Entreprendre - 7 secrets pour se débarrasser de sa To-Do List chaque jour - 19 avril 2016

7 secrets pour se débarrasser de sa To-Do List chaque jour

Niri Brusa Chef de projet éditorial - Webmarketing & Co'm

Lorsqu’on parle de productivité, la plupart d’entre nous commencent leur journée avec les meilleures résolutions et intentions du monde. Nous prévoyons de travailler dur, très dur face aux nombreuses tâches qui nous attendent, en y mettant le maximum d’énergie et de créativité… et sans laisser place à la distraction. De temps en temps, les choses fonctionnent réellement de cette manière…

Mais le plus souvent malheureusement, cela se passe comme ceci : vous avez beaucoup de choses importantes à faire à tel point qu’il vous semble impossible de savoir par où et par quoi commencer. Ou alors le projet vous prend plus de temps que vous ne le pensiez, ou encore une (super) rencontre inattendue vient vous voler votre précieux temps libre que vous aviez tant voulu. Je suis également sûre qu’il vous est déjà arrivé de ne pas pouvoir vous concentrer durant plus de quelques minutes parce que vous continuez à… vérifier votre Amour de téléphone. En d’autres termes, être productif n’est pas toujours aussi facile qu’on le pense !

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Mais pas de panique, ce n’est bien évidemment pas une fatalité ! En créant votre to-do list de la bonne manière, en prenant désormais les mesures nécessaires pour éviter d’être distrait et en ayant la bonne attitude, vous pouvez généralement atteindre la plupart (sinon la totalité) de ce que vous vous apprêtez à faire tous les jours. Facile à dire, mais difficile à faire ? Meuh non, il suffit d’un peu de bonne volonté. VOULOIR, c’est POUVOIR comme on dit 🙂

Alors, voici 7 secrets super simples pour vous aider. C’est parti !

1. Écrivez votre to-do list la veille

Vous commencez votre journée à faire les cent pas dans votre bureau sans un plan précis de votre journée ? Il est fort probable que votre temps soit perdu avec des tâches inutiles ! Dans ce cas, créez une to-do list de votre journée la veille, afin que vous sachiez exactement ce que vous devrez faire une fois dans votre bureau.

Vous pouvez envisager autant de tâches que vous voulez, mais prévoyez du temps pour chacun d’eux (sans oublier les pauses) pour rester sur la bonne voie. Et pour les tâches prioritaires, marquez-les (en ajoutant des étoiles par exemple).

2. Ne commencez pas votre journée par lire / répondre aux emails

Lorsque vous commencez votre journée par répondre à vos mails le matin, cela fera dérailler à coup sûr vos priorités. Alors, ne le faites pas ! Commencez plutôt par vos tâches habituelles, puis consacrez 30 minutes aux mails, à 11 heures puis vers 15 heures par exemple, là où vous avez besoin d’un peu de pause.

Pour ce qui est du téléphone, si vous ne supportez pas de l’entendre sonner ou vibrer sans le sentiment que vous devez répondre immédiatement, éteignez-le. Désactivez également les notifications d’email.

3. Défiez les missions difficiles

Vous pourriez être tenté d’alléger votre journée en commençant par les tâches les plus simples ou les moins exigeantes. Mais si cela est votre façon de travailler, évitez-la. Commencez plutôt par ce que vous aimez le moins, vous savourerez ce sentiment de satisfaction lorsque vous en aurez terminé, croyez-moi. Tout le reste sera beaucoup plus léger et une véritable partie de plaisir.

4. Tirez le meilleur parti des réunions

Vous avez certainement déjà vécu cette expérience à être assis dans les salles de conférence durant des heures… où rien ne s’est fait finalement. Pour éviter ce genre de situation, invitez uniquement les personnes qui ont vraiment besoin d’être là. Une autre astuce ? Ne perdez pas de temps à la diffusion d’informations. Une façon beaucoup plus intelligente pour fournir des informations est de le faire par écrit. Si vous aviez pensé à informer tout le monde par écrit à l’avance, la réunion proprement dite sera consacrée à la discussion et/ou la prise de décisions, ce qui est beaucoup plus pratique et efficace.

5. Donnez-vous un discours d’encouragement

Douter de vous-même peut conduire à la négativité, et avoir constamment un sentiment négatif sur quelque chose signifie que vous êtes plus susceptible de l’éviter. Si vous croyez que vous allez échouer, cela arrivera, c’est certain. Alors, positivez ! Trouvez toutes les façons pour vous motiver et vous assurer que vous êtes capable de réaliser une tâche difficile. Par exemple, pensez à la dernière fois que vous avez relevé avec brio un défi. Lorsque vous vous rappelez que, oui, vous êtes capable de tout affronter, vous êtes plus sûr de sauter le pas – et moins susceptible de tout remettre à plus tard à cause de la peur.

6. Accordez-vous des temps de pause

La plupart d’entre nous se sentent obligés de faire en sorte que la journée soit aussi productive que possible, ce qui peut conduire à nous sentir coupables de prendre des pauses. Mais détrompez-vous, de courtes périodes de repos peuvent vous aider à faire le plein d’énergie, ce qui peut réellement vous aider à en faire plus sur le long terme.

Avez-vous déjà entendu parler de la méthode Pomodoro ? Elle consiste à travailler durant 25 minutes, puis à s’accorder 5 minutes de pause, et ainsi de suite. Quelles que soient les tâches que vous avez prévues, cette technique fonctionne très bien, aussi longtemps que vous vous y mettez. Réglez un minuteur si vous en avez besoin, et exploitez en parallèle des outils de productivité (comme l’extension Google Chrome Strict Workflow). Cela vous empêche de visiter les sites web qui vous distraient.

7. À la fin de la journée, restez toujours organisé

Heureusement, vous avez réalisé toutes les missions mentionnées sur votre to-do list avant de rentrer. Mais si vous ne l’avez pas fait, ne remettez pas cette liste pour le lendemain, parce que cela tue le moral. Au lieu de cela, jeta-la et faites-en une nouvelle avec tous les éléments inachevés, plus tout ce que vous devez accomplir le lendemain. Jeter la liste avec toutes les missions inachevées est un excellent moyen pour récupérer de l’énergie.

Vous voyez, cela est simple, parfois même évident. Et pourtant, on n’y pense pas souvent. Tout est une question d’organisation et surtout de motivation. Et vous, comment gérez-vous votre to-do list ? Que faites-vous pour être plus productif de votre côté ?

Source de l’article : 7 Secrets for Tackling Your ‘To-Do’ List Everyday

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