Comment gérer le chaos du quotidien quand on manque de temps ?

« Bon, je n’ai encore pas eu le temps pour ce qui était le plus important aujourd’hui, mais c’est sûr, demain je m’en occupe ! ». C’est souvent ce qu’on peut se dire en fin de journée, après avoir passé des heures à sauter d’urgence en urgence, pour finir en n’ayant pas eu le temps pour la tâche tout en haut de notre to-do list. Cette tâche qu’on sait être la plus importante, mais pour laquelle on ne trouve pas de temps depuis trop longtemps déjà…

On a tellement de choses à faire que ce qui compte le plus est noyé dans les urgences du quotidien, et finit par prendre la poussière dans notre to-do list.

Bien souvent, ce qui nous empêche de boucler pour de bon ces tâches qui nous feraient avancer, c’est que l’on considère que tout est important. On pense à tort que l’on « doit » faire trop de choses et que tout est une priorité (ce qui fait que rien n’en est une).

Pourtant, en prenant un peu de recul, on se rend compte que seule une petite poignée de nos actions sont vraiment essentielles. C’est la fameuse loi de Pareto : 20% de nos actions sont responsables de 80% de nos résultats.

« Le manque de temps n’est rien d’autre qu’un manque de priorités. » — Tim Ferris.

Le remède au manque de temps (et au fait d’être débordé à longueur de journée) est d’accepter que l’on ne puisse pas tout faire. En priorisant, on peut reprendre le contrôle de nos journées et de notre to-do list, et faire un max de progrès.

Dans les lignes qui suivent, on va voir quelques stratégies simples pour se concentrer sur ce qui compte le plus et réussir à boucler nos journées avec la satisfaction d’avoir bien avancé.

#1. Limitez vos priorités

La première chose à faire est donc de bien définir nos priorités. Pour finir chaque journée en ayant bien avancé, on doit savoir chaque jour quelle est la priorité la plus importante qui nous ferait faire le plus de progrès. Pas les 36 choses qu’on pourrait mettre sur notre to-do list du jour pour simplement espérer en boucler la moitié.

Parce que quand se retrouve devant une to-do list à 30 items, qu’est-ce qui se passe ? On choisit les tâches les plus rapides et les plus faciles, plutôt que les tâches difficiles qu’on aurait le plus besoin de faire.

Pour cela, la première stratégie est simple : identifier les 3 choses (maximum) les plus importantes que l’on devrait faire. Listez toutes les choses qui vous paraissent importantes, classez-les par ordre de priorité, retenez les trois qui comptent le plus, et faites les passer en priorité.

Demandez-vous :

  • Qu’est-ce qui est le plus important parmi toutes les choses que je peux faire ?
  • Qu’est-ce qui m’apporte la majorité de mes résultats ?
  • Qu’est-ce que j’ai le plus besoin de faire pour avancer ?

Mettez ces trois priorités au clair et concentrez votre temps et votre énergie là-dessus avant tout le reste. Peu importe le reste, tant que vous avancez sur les trois choses les plus importantes, vous êtes sûr de faire des progrès.

#2. Eliminez des choses importantes

Pour avancer plus vite, on cherche souvent quoi faire de plus pour accomplir plus et gagner du temps. Mais bien souvent, ce qui est le plus efficace pour nous faire avancer plus vite, c’est de faire moins de choses.

Plutôt que de faire grossir une to-do list déjà trop remplie, essayez plutôt de la vider des choses pas importantes qui prennent trop de place.

C’est difficile parce qu’on a l’impression que beaucoup trop de choses sont importantes. Mais c’est justement ces choses qui nous paraissent importantes qui nous détournent le plus de ce qui l’est encore plus.

James Clear parle du coût de l’opportunité : notre temps, notre énergie et notre attention sont des ressources limitées. En décidant de les investir sur certaines tâches (qui sont peut-être importantes), ça nous coûte la possibilité de les investir sur d’autres choses (qui pourraient l’être encore plus).

« Il ne peut y avoir qu’une seule chose la plus importante. Plusieurs choses peuvent être importantes, mais une seule peut être la plus importante. » — Gary Keller

Une bonne stratégie à utiliser ici est la stratégie des deux listes de Warren Buffett. L’idée est de lister tous les projets qui nous paraissent importants et de les classer dans deux listes : la première avec les 3 à 5 priorités les plus importantes et la deuxième avec tout le reste. La première liste devient la liste de nos priorités, rien de fou. Mais plus important encore : la seconde devient la liste des choses à éviter par-dessus tout.

