Pour certains d’entre nous, la simple idée d’avoir une to-do list fait l’effet d’un gros boulet accroché aux deux chevilles. Les to-do lists finissent parfois remplies de tâches sans importance ou si déplaisantes qu’on les laisserait volontiers tomber si on ne les y avait pas écrites. Bien souvent on termine avec une liste longue comme les bras de Manute Bol, ce qui ne nous motive pas à faire ce qu’on a mis dedans…

Et quand on commence à se sentir débordé, le fait de voir une to-do list longue de plusieurs dizaines d’items est le meilleur moyen de finir par procrastiner pour éviter ce joyeux bordel.

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Pourtant, peut-être que vous faites partie de ceux qui veulent désespérément se sentir plus organisés et en contrôle de leurs journées. Peut-être que vous voulez vraiment être productif et avancer plus vite sur vos objectifs.

La to-do list a de gros avantages. L’enjeu est surtout de bien l’utiliser et de respecter quelques principes simples pour ne pas la laisser prendre la poussière, ne pas nous sentir complètement dépassés et pouvoir faire ce qui doit être fait tous les jours.

Dans la suite de l’article, on va voir comment faire en sorte que votre to-do list vous fasse y voir plus clair et vous aide à boucler les choses qui sont vraiment importantes pour vous tous les jours (même si vous n’êtes pas le genre de personne née pour être super organisée).

L’effet Zeigarnik vs la to-do list

Les chercheurs ont montré que le cerveau humain était conditionné pour rester concentré sur ce qu’il nous reste à faire (et pour oublier les choses qui sont déjà bouclées). C’est l’effet Zeigarnik : la tendance que l’on a à être préoccupé par les tâches que l’on doit faire jusqu’à ce qu’elles soient terminées.

Le problème c’est que cet effet nous prend beaucoup de charge mentale, qui va vite nous faire nous sentir dépassés par tout ce qu’il nous reste à faire.

L’effet Zeigarnik explique bien pourquoi c’est si facile de nous sentir débordés quand on a beaucoup de tâches en attente sur notre to-do list. Le pire, c’est que rien que le fait de penser à ces tâches nous prend l’espace mental et l’énergie dont on a besoin pour les boucler et avancer sur nos objectifs.

Battre l’effet Zeigarnik

Heureusement, les chercheurs ont trouvé un moyen facile pour court-circuiter cet effet :

Écrire nos tâches dans une to-do list nous permet de les sortir de notre esprit et d’alléger notre charge mentale : une fois que nos tâches sont capturées, on sait que l’on n’a plus besoin de les garder en tête, parce qu’elles sont stockées dans notre système.

Mais pour réduire notre charge mentale et y voir (vraiment) plus clair sur ce que l’on doit faire, une simple to-do list ne suffit pas, encore faut-il bien l’utiliser :

La to-do list en 5 colonnes

Parce que vous l’avez compris : la principale raison pour laquelle les to-do lists habituelles plantent, c’est parce qu’elles se contentent d'empiler un maximum de tâches. Autrement dit, ça devient vite le bordel.

Donc pour y voir plus clair et éviter de nous sentir dépassés par toutes nos tâches, plutôt que l’unique to-do list dans laquelle on entasse tout ce qui nous tombe sous la main, préférez un système de gestion de tâches bien catégorisé.

Par exemple, mon système est organisé en plusieurs catégories :

  • À faire aujourd’hui ;
  • À faire cette semaine ;
  • À faire ce mois-ci ;
  • À faire plus tard ;
  • À faire peut-être.

Plutôt que d’avoir une unique liste dans laquelle je viens ranger toutes mes tâches sans distinction, je les catégorise selon le fait qu’elles soient à faire aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci ou plus tard.

À ce moment-là, au moment de planifier chaque mois, je peux me donner les objectifs et les tâches que je veux boucler dans la colonne « à faire ce mois-ci ».

Au moment de planifier chaque semaine le vendredi soir, je peux mettre à jour la colonne « à faire cette semaine ».

