Best Of - Dois-je déclarer mon site internet à la CNIL ? Et si oui, comment ? - 12 avril 2013

Dois-je déclarer mon site internet à la CNIL ? Et si oui, comment ?

Sylvain Lembert Fondateur Webmarketing & co'm

Pour rappel, la CNIL ou Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés est une autorité administrative indépendante française chargée de veiller à ce que l’informatique ne porte atteinte aux citoyens. Pour un site Internet, il est obligatoire dans certains cas de déclarer auprès de la CNIL son fichier de collecte d’informations sur ses membres, prospects ou clients. Découvrez dans la suite de cet article les cas où il est obligatoire de se déclarer et la procédure pour s’enregistrer auprès de la CNIL…

Dans quel cas est-il obligatoire de déclarer son fichier de données ?

Les cas étant multiples, pour connaitre ses obligations en matière de déclaration à la CNIL, il est indispensable d’utiliser l’outil dispense du site de la CNIL. Vous n’avez qu’à renseigner le type d’activité que vous exercer et l’outil vous affichera les différentes dispenses liées. Si votre activité fait partie des dispenses, vous n’avez pas à vous déclarer. Si à l’inverse, aucune dispense ne vous correspond, vous avez l’obligation de vous déclarer.

Pour rappel la loi impose que tout traitement de données personnelles fasse l’objet de formalités préalables, sous peine de sanctions pénales : 5 ans d’emprisonnement et 300.000 euros d’amende. (Source : Donnees Personnelles.fr).

Voici quelques exemples pour illustrer les dispenses accordées :

Pour un particulier, les fichiers liés à un site web personnel ou un blog, à des activités exclusivement personnelles ou à une activité de journalisme ne sont pas concernés par la déclaration à la CNIL. Pour une entreprise privée, les fichiers liés aux fournisseurs ou ayant comme but la communication non commerciale ne sont pas concernés non plus.

Les cas sont assez diversifiés selon votre forme juridique et votre activité, utilisez l’outil cité plus haut pour connaitre vos obligations.

Dans le cas de Webmarketing & co’m qui est devenu une entreprise depuis quelques mois, la déclaration est obligatoire car le blog n’est plus tenu uniquement à titre personnel. De plus certains fichiers ont été créés pour les prospects et clients et nécessitent donc une déclaration à la CNIL. D’une façon générale, à partir du moment où les fichiers sont constitués pour un usage commercial (même en partie), la déclaration est nécessaire.

Vous êtes fixés sur vos obligations, voyons maintenant comment déclarer son fichier à la CNIL.

Comment déclarer son fichier à la CNIL ?

A noter que depuis 2006, les sites Internet n’ont plus à être déclarés en tant que tel. C’est la constitution d’un fichier dans le but de traiter les informations personnelles qui doit l’être.

Selon votre cas, vous serez orienté vers la déclaration normale ou la déclaration simplifiée. Dans la plupart des cas, la déclaration simplifiée suffit, voyons maintenant les étapes de déclaration.

Un premier formulaire vous demandera les informations liées à votre entreprise : N° de siren, Code APE, Adresse…

Vous devrez ensuite spécifier la nature de votre fichier parmi les choix proposés.

Un troisième formulaire vous demandera de donner les coordonnées de la personne que pourra éventuellement contacter la CNIL.

Les coordonnées du responsable de l’organisme déclarant devront également être renseignées.

Et c’est déjà terminé, rien de compliqué, il suffit de valider le formulaire et vous obtiendrez votre document d’enregistrement indiquant votre numéro de déclaration. Pour une déclaration normale, quelques informations supplémentaires seront demandées mais rien de méchant.

Et maintenant ?

Une fois avoir obtenu votre numéro de déclaration CNIL, vous devez l’afficher sur votre site. La plupart du temps, on retrouve ce numéro sur la page “Mentions légales”. Vous pouvez voir notre exemple ici.

Et vous, votre activité nécessite t’elle une déclaration à la CNIL ? N’hésitez pas à partager vos expériences via les commentaires.

Sources et articles connexes :