Comment réussir un événement virtuel - Tous nos conseils

Un événement virtuel peut facilement manquer d’immersion et d’émotion. Or, ces critères sont des facteurs clés de réussite. De plus, les interactions sont très limitées sur un événementiel digital. Après une année de crise sanitaire, on connait tous une « fatigue Zoom » ! En effet, ces dispositifs exigent un effort permanent pour maintenir son attention, une exigence de concentration qu’on n’est pas toujours prêt à fournir ! Passons en revue les conditions de réussite d’un événement virtuel…

Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Un événement digital est un event accessible via un site web dédié à votre événement. Il réunit des personnes en distanciel interagissant dans un environnement virtuel vs un lieu physique. On parle également d’événement digital ou 2.0.

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Quels sont les événements qui peuvent être digitalisés ?

Pratiquement, tous les événements peuvent l’être :

  • De la convention au séminaire ;
  • En passant par la conférence, la soirée d’entreprise et le défilé de mode ;
  • Mais aussi la journée portes ouvertes, l’inauguration…

Pour en savoir plus, cliquez ici : Les différents types d’événement virtuels.

Avantages et limites d’un événement digital

Sous la supervision du Chef de projet événementiel, un événement 2.0 présente plusieurs avantages :

  • Bénéficier d’une portée et d’une audience plus importantes qu’en présentiel – notamment à l’international ;
  • Réduire l’empreinte carbone en limitant notamment les déplacements ;
  • Obtenir des datas permettant de mesurer la performance de l’événement.

Inversement, l’expérience proposée peut être limitée et perdre en émotion et proximité.

Pourquoi un événement digital limite-t-il l’immersion des participants ?

Quels sont les facteurs importants à prendre en compte quand on organise un événement virtuel ?

Tendance forte à se disperser seul devant son écran

Il faut 12 minutes en moyenne de concentration sur une tâche devant son écran pour un adulte.

Et les stimuli sont nombreux pour se laisser distraire : notifications du smartphone, réception d’un email, porte qui claque, multitasking…

seul devant ecran evenement virtuel

Sentiment de ne pas être observé

Quand on assiste à un événement physique, même si l’on s’ennuie, on ne peut pas se lever et partir.

A contrario, seul devant son écran, il n’y a aucune contrainte pour lâcher le fil des conversations si l’on s’ennuie.

Absence d’un auditoire sur place

Un événement sans public limite l’impression de « participation ». Ainsi, cette sensation restreint l’importance donnée à l’événementiel.

Manque d’un lieu commun

Le manque d’un lieu physique rassembleur empêche les participants d’ancrer l’événement dans les mémoires.

Présence partielle des autres participants

L’absence de proximité avec l’assistance et les micro-signaux sociaux habituels génère un manque de sensorialité. Dès lors, cette privation produit une passivité qui impacte l’attention.

Immobilité imposée par les écrans

Outre le syndrome de la « fatigue Zoom », la caméra braquée sur les visages limite l’intégration des informations reçues. Et fixer en permanence quelqu’un exige une attention très soutenue.

On le voit, sur un événement virtuel, l’attention est au cœur du sujet.

C’est pourquoi l’enjeu d’un événement digital est double :

  • Capter l’attention des participants sur une rencontre digitale ;
  • Maintenir cette attention et leur donner envie de participer jusqu’au bout.

Comment capter et maintenir l’attention des participants en ligne ?

1 – Organiser votre événement numérique sur un plateau TV

Une rencontre 2.0 sans lieu ni auditoire physique limite l’immersion. En revanche, l’organiser sur un plateau TV réussit à ancrer votre événement, car ce studio TV donne l’impression à l’audience d’être plongé dans un véritable univers.

Un plateau TV offre des opportunités de décoration scénique et de scénographie digitale :

  • Vous pouvez l’accorder selon le format de votre événement : salon cosy avec canapé et fauteuils confortables, plateau façon journal TV avec desk et tabourets hauts, cuisine aménagée pour une émission comme à la maison… ;
  • Ce décor en lien avec l’image de l’entreprise va donner une ambiance à votre digital event ;
  • Ces mises en scène sont personnalisables aux couleurs et à l’identité de l’entreprise ;
  • Elles se renouvellent aussi en fonction des contenus et des intervenants.

De la sorte, ce rythme et ce décor relancent l’intérêt et l’attention des participants tout au long de l’événement.

Sur certaines réunions vidéos, la caméra reste braquée sur les visages et génère ainsi lassitude et désintérêt.

Un plateau TV propose un équipement professionnel. Et, en offrant une multitude de plans caméras, le streaming est plus dynamique et rythmé.

Une image et un son de qualité facilitent aussi le suivi des interventions.

Ainsi, un plateau TV participe à l’expérience de l’audience online.

2 – Concevoir votre événement virtuel entreprise comme une émission TV

Un événement virtuel n’est pas un simple copier-coller d’un événement physique. De ce fait, il est important de rythmer l’événement pour maintenir l’attention des participants.

Quel dispositif prévoir pour le cadencer :

  • Habillage vidéo et sonore pour structurer le déroulé avec jingle, générique, transition, synthés ;
  • Découpe de l’événement en différentes rubriques pour booster la réalisation ;
  • Séquences relativement courtes et sujets multiples ;
  • Pauses à prévoir pour donner au public la possibilité de gérer des obligations par exemple. Comme cela l’audience « absorbe » mieux les contenus ;
  • Intervenants à forte valeur ajoutée – Programmer les conférenciers les plus illustres en fin d’event ;
  • Présence d’un animateur pour donner de la fluidité et de l’énergie aux interventions.

