Entreprendre - Comment maîtriser sa gestion de projet grâce à Planzone : Test - 24 mars 2014

Comment maîtriser sa gestion de projet grâce à Planzone : Test

Sylvain Lembert Fondateur Webmarketing & co'm

En entreprise, la communication entre les différentes équipes est indispensable pour le bon déroulement des projets. Mettre en place un outil de gestion de projet peut permettre d’améliorer la communication et la productivité des équipes. Il existe une multitude d’outils, aujourd’hui nous vous proposons de tester Planzone. Espace de stockage partagé, calendrier de projet, communication entre les membres de l’équipe… Planzone vous aidera à être plus efficace dans vos projets. Voyons cela…

Présentation de Planzone

Avant de commencer le test, voici les fonctionnalités que vous pourrez retrouver via cet outil. Planzone est un outil de gestion de projet en ligne. En donnant accès à ce dernier aux différents collaborateurs du projet, ils pourront bénéficier d’un espace de travail et de partage commun.

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Parmi les fonctionnalités proposées nous avons :

  • Un espace de stockage pour partager des fichiers ;
  • Un calendrier de projet ;
  • La possibilité de gérer de multiples projets en parallèle ;
  • Des plannings et feuilles de temps pour gérer les équipes ;
  • Un système de répartition des tâches et de suivi de ces dernières ;
  • Un système de communication entre les membres afin d’éviter les mails inutiles ;
  • Des fonctionnalités collaboratives : suivi de l’état d’avancement, outils pour échanger autour de nouvelles idées… ;
  • Des fonctionnalités supplémentaires telles : diagramme de Gantt, outil d’anticipation des retards de projet…
  • Une connexion avec Gdoc et Google Agenda pour synchroniser vos différents outils.

Testons ensemble…

Commencez par vous inscrire gratuitement pour un test de 14 jours en cliquant ici. Après avoir rempli le formulaire d’inscription, vous recevez un mail de confirmation. Une fois le compte activé, vous pouvez commencer.

Découvrons ensemble la solution.

1 : Paramétrage de l’outil de gestion de projet

A la première connexion, Planzone va vous demander de renseigner des informations sur votre profil ainsi que sur votre projet.

Vous pouvez indiquer un nom et une url pour votre projet. Cette URL permettra à vos collaborateurs de se connecter.

mise en place gestion projet planzone

Une fois cette étape passée, vous devez accepter les conditions générales du site pour passer à la suite.

Si vous êtes comme nous, vous utilisez sûrement Google Docs pour partager avec vos collaborateurs différentes informations concernant vos projets. Bonne nouvelle, Planzone se connecte aux outils Google. Pour cela, rendez-vous dans “Mon compte” puis dans “Applications externes” cliquez sur “Se connecter” à coté de “Services Google”. Votre Agenda Google et vos documents seront ainsi synchronisés avec votre outil de gestion de projet !

Pendant que vous êtes dans vos paramètres, profitez-en pour compléter votre profil utilisateur. Vous pouvez ajouter une photo, un site web et vos coordonnées. La photo permet de rendre plus humaine l’interface en affichant la photo de chacun des collaborateurs.

personnalisation profil outil gestion projet

En parlant de collaborateurs, testons ensemble la création de nouveaux collaborateurs.

Pour cela, sélectionnez dans un premier temps le projet sur lequel vous souhaitez inviter des collaborateurs puis cliquez sur “Administration Planzone” en haut à droite de l’écran.

administration outil gestion projet planzone

Rendez-vous ensuite dans l’onglet “utilisateurs” puis cliquez sur “Inviter un collaborateur” Il suffit alors d’indiquer les emails de vos collaborateurs pour qu’ils reçoivent une invitation afin de rejoindre Planzone.

2 : Créer un premier projet

Maintenant que vos collaborateurs ont accès à Planzone, il vous faut créer votre premier projet. Pour cela, cliquez sur Mon travail > Créer un projet. Sélectionnez ensuite le type de projet à créer.

creer projet planzone

Indiquez alors le nom du projet, le responsable et une description.

