Best Of - 7 outils pour gagner en productivité - 20 août 2014

7 outils pour gagner en productivité

Julien Redelsperger Rédacteur, formateur et consultant

Il fut un temps où travailler sans la célèbre suite de Microsoft Office installée sur son ordinateur était impossible. Vous vous souvenez de ces installations longues et fastidieuses sur CD puis DVD de Word, Excel et consort ? Heureusement que l’évolution des technologies nous a apporté beaucoup plus de flexibilité dans le travail en introduisant une bonne dose d’innovations collaboratives. Petit tour de 7 applications et sites qui pourraient bien révolutionner vos méthodes de travail, vous faire gagner du temps et optimiser vos processus…

ActiveCollab : votre allié pour la gestion de projet

ActiveCollab est un outil qui vous permet de mieux travailler en équipe en organisant les différentes tâches et en les répartissant sur une « timeline ». Vos équipes peuvent facilement déléguer, mettre à jour et suivre les différentes tâches associées à leur travail. Il est possible d’uploader des documents afin de les partager avec les membres. Ainsi chacun est au courant des avancées et des tâches qui lui sont assignées.

La « timeline » permet aux utilisateurs de voir les dates de rendu de chacun des projets dans un seul et même tableau de bord. Et vous pouvez même donner un accès à vos partenaires et clients pour qu’ils soient intégrés au projet. Ils peuvent ainsi faire leurs retours directement dans l’outil. Bien sûr, vous pouvez limiter leurs accès à certains éléments. Un must-have. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site d’ActiveCollab.

DropboxDropbox : stockage, partage et synchronisation

Application bien connue de synchronisation et de partage de documents, Dropbox offre de belles options sur le plan professionnel pour partager ses dossiers, envoyer des fichiers volumineux ou partager des liens, sans compter les dernières options récemment mises à jour, avec le partage pour un temps limité ou la possibilité de protéger certains dossiers. Il vous sera possible d’accéder à tous vos dossiers à distance, toujours utile dans le cadre de travail à distance, si vous êtes en déplacement, ou encore pour travailler sur certains dossiers spécifiques avec des fournisseurs ou des employés en free-lance par exemple. Dropbox peut permettre d’éviter un paramétrage lourd et compliqué d’un réseau d’entreprise. Certaines SSII ou certains services l’utilisent d’ailleurs régulièrement au quotidien. La version gratuite offre des solutions basiques mais qui peuvent être utile pour tester le principe. Sinon, les prix vont de 10 à 15$ par utilisateur et par mois.

 

Google DriveGoogle Drive : la galaxie des outils Google

A travers Google Drive, on parle surtout de toute la suite d’applications proposées par le géant de Mountain View. Évidemment, Gmail et l’agenda sont de bonnes solutions robustes, mais le plus intéressant réside dans la possibilité d’abandonner définitivement Word et Excel pour travailler en ligne avec la suite bureautique de Google, combiné au partage des documents avec Drive – qui offre des possibilités proches de celles de Dropbox. Les solutions totalement en ligne permettent un accès direct et rapide aux informations essentielles de votre activité, le tout sur les serveurs sécurisés de Google. Au-delà de ne plus être embêté avec les licences des logiciels habituels ou de devoir tout réinstaller à chaque changement d’ordinateur ou de système d’exploitation, on adore en particulier la possibilité de travailler à plusieurs sur un seul et même document et l’intégration de Hangout pour les vidéos-conférences (l’équivalent de Skype en quelque sorte). Il est aussi possible de travailler depuis les applications Google Drive et documents depuis votre tablette et téléphone. Les tarifs varient de 40 euros à 96 euros par an et par utilisateur.

 

asanaAsana : le travail collaboratif sans email

Voici un bel outil fort pratique qui permet de faciliter le travail en équipe sans email. Intégralement en anglais (son seul bémol), il offre la possibilité de gérer des projets par tâches et sous-tâches avec un calendrier et l’affectation des tâches à des personnes de votre équipe. Asana est gratuit pour les petites équipes et les prix commencent à 50$ par mois pour 15 membres et sa prise en main est très facile. Il existe de nombreux tutoriels vidéos pour faciliter la prise en main. Son fonctionnement est un peu comme une to-do list géante organisé par projet, échéance et équipe avec des mises à jour en temps réel. Il existe aussi une application pour smartphone pour gérer ses projets en déplacement ou à distance.

