Comment choisir son logiciel de facturation / pré-comptabilité ?

La facturation est un véritable casse-tête pour les entreprises, et ce, depuis longtemps. Pourtant, aujourd’hui, de nombreux outils de facturation existent et vous permettent d’éditer et d’envoyer des factures personnalisées, de gérer le paiement des factures, de sécuriser les paiements, mais aussi de pouvoir garder une trace de chacune des transactions…

Comment faire le bon choix entre ces nombreux outils à votre disposition ? Appuyez-vous sur les critères détaillés dans cet article, ainsi que sur ce comparatif des logiciels de facturation trouvé chez Salesdorado pour identifier la bonne solution pour votre entreprise.

Formation webmarketing

Pourquoi le choix de votre outil de facturation est-il capital ?

De la même manière que les cabinets comptables en ligne, comme Amarris Direct, l’outil de facturation que vous choisissez vous permet de gagner du temps et de travailler plus efficacement en automatisant certaines tâches et en limitant les erreurs.

En choisissant le bon outil de facturation, vous allez profiter de nombreux avantages :

Minimiser des délais de paiement

En effet, sans outil sur lequel s’appuyer, le processus de facturation est très complexe, il faut parfois des jours, voire des semaines pour qu’un paiement soit entièrement traité. Pourtant, un bon logiciel de facturation peut traiter le paiement en quelques minutes seulement.

La réduction des délais de paiement vous permet de réduire les interactions avec vos clients et surtout de maintenir des relations saines avec vos fournisseurs et partenaires.

Réduire les risques de paiements “perdus”

Les logiciels de facturation peuvent également réduire les risques d’oubli de paiement. Du fait de la pression du travail ou des erreurs humaines du service comptable, des paiements peuvent être oubliés ou pire encore ils peuvent être versés à une mauvaise entité.

Grâce au logiciel de facturation, ces erreurs sont fortement limitées puisqu’ils conservent un enregistrement détaillé de chaque transaction. Ainsi, les chances d’oublier un paiement sont quasi nulles.

Rationalisation des processus comptables et financiers

L’outil de facturation vous permettra d’avoir un processus rationalisé. Un processus clair et efficace vous permet d’économiser du temps homme et donc limiter l’embauche de personnes dans les départements financiers et comptables. Un processus bien établi permet aussi de limiter les erreurs et les oublis.

Diminution de la fraude et amélioration de la sécurité

Comme vous le savez, le processus de facturation peut comporter de nombreux risques : fraude, arnaque, erreur de paiement, etc. Aujourd’hui les logiciels de facturation sont équipés de fonctionnalités de sécurité assez puissantes qui garantissent la sécurité du processus de facturation et de paiement. Ainsi, le logiciel de facturation vous permet de gérer plus sereinement les comptes de votre entreprise.

Amélioration de l’image de marque

Grâce à votre logiciel de facturation, vos factures sont traitées plus rapidement, il y a aussi moins de risque de pertes de paiement, votre approche est plus rationnelle et plus sécurisée, tous ces avantages vous permettent d’améliorer significativement votre réputation sur le marché. Les clients auront davantage confiance en vous et seront plus à même de continuer à travailler avec vous.

Les fonctionnalités incontournables que votre outil doit proposer

Les périmètres fonctionnels des logiciels de facturation sont très variables, car ces outils s’adaptent aux besoins des différentes typologies d’entreprises. Il faut donc veiller à ce que l’outil que vous allez sélectionner réponde aux besoins de votre entreprise.

Pour choisir le logiciel de facturation idéal, il faut que ce dernier réponde aux caractéristiques suivantes :

Création de nouvelles factures

Un bon logiciel de facturation doit pouvoir créer des factures professionnelles personnalisables en fonction des exigences et des caractéristiques  de votre entreprise.

Pour pouvoir créer des factures détaillées, votre logiciel doit aussi permettre l’extraction et l’intégration d’informations provenant de feuilles de temps, de projets et de dossiers clients. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et d’avoir des factures à jour avec les informations liées à vos clients et à vos projets.

Création de fiches clients

L’outil de facturation doit permettre de résumer les détails personnels (les coordonnées de l’entreprise notamment), mais aussi de résumer l’historique d’achats des clients avec les fichiers qui y correspondent. Ces documents doivent être rassemblés dans une base de données unique et centralisée accessible facilement.

Traitement de cartes de crédit

Le logiciel de facturation doit être relié aux cartes de crédit pour que vous ne perdiez pas de temps et pour simplifier la facturation. Certains de ces outils sont dotés d’une fonction de facturation automatique qui permet de ne pas manquer un seul paiement.