Au moment de planifier ma journée, je peux planifier les tâches que je vais pouvoir faire sur la journée et me concentrer sur la colonne « à faire aujourd’hui ».

À chaque nouvelle idée ou projet potentiel qui me passe par la tête, je les ajoute à la colonne « à faire plus tard » pour ne rester focus que sur tes tâches les plus importantes sur l’instant.

(et me débarrasser de la charge mentale que m’auraient prise ces idées si je ne les avais pas notées quelque part.)

Plutôt que d’avoir une to-do list unique, l’idée est plutôt d’avoir un système de gestion de tâches. En catégorisant notre système de cette façon, on peut planifier quand on va boucler nos tâches plutôt que de simplement les garder écrites parmi 33 autres items de notre liste, et y voir plus clair sur ce que l’on doit faire.

Mais pour être plus productif et boucler les choses qui sont vraiment importantes pour nous, il y a une étape primordiale (que beaucoup d’entrepreneurs oublient) :

La règle de 3

Parce que même en y voyant clair sur les choses que l’on veut faire, on a souvent beaucoup de choses à faire en tant qu’entrepreneur. Problème : toutes ces choses mises ensemble deviennent vite intimidantes.

Et quand on se retrouve devant une to-do list, même réduite à ce qu’on veut faire sur une journée, on a tendance à préférer les tâches les moins intimidantes (qui sont aussi bien souvent les moins importantes) parce que plus faciles et confortables.

Par exemple, voilà les tâches sur ma to-do list du jour :

  • Ecrire l’article ;
  • Répondre à mes mails ;
  • Programmer mon mail de demain (déjà écrit) ;
  • Partager des publications sur les réseaux sociaux ;
  • Faire le suivi de clients que j’ai en coaching.

La chose la plus importante que je peux faire aujourd’hui est clairement d’écrire cet article.

Mais si je m’étais contenté de lister toutes ces tâches en vrac, au moment où je me serais retrouvé devant cette liste, j’aurais sûrement choisi de faire les tâches les plus faciles et rapides (plutôt que de passer des heures à écrire cet article).

Le problème là encore, c’est que les tâches les plus importantes sont souvent celles qui sont les plus difficiles et inconfortables : d’où l’intérêt de prioriser.

Pour ça, j’utilise la règle de 3 :

Au moment de planifier la journée du lendemain, je me demande : quelles sont les trois choses les plus importantes que je veux avoir bouclé demain ?

Puis je pose sur papier ces trois choses les plus importantes et j’en fais mes priorités : je me concentre sur ces trois seules choses avant de m’attaquer à quoi que ce soit d’autre.

Faites-le, à différentes échelles : tous les soirs, notez les trois choses les plus importantes à faire le lendemain ; toutes les semaines, notez les trois choses les plus importantes à faire la semaine suivante ; tous les mois, notez les trois choses les plus importantes à faire le mois prochain.

Il n’y a pas beaucoup plus à dire sur la règle de 3 mais c’est sa simplicité qui la rend si efficace :

Pour résumer

Le mot d’ordre est de rester simple.

Bien souvent, la raison pour laquelle les systèmes de productivité ne tiennent pas, c’est parce qu’ils ne sont pas assez simples. (coucou la méthode GTD)

Pour résumer : bannissez l’unique to-do list qui regroupe toutes vos tâches en vrac. Catégorisez votre système en plusieurs listes : à faire aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci et plus tard.

Planifiez tous les mois vos objectifs des 30 prochains jours dans la colonne « à faire ce mois-ci » ; toutes les semaines, vos tâches des 7 prochains jours dans la colonne « à faire cette semaine » ; tous les soirs, vos tâches du lendemain dans la colonne « à faire aujourd’hui ».

Personnellement, j’utilise l’application Todoist pour gérer mes tâches;

Pour aller plus loin, cliquez ici pour découvrir un article dans lequel je vous partage une leçon tirée des jeux vidéos pour ajouter de meilleurs objectifs dans votre système et avancer plus efficacement.

À tout de suite,

Lucas