3 : Création des différentes tâches relatives à un projet

Vous êtes ensuite invité à créer les premières tâches de votre projet.

creer tache projet

Vous pouvez ainsi paramétrer l’ensemble des tâches et les assigner à vos différents collaborateurs.

taches projet planzone

Lorsque les différentes tâches d’un projet sont renseignées, vous pouvez suivre votre planning, les différentes tâches actuelles et à venir mais également les tâches en retard affectant le planning.

suivi projet planzone

Lorsque vous vous rendez sur l’écran “Tâches” vous pouvez voir les jours qu’il vous reste pour chacune de vos actions à mener, ajouter une nouvelle tâche ou indiquer qu’une tâche est complétée.

suivi projet

Les tâches peuvent bien sûr être réparties entre les différents membres de votre équipe et chacun peut ainsi suivre les différentes étapes du projet et leur répartition.

Lorsqu’une tâche est effectuée, il vous suffit de cocher la petite case à gauche de celle-ci.

4 : Discussions autour d’un projet

Les mails c’est bien mais nous sommes rapidement envahis par ces derniers et, de ce fait, les informations importantes autour d’un projet peuvent facilement passer à la trappe. D’où l’intérêt d’avoir un outil de discussion dédié au projet. Double avantage : aucune information n’est perdue grâce à la centralisation, pas de mails inutiles dans votre boite mail.

Pour gérer cette partie, la rubrique Discussions ferra parfaitement l’affaire.

discussion projet planzone

A noter que les discussions peuvent se lancer depuis n’importe quel écran Planzone, si vous souhaitez par exemple lancer une discussion à propos d’une tâche, vous pouvez utilisez l’option « Commentaire » directement depuis l’écran tâches.

5 : Suivre un projet : calendrier, planning, feuille de temps et rapports

Planzone met à votre disposition toute une série d’outils pour suivre votre projet et son avancée. Tout d’abord le calendrier qui vous permettra de voir les différentes tâches programmées sur les prochaines semaines. Comme ceci :

calendrier projet planzone

Planzone intègre également un outil de feuille de temps permettant à chacun des membres d’indiquer le temps passé sur chacune de ses tâches afin de calculer l’impact sur les coûts globaux.

Enfin, dans « Rapports », vous pourrez exporter des fichiers Excel reprenant les informations importantes d’un projet. Cela peut être très utile pour utiliser ces données via vos autres outils en interne ou pour faire des rapports à votre direction.

En conclusion

Planzone vous permettra d’organiser efficacement votre activité et celle de vos équipes. Grâce à ces différentes fonctionnalités, les échanges seront facilités et les projets mieux maitrisés. En parallèle aux fonctionnalités vues dans ce test, vous pourrez également partager des documents avec vos collaborateurs, construire une base de connaissance accessible à tous sous forme de wiki, retrouver tous vos documents sur Google Docs grâce à la synchronisation ou encore connecter votre agenda Google à l’outil de gestion de projet afin de ne pas oublier les tâches à accomplir.

Quelque soit votre activité, l’outil est assez souple pour s’adapter et vous faire gagner du temps dans vos projets grâce à une solution tout en un.

A noter également que les équipes de Planzone sont très accessibles. Elles sauront vous accompagner de l’installation à la mise en pratique en répondant à vos questions. Vous pouvez demander une démonstration gratuite en cliquant ici.

Coté tarif,  après le test de 14 jours gratuits, plusieurs offres vous sont proposées selon la taille de votre équipe et les fonctionnalités souhaitées. L’abonnement commence à partir de 9,9€ par mois.

tarif outil gestion projet

Le mieux est de tester par vous même en bénéficiant des 14 jours d’essai. Pour cela il suffit de suivre ce lien.

N’hésitez pas à nous faire vos retours après avoir testé.

Note : cet article rentre dans le cadre d’une prestation payante.