Un standard téléphonique virtuel pour la PME, quels avantages pour la gestion des appels entrants?

Les avantages pour une PME qui souscrit un service de standard virtuel ? L’amélioration et l’optimisation de la gestion des appels entrants. Voici une liste non exhaustive des avantages d’un standard téléphonique virtuel pour la gestion des appels de l’entreprise…

Service d’accueil professionnel

Peu importe que votre entreprise ait 10 ou 100 travailleurs, offrir aux stakeholders un numéro géographique national comme numéro de contact augmentera la confiance des tiers dans votre entreprise.

Avec un standard téléphonique virtuel, vous pouvez professionnaliser votre accueil téléphonique à l’aide de plages horaires, d’un message d’accueil personnalisé, de locutions, de files d’attente… Ainsi, vous ne perdrez plus aucun appel, car le parcours que suit l’appel peut être très versatile.

Par exemple, les appels reçus seront transférés vers les agents disponibles. Si tous vos agents sont occupés, l’appel pourra soit rester en attente, avec de la musique et des messages informatifs le temps que vous souhaitez ; soit passer sur une messagerie vocale afin d’être rappelé plus tard.

Si l’appel se fait en dehors de l’horaire commercial paramétré, l’appelant pourra en être informé et aura la possibilité de laisser un message.

En cas d’appel reçu un jour férié, la personne pourra également en être informée… Enfin, de l’information à tout moment !

Transferts des appels automatiques

Un des buts des standards téléphoniques virtuels est d’automatiser le processus de réception d’appels. Cela permet de transmettre l’appel à la bonne personne, au bon moment, sans intermédiaires.

Ainsi, à l’aide d’un menu vocal, les transferts entrants seront automatiquement triés et transférés selon le besoin de l’appelant. La personne qui appelle pour contacter le service clientèle choisira l’option “service clientèle” au début de l’appel, et sera automatiquement redirigée vers ce département. Si jamais ce département est occupé, il est possible de faire passer l’appel sur un autre département.

Répartition efficace des appels

La configuration du standard virtuel permet à l’entreprise d’occuper les lignes de façon optimale, une par une, automatiquement, jusqu’à que tous les agents soient occupés. De ce fait, vous pouvez décider comment répartir les appels. Vous pourrez recevoir en simultanée autant d’appels que d’agents présents dans l’entreprise.

Identification des appels

Les appels pourront être identifiés selon vos besoins. Vous pouvez choisir des préfixes pour identifier un type d’appel ou un type de client. Ceci est très pratique lorsqu’on utilise le portable personnel pour répondre aux appels d’entreprise, car elle permet de différencier très facilement les appels professionnels des appels personnels.

Statistiques des appels

Il s’agit d’une fonctionnalité très intéressante qui permet à l’entreprise de connaître le volume d’appels reçus pour une période donnée, ainsi que la variation des appels reçus au fil du temps.

Configuration modifiable à tout moment

La configuration d’un standard téléphonique virtuel peut être modifiée à tout moment, car le fait qu’il soit virtuel rend le service très flexible. La plupart des fournisseurs sont multi opérateurs et offrent la possibilité de rajouter des lignes supplémentaires à tout moment. Les modifications se font normalement gratuitement sur demande. Certaines entreprises vous permettent de faire les modifications vous-même !

Un standard téléphonique vous permettra donc d’avoir un contrôle permanent de tous vos appels entrants, peu importe le nombre. Choisissez votre standard virtuel et professionnalisez votre accueil téléphonique !