suivre. Si vous travaillez avec un groupe de personnes et constatez que votre charge de travail devient un peu lourde, vous pouvez déléguer des tâches à d’autres. La version gratuite vous limite à travailler avec cinq personnes et à avoir 80 projets actifs en cours à tout moment, et cela devrait être plus que suffisant pour la plupart des gens.

Pensez à vous !

Vous ne pouvez pas être productif si vous ne vous sentez pas bien, bien évidemment ! Il est très courant que les freelances négligent leur santé à force de vouloir tout faire. Alors à partir de maintenant, prenez du temps pour vous, pensez à vous déconnecter de temps en temps. Pratiquez notamment une activité physique de manière régulière et mangez sain. Dans la plupart des cas, évitez de commander des plats à emporter. Si vous vous organisez correctement, vous devriez pouvoir préparer de bons plats pour la journée.

Faites des pauses régulièrement

L’une des façons dont les travailleurs essaient d’accumuler plus de travail dans la journée est de  sauter les pauses . Cependant, cette habitude réduit votre niveau de productivité de plusieurs façons. Les pauses donnent à votre esprit quelques instants pour vagabonder, ce qui est essentiel pour être créatif. Les pauses vous donnent également le temps de nourrir votre corps et votre esprit, ce qui pompe plus d’oxygène vers vos cellules cérébrales. Saviez-vous que 10 minutes par jour  d’exercice modéré peuvent déjà améliorer la fonction cardiaque ainsi que votre puissance mentale et vos perspectives émotionnelles ? Pensez-y !

Vous savez ce qu’il vous reste à faire ! N’hésitez pas à partager en commentaire vos astuces pour augmenter votre productivité et vous sentir bien dans votre peau !