 

FloatFloat : planifier et anticiper le travail de vos équipes

Également en anglais, Float est un organisateur et planificateur très utile pour attribuer des tâches à vos équipes et anticiper les périodes de travail à venir. Le principe est simple : vous créez des projets, vous intégrez les membres de votre équipe puis vous les affectez à des projets. Un récapitulatif peut être envoyé par email à intervalle régulier pour que vos collaborateurs sachent toujours en avance sur quel type de projets ils travaillent. La partie “rapports” permet de contrôler et d’anticiper les périodes de creux ou de suractivité. C’est un outil utile pour les responsables ou chef d’équipe qui doivent maximiser l’utilisation des ressources disponibles en fonction des projets en cours ou à venir. Cela concerne surtout les agences web, marketing ou communication, qui ont besoin d’organiser le temps de leurs ressources (développeur web, rédacteur, graphiste…) mais Float peut aussi être très pratique en entreprise classique en fonction de votre organisation. Il est possible d’essayer cette solution gratuitement pendant 30 jours avant de passer à la version payante (à partir de 29$ par mois jusqu’à 10 personnes).

 

PlanboxPlanbox : pour les spécialistes des méthodes AGILE

Si les méthodes AGILE font parties de votre quotidien, alors Planbox est outil qui est fait pour vous ! C’est un gestionnaire de projet AGILE qui permet de gérer et de faciliter ce mode de fonctionnement en permettant à des équipes pluridisciplinaires de travailler ensemble. Planbox permet de préparer, assigner, collaborer et suivre les itérations d’un ou de plusieurs projets… le tout dans une simple fenêtre de votre navigateur internet. Proposé uniquement en anglais, il est gratuit pour 2 collaborateurs et les prix vont ensuite crescendo de 19$ par mois pour 5 personnes à 199$ pour 50 collaborateurs.

 

JiraJira : gestion de bugs et suivi des projets IT

C’est un outil de gestion de projet qui met particulièrement l’accent sur la gestion des bugs et des corrections, chose courante dans les projets IT. Disponible en plusieurs langues, dont le français, Jira regroupe toutes les demandes de corrections et de modifications dans un même endroit et permet d’en gérer les suivis grâce à de nombreuses fonctionnalités (affectation à des membres de votre équipe, priorisation des tâches, documentation des corrections ou des bugs…). Très utile dans l’informatique, il peut aussi être utilisé pour gérer des projets technologiques comme la création de sites web, d’applications mobiles, de jeux ou de logiciels. A noter qu’il existe aussi des outils connexes qui viennent s’intégrer dans l’interface pour la gestion du code de vos développeurs. Les prix sont divers en fonction de la solution choisie (hébergement cloud ou serveur). Enfin, Atlassian, qui développe Jira propose d’autres outils complémentaires pour la gestion de projet qui fonctionnent en intégration complète avec Jira.

 

BasecampBasecamp : le facilitateur de la gestion de projet

Grâce à une interface simple et facile d’utilisation, Basecamp – en anglais là aussi – propose une solution de gestion de projet extrêmement efficace. Tâches, planning, priorité, travail collaboratif… tout est intégré dans une plate-forme unique très performante et à l’ergonomie conviviale. Tout ce dont vous avez besoin pour travailler sur votre projet est stocké sur une page, dans un seul endroit où toute votre équipe pourra travailler de manière collaborative. Classement par catégorie, par tâche, sous-tâche, calendrier, commentaire et suivi, Basecamp est l’une des solutions les plus efficaces et les plus éprouvées pour travailler sur des projets en équipe, quel qu’en soit la taille (du l’équipe et du projet). Il est possible de tester son utilisation pendant 60 jours gratuitement, sinon les prix vont de 20 à 150$ par mois en fonction du nombre de projets et de la capacité de stockage dont vous avez besoin.

 


Photo d’illustration : orcmid via photopin cc