Entreprendre - Se simplifier la vie pour le suivi du paiement et des relances de ses factures clients - 10 janvier 2018

Se simplifier la vie pour le suivi du paiement et des relances de ses factures clients

Sylvain Lembert Fondateur Webmarketing & co'm

Si éditer des factures est toujours agréable (puisque synonyme de chiffre d’affaires et de développement de son activité), suivre les paiements et relancer si besoin ses clients est nettement moins sympa 🙂 Aujourd’hui, je vous propose des conseils pour vous simplifier la vie à ce niveau ainsi qu’un outil pour vous aider dans cette tâche…

4 conseils pour le suivi des paiements et des relances

1 : Bien s’équiper

Pour un bon suivi, il est indispensable d’avoir un outil permettant à minima d’éditer des factures, d’enregistrer le paiement de ces dernières et de suivre les factures en attente de règlement. Sans cela difficile de s’organiser. La bonne nouvelle est que n’importe quel outil de gestion de facture proposera ces fonctionnalités basiques. Vous pourrez donc choisir en fonction de vos besoins l’outil qui y répond le mieux. Pour ma part, j’ai opté depuis plusieurs années pour Evoliz qui me permet de gérer ma facturation de façon efficace.

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2 : S’imposer une régularité

Afin de maintenir un niveau de trésorerie adéquat, il est essentiel de s’imposer une régularité dans le suivi des paiements et des relances. Selon le nombre de factures que vous éditez, la fréquence et le temps passé varieront mais généralement cela ne prend pas trop de temps et permet d’avoir sa trésorerie toujours à flot. Dans mon cas, je me suis fixé des relances toutes les deux semaines et cela ne me prend pas plus d’une demi-heure.

Afin de gagner du temps, vous pouvez pré-rédiger un modèle de relance (1ère relance, 2ème relance, 3ème relance) et l’enregistrer (Gmail permet par exemple d’enregistrer des modèles de mails) afin de gagner du temps. Personnellement, je n’utilise pas de modèle car j’essaye de rebondir sur les sujets que j’ai en cours avec mes clients pour intégrer mes relances 🙂

3 : Relancer dans la joie et la bonne humeur

A moins d’en être à votre 30ème relance et d’avoir quelqu’un de mauvaise foi en face de vous, ne prenez pas personnellement les relances, détachez-vous et relancez de façon courtoise et amicale. Votre interlocuteur n’est pas forcément la personne qui déclenche le paiement (dans 90% des cas, ce n’est pas le cas), et n’est donc pas responsable du retard.

4 : Automatiser ce qui peut être automatiser

Les relances ne sont pas toujours agréables, pourquoi pas les automatiser afin d’avoir toujours des relances neutres et zen 🙂 En bonus vous gagnerez un temps précieux. Certains outils vous permettent de déclencher des relances X jours après l’édition de la facture en cas d’absence de paiement. Dans ce cas, pensez à mettre un délai minimum pour ne pas relancer trop vite le client et à bien renseigner les paiements sur l’outil pour ne pas relancer des clients ayant déjà payé.

Un outil pour vous aider dans votre facturation et vos relances

Comme je vous le disais plus haut, j’utilise Evoliz, l’outil est bien adapté à mon besoin et cerise sur le gâteau, de nombreuses fonctionnalités sont ajoutées régulièrement en fonction du besoin des utilisateurs.

Pour les relances, par exemple, l’outil permet de voir en un clin d’œil, les factures en retard puis d’envoyer une relance (basée sur un modèle que vous pourrez modifier) d’un simple clic.

En bonus, vous pouvez également savoir si le client a ouvert ou non le mail de relance, pratique pour les personnes répondant rarement aux mails, vous êtes ainsi sûr que le message est bien passé :

Plus d’infos sur cette fonctionnalité via le blog d’Evoliz.

De même pour gagner du temps, vous pouvez personnaliser la signature de vos mails afin d’avoir le même design que vos mails envoyés de façon plus classique :

Un outil pour vous accompagner au quotidien dans la gestion de votre entreprise

Au-delà de ces fonctionnalités liées aux relances, Evoliz propose toute une panoplie d’outils pour gérer votre entreprise :

  • Edition et gestion des devis et factures ;
  • Suivi de son chiffre d’affaires ;
  • Suivi des relances ;
  • Connexion avec le système de gestion de votre expert-comptable ;
  • Suivi commercial ;
  • Suivi des paiements en ligne…

Le mieux est de vous faire votre propre idée en testant gratuitement pendant 30 jours l’outil. L’abonnement est ensuite proposé à partir de 24,90€HT par mois.

Plus d’info : Evoliz.com

Article écrit en collaboration avec Evoliz.