Entreprendre - Standards téléphoniques : 7 conseils pour choisir la meilleure option - 28 novembre 2016

Standards téléphoniques : 7 conseils pour choisir la meilleure option

Jean Valbert Auteur

Peu importe que vous soyez une grande ou une petite entreprise, vouloir offrir un accueil téléphonique de haute qualité à ses clients est quelque chose de logique puisque, dans l’actualité, celui-ci est en liaison directe avec le nombre de ventes réalisées et la satisfaction du client…

Un standard téléphonique est une bonne solution pour traiter efficacement les appels entrants et gérer ceux auxquels nous ne pouvons pas répondre. Ainsi, si votre entreprise est en train de réfléchir à la nécessité de souscrire un système pour la gestion de ses appels, vous trouverez de nombreuses possibilités sur le marché.

Voici quelques conseils lorsque vous devez choisir un standard téléphonique.

1. Les standards physiques, c’est fini !

Il y a quelques années, la seule option pour gérer efficacement les appels d’une entreprise était l’achat d’un standard téléphonique physique. Bien que de nos jours vous pouvez les louer, le fait est qu’un standard téléphonique physique suppose un investissement important et, qu’en plus d’être cher, il est très difficile à configurer et à utiliser.

Il existe actuellement des solutions “dans les nuages” connues sous le nom destandards téléphoniques virtuels”. Il s’agit de l’évolution naturelle du standard physique. Ils offrent des services plus performants, flexibles et économiques, qui n’occupent pas de place dans votre entreprise et qui vous permettent en plus d’oublier les standards physiques traditionnels.

2. Cherchez une solution de qualité

Il existe deux types de standard téléphonique virtuel : celui avec lequel les appels sont transférés à travers les réseaux traditionnels et pour lesquels l’appel garde la même qualité qu’un appel normal et puis celui avec lequel les appels sont transférés à travers la VoIP.

Lorsque l’on souscrit un standard téléphonique IP, il faut savoir que la voix voyagera par Internet jusqu’à votre destination. Vous devez alors être certain d’avoir une connexion Internet qui soit très, très stable.

Il faut prendre en compte aussi que, bien qu’il soit possible de transférer ce type d’appels vers des portables 3G, ceci n’est pas recommandable, car la qualité de l’appel est encore assez pauvre.

3. Cherchez la solution qui intègre vos lignes portables

Aujourd’hui, tout est basé autour des portables. La tendance à la disparition des lignes fixes est un fait réel, car, avec le temps, les coûts des lignes portables se sont de plus en plus réduits alors que ceux des lignes fixes restent stables.

L’intérêt des portables est qu’ils vous permettent de répondre aux appels où que vous soyez. Le mieux sera donc de trouver un standard qui suive la tendance et qui vous permette de faire des transferts sur des lignes portables.

4. L’interconnexion est une bonne option

Un des meilleurs atouts des standards téléphoniques virtuels est que, si vous avez plusieurs sièges, vous avez la possibilité de centraliser les communications de votre entreprise, même si les numéros de contact pour le client sont différents. Assurez-vous que votre standard peut être configuré sous plusieurs numéros principaux et centraliser ainsi, d’une façon virtuelle (car physiquement ils seront encore séparés), tous les sièges de votre société. Et pour trier les appels ? Il suffit d’établir un menu vocal pour un triage automatique.

5. Prenez en compte les fonctionnalités basiques

Il existe des solutions sur le marché qui se font appeler des standards téléphoniques, mais qui ont à peine deux ou trois fonctionnalités. La réception et transfert d’appels, les locutions, les groupes des sauts et les files d’attente devraient être le minimum de fonctionnalités d’un bon standard.

Sur le marché, chaque entreprise propose pour son tarif basique, un ensemble de fonctionnalités de départ. Comparez-les et trouvez le fournisseur qui vous propose le meilleur pack au meilleur prix.

6. Faites attention aux petits caractères

Lorsque vous choisissez un standard téléphonique virtuel, il faudra prendre en compte le coût de réception des appels.

Certains fournisseurs établissent une limite des minutes pour les appels entrants. Méfiez-vous des offres très économiques qui peuvent avoir une réception d’appels limitée et des coûts très élevés une fois cette limite dépassée.

De même, le volume d’appels entrants peut varier d’un mois à l’autre. Il est par conséquent plus intéressant de trouver un fournisseur qui propose un service où la réception des appels est illimitée.

7. Connaissez votre objectif

Avant de demander des devis aux différentes entreprises, ayez bien en tête ce que vous recherchez exactement. Connaître le nombre d’extensions qu’il vous faut, définir les fonctionnalités de départ dont vous avez besoin, ainsi que calculer le budget que vous êtes prêt à dépenser vous permettront d’avoir un schéma mental qui facilitera votre choix.

Comparez les différentes offres à l’aide d’Internet et vous serez sur la bonne route pour choisir le meilleur standard téléphonique pour votre entreprise !