Parce que même si on a l’habitude de définir des priorités, on se plante souvent sur cette étape. Le simple fait de mettre quelques tâches tout en haut d’une to-do list ne sert à rien si l’on n’est pas prêt à vraiment faire passer les priorités en priorité et à ignorer les autres tâches (qui sont celles qui nous détournent le plus des top-priorités).

Prioriser implique de délaisser les tâches qui ne sont pas des priorités. Pour être sûr d’y arriver et de rester 100% focus sur ce qui est le plus important, faites votre liste de choses à éviter par-dessus tout.

#3. 3 techniques pour finir vos journées et être satisfait de vos progrès

Mais même avec des priorités bien claires, notre cerveau est terriblement mauvais pour estimer le temps que nos tâches vont nous prendre (c’est la loi de Hofstadter qui le dit). On a tendance à être trop optimistes dans la planification de nos journées et à ne pas avoir le temps de faire tout ce qu’on prévoit.

Pour éviter ce piège, il y a quelques techniques simples qu’on peut mettre en place pour tirer profit au mieux de chaque journée.

La règle de 3

On en parlait plus haut, on peut aussi l’utiliser à l’échelle de la journée. Planifiez 3 priorités à boucler absolument chaque jour. Le reste de notre to-do list, c’est du bonus. Si on réussit à boucler ces 3 tâches les plus importantes, on peut terminer la journée satisfait, en sachant que les tâches les plus importantes que l’on pouvait faire pour avancer ont été bouclées.

Mangez cette foutue grenouille !

Ceci dit, les urgences du quotidien seront toujours autour de nous à attendre le moindre signe de faiblesse. L’habitude la plus productive à prendre pour être sûr d’avoir le temps pour les choses les plus importantes, c’est de manger sa grenouille tous les matins :

« Si votre boulot est de manger une grenouille, il vaut mieux que ce soit la première chose que vous fassiez le matin. » — Mark Twain

L’habitude de manger sa grenouille, c’est de démarrer chaque journée par la tâche la plus importante, directe, pour être sûr d’avoir le temps d’avancer dessus chaque jour.

Décidez à l’avance de la seule tâche la plus importante de la journée et prenez un rendez-vous avec tous les matins. Bloquez un créneau bien précis dans votre agenda dédié à votre grenouille et à rien d’autre, et tenez-vous-y strictement. Peu importe les urgences et les imprévus, vous avez rendez-vous, le reste devra attendre que le rendez-vous soit terminé.

Batchez

Un technique toute simple qui peut nous faire gagner un bon paquet de temps chaque jour, c’est la technique du batching : regrouper des tâches similaires pour les boucler toutes en une fois, plutôt que de les faire une par une, au compte-goutte.

Parce qu’on peut interrompre des tâches qui comptent pour switcher sur d’autres choses complètement différentes un nombre incalculable de fois par jour. Mauvaise nouvelle : chaque changement de tâche coûte à notre cerveau du temps, de l’attention et de l’énergie (des ressources limitées) pour se reconcentrer complètement.

Mais si on regroupe des tâches similaires pour les boucler en une fois, à des moments bien précis, on peut gagner beaucoup de temps et les boucler bien plus rapidement.

Ecrivez toutes les tâches que vous faites chaque jour et chaque semaine, regroupez celles qui se ressemblent, et prévoyez un moment bien précis pour les boucler d’une traite. Par exemple, planifiez un seul créneau de 30 minutes chaque jour pour répondre à vos mails plutôt que de les checker 20 fois par jour.

Pour résumer ?

  1. Limitez vos priorités. Identifiez le peu de choses qui sont les plus importantes pour savoir chaque jour quelle est la priorité la plus importante qui vous fera faire un max de progrès.
  2. Eliminez des choses importantes. Faites passer les priorités en priorités et ignorer les autres tâches même si elles vous paraissent importantes.
  3. Donnez-vous 3 priorités (maximum) par jour. Planifiez les 3 priorités à boucler absolument chaque jour et considérez le reste de votre to-do list comme du bonus.
  4. Mangez votre grenouille. Décidez à l’avance de la seule tâche la plus importante de la journée et prenez un rendez-vous avec tous les matins.

Ceci étant dit, ce n’est pas le tout d’avoir des priorités bien claires. Il faut aussi bien les organiser et les planifier pour se donner un maximum de chances de les atteindre.

Cliquez ici pour savoir comment faire et pour savoir si tu es un gros loser. (d’après Scott Adams)