L'organisation minimum viable (prouvée) pour entrepreneurs pressés

Vous pensiez travailler moins en devenant indépendant ? Vous pensiez créer votre lifestyle en reprenant le contrôle de votre agenda ? Mais depuis que vous êtes à votre compte, les nuits sont agitées… Les imprévus mettent vos plans et bonnes résolutions à mal…

Au réveil, c’est 3 cafés en consultant les emails, les réseaux sociaux et les concurrents qui font (apparemment) mieux que vous.

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Et il n’y a pas que le business dans la vie. Ouais évidemment, tous les livres d’organisation (écrit par des types qui ne font rien d’autre que d’écrire sur l’organisation) vous diront qu’il faut se concentrer sur un seul truc.

Mais que faire des gamins ?
De la famille ?
Des amis ?

Et manger de temps à autre, cela ne fait pas de mal non plus.

Clairement, s’organiser a des avantages.

Cela permet d’économiser de précieuses ressources et de naviguer avec plus de calme dans cette complexité quotidienne…

Mais voilà… des méthodes d’organisations abracadabrantes, vous en avez testé (et il en existe des dizaines) !

Vous avez tenté de « prioriser » vos tâches en utilisant la matrice d’Eisenhower… vous avez entendu parlé de la loi de Pareto… vous avez ressenti l’engouement américain du Bullet journal…

Le truc, c’est que votre to-do list a cette fâcheuse tendance de s’allonger au fil des heures.

Quand vous décidez de terminer votre journée (pour peu que celle-ci ait une fin) vous sortez le fouet mental et vous culpabilisez en pensant à tout ce que vous auriez pu / dû faire…

Huitsch !

Huitsch !

Huitsch !

Et pourtant vous avez testé des dizaines d’applications qui vous promettent de tirer des lasers par les yeux et soulever des montagnes.

  • Trello…
  • Things 3… Wunderlist… Google Keep… Notes…
  • Trello ou Asana…
  • Evernote… One note…

Vous en avez tellement testé que vous pourriez travailler pour la rubrique des tests sur le site “les numériques”.

En janvier, vous avez même mis en place une organisation ultra détaillée de votre plan d’action pour les mois à venir… Il était beau ce plan.

Il était…

Parce que quelques semaines plus tard, il faut vous rendre à l’évidence: c’était utopique.

Le quotidien tentant et distrayant est de retour et avec lui… vos pensées catégoriques:

  • L’organisation, c’est le meilleur moyen pour tuer toute forme de créativité…
  • L’organisation c’est une perte de temps…
  • L’organisation… c’est inné.

Mais si vous êtes toujours là avec moi, j’ai une bonne nouvelle pour vous…

Vous n’avez pas besoin de créer une usine à gaz pour ressentir les bénéfices d’une organisation

Je dirai même qu’être trop organisé est tout aussi néfaste que de ne pas être assez organisé.

Comme souvent, les extrêmes puent.

Tenez, prenez les supermarchés:

Ce que vous voyez dans les rayons, ce sont les stocks disponibles. Le « just-in-time » permet aux business qui fournissent nos aliments d’économiser de l’argent en évitant les stocks qui dorment et ne rapportent rien.

Dans un système capitaliste où le profit est la valeur du succès… cela fait sens.

Maintenant, ajoutez un peu de problèmes dans ce système minuté et suroptimisé (par exemple une grève de chauffeurs ou un virus qui a tendance à ne pas bien être contrôlé)…

… Et vous verrez rapidement des étalages vides.

Le système suroptimisé est sensible à des variations (même minimes).

Prenez une ville qui importe la plupart de ses aliments (comme Paris) et vous remarquez qu’un petit incident peut vite provoquer de gros problèmes.

C’est pareil avec une organisation individuelle suroptimisée.

Ceci dit, faut-il abandonner l’envie d’être plus productif et serein?

  • Faut-il abandonner l’idée d’avoir des journées plus agréables qui se terminent à 15h ?
  • Faut-il tirer un trait sur l’idée d’avoir des to-do lists terminées en fin de journée?

Non, mais il est important de vous souvenir qu’une organisation personnelle est un moyen et non une fin en soi.

Le but : obtenir un maximum de bénéfices en utilisant le minimum de ressources.

Pour cela, je vous recommande “l’organisation minimum viable ».

La formule de l’organisation minimum viable

Plutôt que de faire plus, on va faire moins.

C’est la première étape pour trouver des ressources dans votre quotidien surchargé. Nassim Nicholas Taleb a popularisé le concept de la voix négative utilisée par les pros: l’addition par la soustraction.

