Tuto facile et rapide ! Déployer en moins d’une heure une belle signature mail à vos collaborateurs

Lecture du tuto : 5 minutes / Réalisation du tuto : 60 minutes

Chaque email envoyé par vos collaborateurs est un espace de communication à optimiser par votre entreprise. Chaque jour 1.4 milliard de mails sont envoyés en France. La signature de mail est un vecteur de communication très puissant.

Boost My Mail est un outil de gestion des signatures mails d’une entreprise. L’outil permet d’homogénéiser une signature mail aux couleurs de votre entreprise, sur chaque email collaborateur. La solution propose d’afficher automatiquement une signature mail unifiée à chaque création de courriel de vos collaborateurs. Idéal pour renforcer votre image de marque, et communiquer vos actualités.

Un outil au top pour déployer les signatures mails de vos collaborateurs depuis un seul poste

L’outil est simple d’utilisation et compatible avec les messageries professionnelles les plus utilisées : Outlook et Gsuite. L’outil propose une inscription gratuite et sans engagement pendant 14 jours sur une partie des fonctionnalités. 10 minutes suffisent pour tester l’outil. Pour vous inscrire, cliquez sur le lien : www.boostmymail.com. Pour une immersion plus complète, inscrivez-vous au webinar tuto de découverte.

  1. Importez les coordonnées de vos collaborateurs

La première étape pour synchroniser un signature mail sur les emails envoyés par vos collaborateurs, consiste à enregistrer leurs informations professionnelles (nom, prénom, fonction, email, etc) sur l’outil. Pour cela il y a deux options, soit une saisie des informations sur l’interface, soit un fichier Excel à compléter, et à enregistrer sur l’outil. Cette manipulation permet de personnaliser le modèle de signature mail de vos collaborateurs à partir d’un modèle de signature mail que vous aurez configuré. 

  • Sur la home page, cliquez sur l’onglet « utilisateurs », puis « ajout », et enregistrez les informations.
  • Créez le modèle de signature mail de votre entreprise
  • Une fois cette étape terminée, rendez-vous sur la home page, et cliquez sur l’onglet « Signature Email ».
  • Sur le panneau de gauche, des outils sont à disposition pour configurer et personnaliser votre modèle de signature mail :
    • Sélectionnez un modèle, et importez votre logo,
    • Choisissez les informations collaborateurs que vous souhaitez faire apparaître dans la signature mail (fonction, nom, prénom, site web, photo, etc),
    • Renseignez l’adresse URL de vos réseaux sociaux pour engager vos destinataires à vous suivre.
  • Sur le panneau de droite, prévisualisez le rendu de votre modèle de signature mail. On apprécie particulièrement le webdesign de l’interface qui vient d’être revisité, simple et intuitif.
    • Le plus de l’outil : si vous avez déjà un modèle de signature mail, enregistrez-le sur l’outil pour le déployer à vos collaborateurs.
    • A la dernière étape, choisissez les utilisateurs à qui vous souhaitez attribuer le modèle de signature mail.
  • Synchronisez la signature mail sur les emails collaborateurs
    • La boucle est quasiment bouclée ! Pour que la signature mail s’affiche directement dans les emails de vos collaborateurs, il reste une dernière étape.
      • Si vous êtes sur Outlook : cliquez sur l’onglet « Paramètres », puis sur le bouton « Outlook ». Téléchargez l’application Outllook, et saisissez le numéro de clé de sécurité transmis. L’opération est à effectuer une seule fois et à distance, par vous et par vos collaborateurs, sans avoir à passer poste par poste.
      • Si vous êtes sur Gsuite, cliquez sur « Paramètres », « Synchronisation », et sélectionnez « Gsuite ». Ensuite, laissez-vous guider !

Amplifiez la communication de votre entreprise avec une simple signature de mail

La signature mail est un canal de communication à part entière dans un email. Ajouter un bandeau publicitaire à la signature mail de vos collaborateurs, est un bon moyen de garder toutes les qualités d’une communication par email tout en informant des actualités de votre entreprise. L’outil propose de répartir vos campagnes en fonction des métiers de vos collaborateurs. Idéal pour cibler vos campagnes marketing.

Le plus de l’outil : l’application permet de créer, sans être graphiste des bannières mails avec le designer Canva, implémenté sur Boost My Mail.

  • Sur la home page, cliquez sur l’onglet « Campagne Email ».
    • Téléchargez votre visuel de bannière mail au format 600×150 pixels
    • Ou créez-en un en cliquant sur le bouton « Design on Canva »
  • Cliquez sur suivant, puis planifiez votre campagne en sélectionnant les dates de publication, et le ou les groupes de collaborateurs sur lesquels vous souhaitez diffuser la campagne. Cliquez sur « Valider ».
  • Mesurez le volume de clics des bannières mails en cliquant sur l’onglet « Statistiques ». Un dashboard est accessible pour visualiser le volume de clics des bannières mails.

Vous avez désormais toute la méthode pour déployer depuis un seul poste la signature mail de votre entreprise sur les emails de vos collaborateurs.

L’action de Boost My Mail pour la planète

La cerise sur le gâteau : le côté écolo de Boost My Mail. A chaque nouvel abonnement, Boost My Mail agit pour la reforestation et plante un arbre dans une forêt française. L’objectif est de créer un capital écologique et durable ! Quels bénéfices pour 1000 arbres plantés ?

️ Climat : 15 tonnes de CO2 stockées

???? Biodiversité : 300 abris pour animaux créés

???? Santé : 400 mois d’oxygène générés

???? Emploi : 100 heures de travail créées

Article écrit en collaboration avec Boost My Mail