Ce présentateur permet également d’inciter les participants à l’action. En effet, ceux-ci peuvent ne pas fixer en permanence l’écran, mais très certainement écouter les échanges. L’animateur saura ainsi les « réintégrer » dans l’événementiel.

3 – Proposer des contenus qui captent l’attention

12 minutes, c’est le temps de concentration devant un écran. Il est donc nécessaire de prévoir des contenus adaptés pour attirer et maintenir l’attention de tous.

contenu pour evenement virtuel

De plus, certains publics font partie de la génération zapping qui a besoin d’être stimulée en permanence. Habitués à sauter d’un contenu à un autre, ils ont besoin d’être « nourris » avec des contenus variés.

Et n’oubliez pas qu’en ligne, ils peuvent se déconnecter très rapidement et sans « complexe » !

Quel type de contenus envisager ?

  • Alterner les formats de contenus : interviews, reportages, animations, portraits, enquête, critiques… ;
  • Varier les supports : images, illustrations, infographies, vidéos, PowerPoint graphiques… ;
  • Privilégier des formats courts. Éliminer toute information inutile pour éviter de submerger vos auditeurs ;
  • Raconter une histoire pour générer émotion, réactions et souvenir ;
  • Prioriser un contenu pointu, inédit et ciblé. En effet une audience qui s’ennuie attribuera cette déconvenue à l’entreprise.

4 – Impliquer l’audience de votre dispositif numérique

Le discours top-down unilatéral est terminé sur un événement physique. C’est encore plus vrai pour un épisode digital.

En effet, chaque participant doit se sentir concerné, de manière collective et personnelle. Tout comme l’attention, l’interactivité est au centre des rencontres virtuelles.

De nombreux outils existent pour générer échange et engagement :

  • Le chat est un prérequis ;
  • Plus ludiques, on trouve les animations suivantes : quiz avec réponses en direct, nuages de mots, challenges, vote, sondage, ranking, jauge… ;
  • Autres animations brise-glace et divertissantes : selfie, mood, wall, logo, post-it… ;
  • Selon la thématique de votre événement, vous pouvez aussi prévoir des ateliers récréatifs.

5 – Proposer des mises en réseaux

Sur un événement physique, la rencontre est essentielle. Cela est aussi vrai pour un événement virtuel. En donnant accès aux profils des participants, les plateformes événementielles favorisent les échanges.

networking evenement virtuel

Ainsi, offrez la possibilité de réseautage lors de vos événements virtuels grâce à des :

  • Messageries privées ;
  • Discussions par chat ;
  • Forums de discussion ;
  • Salles de réunions pour des RDV networking…

Et pourquoi pas organiser un « happy hour virtuel » dédié au networking. Ce dispositif vous permettra d’augmenter la conversation autour de l’event.

6 – Communiquer avant, pendant et après

Il est important de faire connaître votre événement virtuel et surtout d’inciter vos invités à participer. Donc prévoyez une campagne teaser en :

  • Révélant certains intervenants ou contenus partagés ;
  • Montrant les coulisses et préparatifs ;
  • Proposant des interviews ;
  • Illustrant avec des photos et vidéos des précédentes sessions…

Maintenez, le lien avec vos invités avant l’événement. N’hésitez pas à leur rappeler la date et l’heure de connexion. Et sans oublier l’URL de connexion :

  • Quelques jours avant votre event 2.0 ;
  • 1 jour avant ;
  • Le matin même ;
  • Et une heure avant pour être sûr qu’ils se connectent.

Après votre événement en ligne, proposez les replays, puis remerciez les participants. N’oubliez pas non plus d’analyser toutes vos statistiques de participation pour :

  • Valider l’atteinte de vos objectifs ;
  • Mieux connaitre votre audience ;
  • Optimiser votre prochain événement.

Lisez cet article pour en savoir plus : Comment mesurer la réussite d’un événement virtuel ?

7 – L’émotion au cœur de votre événement virtuel entreprise

L’émotion est essentielle pour ancrer votre événement : elle fera vivre une expérience mémorable à votre public.

Tout dispositif virtuel doit intégrer une composante émotionnelle « réelle ». Un plateau TV, une scénographie impactant, du storytelling et de l’interactivité y contribueront.

Vous pouvez aussi :

  • Livrer des box personnalisées chez vos participants à n’ouvrir que le jour J. Ces box peuvent contenir un cocktail dinatoire ou un cadeau. Pourquoi pas un accessoire à porter par tous. Voire encore un élément bien-être… Aux couleurs de votre event, cet outil saura surprendre et apporter chaleur humaine et proximité ;
  • Concevoir une thématique riche et inédite en résonance avec votre cible ;
  • Produire des animations festives et sensationnelles ;
  • Proposer un échange en live avec une personnalité, un influenceur ou autre VIP.

Encore plus d’astuces et de conseils

La crise sanitaire a bouleversé le secteur de l’événementiel. Le digital est la solution à l’impossibilité de se rencontrer physiquement. Cependant, l’expérience participant reste essentielle pour offrir un événement mémorable en misant sur 2 facteurs clés : l’attention et l’émotion.