Les démarches lors d’un paiement par carte de crédit sont donc faites automatiquement. La gestion de vos dépenses est donc plus simple et vous pouvez consacrer votre temps à d’autres tâches.

Modèles de facture prédéfinis

L’apparence de vos factures joue un rôle important chez vos clients et contribue à votre réputation. Les modèles de facture vous permettent de personnaliser votre comptabilité, mais aussi de mettre en valeur votre entreprise. Vous gagnerez aussi du temps en utilisant les modèles prédéfinis puisque vous n’aurez pas besoin de créer les modèles de toutes pièces.

Prise en charge de plusieurs devises

Si vous êtes présent à l’international, la prise en charge de plusieurs devises est une fonctionnalité cruciale. En effet, la gestion des factures avec des clients ou des fournisseurs étrangers peut être un véritable casse-tête pour votre service comptable et financier.

La gestion des devises vous permettra d’émettre facilement des reçus, d’accepter des paiements et de gérer les taxes. Cela rend possible la continuité des opérations financières de votre entreprise.

Envoi et réception des informations client

Les informations sur le client doivent être facilement accessibles lorsque vous traitez une facture. Ces informations doivent pouvoir être mises à jour facilement lorsque les coordonnées de vos clients évoluent.

L’envoi d’information aux clients est aussi une fonctionnalité nécessaire, par exemple il faut que vous puissiez envoyer les détails de la transaction par mail afin que votre client ait la preuve que l’opération a été réussie. La fonctionnalité d’envoi et de réception des informations clients n’est envisageable uniquement si vous stockez les informations dans une base de données centralisée.

Facture, paiement et rapport fiscal

Un des principaux avantages des logiciels de facturation est la prise en charge des déclarations fiscales. Il est donc primordial que votre outil intègre cette fonctionnalité. En effet, votre logiciel doit être capable d’effectuer le reporting fiscal au sein du même logiciel.

Attention en revanche, ces outils ne doivent pas être confondus avec les logiciels de recrutement et de paie. Un logiciel de facturation à proprement parler ne gérera pas le paiement des salaires de vos équipes. En revanche, certains outils de “Gestion” complets comme Sage ou EBP intègrent la paie et la gestion du personnel au sein d’un seul et même outil. Tournez-vous vers ce type d’outils si votre besoin ne se résume pas à la facturation.

Les challenges auxquels votre logiciel de facturation doit vous permettre de répondre

Pour choisir un bon logiciel de facturation, il est important de connaître les problèmes auxquels vous pouvez être confronté lors de l’utilisation d’une telle solution. Mal choisi, le logiciel de facturation peut entraîner de nombreuses complications, vous faire perdre de l’argent et du temps, il est donc primordial de comprendre à quels challenges il doit répondre.

Voici quelques problèmes rencontrés régulièrement par les entreprises en matière de facturation :

Gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs 

Avec l’utilisation d’outils de prospection, comme Waalaxy, vous allez vous développer, votre entreprise va grandir : les clients et les fournisseurs deviendront plus nombreux. Il est très important d’être en mesure de s’appuyer sur un outil permettant de garder une trace de l’ensemble des transactions et de gérer le processus de manière transparente.

Vous devez avoir un historique des transactions sur le cloud pour pouvoir les consulter rapidement et vérifier les paiements.

Une grande base de clients entraîne plus d’erreurs

Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, vous avez plus de clients et la gestion de leurs factures est de plus en plus difficile. Le logiciel de facturation doit pouvoir prendre en charge la pluralité des clients, mais aussi la saisie des données en quantité et les nombreux paiements.

Gestion des cycles de paiements de nombreux clients

Il n’est pas aisé de gérer tous les paiements et de respecter leurs échéances quand les clients sont multiples. Le logiciel de facturation peut garder la trace de toutes les transactions et donc des cycles de paiements en vous alertant ou en automatisant certains paiements.

Une bonne prise en compte des échéances et des cycles de paiements, vous permet d’éviter des problèmes de flux de trésorerie et vous permet d’avoir une meilleure relation client.

Absence de normes mondiales communes

Lorsque vous travaillez avec des clients internationaux, chaque pays a ses moyens de paiement privilégiés et doit respecter des réglementations différentes, cela peut engendrer certains conflits dans le paiement et les factures.

Ces conflits sont souvent la source de retards de paiements. Il faut donc choisir un logiciel de facturation qui fonctionne efficacement avec les normes des pays où vous développez votre activité.

Sécurité des données, vol et gestion des risques

Il faut se préparer aux risques. En effet, aucun système en ligne n’est impénétrable, vos données peuvent être la cible de pirates. Il faut donc choisir un système de facturation équipé de tous les mécanismes de sécurité nécessaires pour prévenir le vol de données, la cybercriminalité et la perte de données en cas de sinistre.