Un exemple ?
En voici un…

Pour être en bonne santé, il est plus judicieux d’arrêter de fumer (économie de temps, d’argent) que de vous inscrire au fitness (suppression de temps, suppression d’argent).

Qu’est-ce que cela donne avec votre organisation ?

Il est préférable de supprimer des applications, des rendez-vous, des services et des produits plutôt que d’ajouter.

Je pense que Steve Jobs en parle lorsqu’il dit: “Je suis aussi fier des choses que nous n’avons pas fait que des choses que nous avons faites. L’innovation consiste à dire non à des milliers de choses”.

Une fois ce premier principe intégré (ce qui prendra plus de temps que la simple lecture de cet article) je peux maintenant aborder la structure de l’organisation minimum viable.

1. Formulez 3 objectifs annuels réalisables (chacun) en 90 jours

Sur 12 mois, cela vous donne une marge de sécurité de 90 jours (ou la possibilité de saisir une opportunité que vous n’aviez pas vue au moment de faire votre plan).

N’attendez pas la bonne occasion pour formuler vos objectifs. Un objectif professionnel, un objectif personnel et un objectif de votre choix (par exemple acquérir une nouvelle compétence).

Inscrivez ces objectifs dans votre agenda. Et souvenez-vous de Sénèque qui disait: Il n’y a nul de vents favorables pour celui qui ne sait où il va.

2. Définissez 3 objectifs mensuels

Pour les 30 jours à venir, définissez 3 objectifs alignés avec les objectifs de l’année. Planifiez grossièrement les autres mois de l’année sans trop vous prendre la tête (les plans ne sont pas faits pour être respectés).

3. Choisissez 3 objectifs hebdomadaires

Au début (ou à la fin) de chaque semaine, définissez les 3 objectifs que vous souhaitez réaliser pour la semaine à venir. Ces objectifs sont alignés avec les objectifs mensuels.

Laissez les autres semaines du mois vides. Encore une fois, le but est d’avoir de la marge de sécurité.

4. Inscrivez 3 tâches quotidiennes

En fin de journée, avant de quitter votre poste de travail, inscrivez dans votre agenda les 3 tâches à réaliser pour le jour suivant. Ces tâches vous permettent d’avancer sur les objectifs de la semaine. Idéalement, ces tâches sont terminées avant d’ouvrir votre boîte email (et toutes les autres urgences du quotidien).

5. Définissez une liste de chose à faire un jour peut-être (ou d’idée de business, de livres à lire)

Le but de cette liste est de vous vider la tête afin de pouvoir vous concentrer sur ce qui nécessite le plus de jus de cerveau: vos tâches, vos rendez-vous, votre créativité.

Ne vous souciez pas de créer des dizaines de catégories. Enregistrez tout au même endroit… les catégories se formeront par elles-mêmes.

6. Utilisez un agenda pour vos tâches

Et utilisez votre to-do list comme allume-feu lors du prochain barbecue (ou bivouac). Apprenez à faire concorder vos tâches et votre état mental (c’est peut-être le conseil productivité le plus efficace).

Pour ma part :

  • Le matin, tâches qui nécessitent une intense concentration ;
  • L’après-midi: rendez-vous, technique, administratif ;
  • Le soir: détente et déconnexion complète des outils numériques.

7. Externalisez en continu une partie de votre mémoire

Ne vous amusez pas à trier vos idées et vos pensées en les classant dans des listes. Au fil des heures, au fil des rencontres, déposez sur papier (ou sur votre application) ce que vous souhaitez garder à l’esprit et revenez-y dessus plus tard (ou pas).

[Avertissement] Avant de recopier le modèle de l’organisation minimum viable

Cela fait des années que je le répète (et d’autres l’ont fait avant moi…): inspirez-vous des bonnes pratiques que vous pouvez observer, lire, et écouter… testez et observez le feed-back de vos tests:

Où se situe votre niveau d’énergie ?
Votre niveau de stress ?

Qu’est-ce que vous allez cesser de faire pour vous faciliter la vie ?

Qu’est-ce que vous êtes capable de faire en plus ?
Quels sont vos résultats ?

Et méfiez-vous des gens qui vous disent « ceci est la seule manière de faire » ou « ceci est la bonne manière de faire », car ceux qui ont testé cette même manière de faire… et qui se sont plantés sont beaucoup moins visibles sur le net et dans les médias.

À propos de l’auteur

Julien Gueniat aide les entrepreneurs à se libérer du stress et créer un business serein grâce à l’Organisologie. Il est l’auteur du livre 2h chrono pour mieux m’organiser.